浅谈行政秘书岗位的文书档案管理工作

　　【摘要】文书档案工作是行政秘书岗位日常工作的重要组成部分。本文试图从行政秘书岗位角度，结合日常工作经验，探讨文书档案的管理工作。
　　【关键词】行政秘书；文书档案；管理；办公室
　　一、日常文书管理
　　今天的公文就是明天的档案。档案的来源主要靠各级行政机关使用过的公文，公文的内容、格式、字迹等处理得规范与否，会直接影响到档案的质量。而行政秘书岗位日常的文书管理工作可以简单概括为公文的收发，这也要求我们在日常工作中的公文处理必须严格规范、认真谨慎。首先，发文处理是指发文机关依法履行职责，表达自身意志和愿望，创造、加工和记录、传递有用信息的过程。在笔者的实际工作中，发文的过程管理主要通过《发文登记薄》来记录和实施，包括拟稿、校对、核稿、签发、缮印、分发、处置办毕公文等步骤，这一程序具有很强的确定性和不可逆转性，环环相扣，层层把关，从而维护公文的严肃性与权威性。其次，收文处理的程序包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等。其中收文登记是公文进入收文处理过程的重要环节，收文处理的过程细节需要记录在《收文登记簿》中。在进行登记簿的登记时，要随到随登，准确无误，特别要防止随意简化或省略，对没有标题的来文可根据内容自拟标题等不规范的登记方式，以保证登记簿的内容翔实、准确。
　　二、文书档案归档
　　行政秘书的岗位职责，除了日常的公文收发外，还需要将文书进行分类、归档、立卷，形成系统的文书档案管理。在这个系统的文书归类管理过程中，要做到以下四点：
　　（一）准确地进行文件分类。进行文件分类是文书整理工作中的关键内容。将文件进行准确的归类处理，对于日后的利用以及文件信息的开发都具有重要意义，也关系到文书工作的长期性和延续性。必须要建立有针对性的文件分类编目实施计划，在具体工作中严格执行。科学合理地进行文件档案的分类工作，要对单位各项活动产生的各种文件、档案进行归档处理，要有一套明确、清晰的实施细则作为依据，让文件分类归档工作变得简单、顺畅，以便于日后其他文书工作的开展。
　　（二）保证归档文件的完整。文书档案信息材料的内容可以划分为外来文件与本单位各项活动中形成的文件两种类型。本单位各项活动所产生的文件无疑是文件归档工作处理的重点内容，要尤其注重抓好这一部分的控制，确保归档文件的完整性。随着办公室工作的改革和文书档案管理工作创新，办公室自动化程度越来越高，一些信息化的文件材料和档案信息必须要文书人员进行统一的登记归档处理，因此文书工作人员必须要熟练运用计算机技术和网络信息技术确保各种传真、邮件等形式的文件材料能够完整地归档立卷，防止文件丢失，避免出现文件混乱的情况，最大限度地保证所有文件材料都能够进行立卷归档。
　　（三）科学地进行立卷工作。立卷归档指得是从已办结的公文中，将有保存价值的部分挑选出来，按照有关规定进行加工处理，组成案卷，供日后查考和利用。这里包含很多工作环节，从收集、整理、检索、保护等环节。这些环节既有先后顺序，又有制约关系，无论哪个环节的工作，都是为了更好地利用而服务。由于机关事业单位的文件材料和档案信息并不是同时形成的，它具有一个产生的过程，因此行政秘书人员不仅要做好文件材料的积累工作，还要在这个基础上对日后形成的各种文件材料加以分析整理，并根据不同的特征条件进行归类立卷，在年终时再統一进行正式组卷处理。
　　（四）合理地进行档案管理。文书档案管理除严格执行保密制度外，档案借阅还应建立相关制度，采取有效措施，借调与查阅应有严格的审批和登记手续，并限期归还，归还时如发现案卷存在被拆、短缺、增删、污损等现象，应立即追查并追究相关人员责任。档案查阅应出具正式查卷函件，经档案室主管领导批准后办理查阅手续。外单位或个人一般不得借调和查阅档案。在实际工作中，要根据档案管理办法的程序进行妥善处理，避免出现问题和漏洞。对已过保管期限没有保存价值的档案要按照程序及时进行销毁，对需要长期或永久保存的档案要经常检查，保证档案完好无损。要坚决杜绝擅自损毁和销毁档案的的现象发生。
　　三、结语
　　在新形势下，随着信息社会的深入发展，对文书工作的要求越来越高，文书档案管理的重要性也更加凸显。文书工作与文书档案管理工作两者之间既有区别，又密不可分，在行政秘书的岗位的具体工作中往往合二为一。为此，要不断提高行政秘书的修养，努力做好文书档案管理工作，使文书档案发挥应有作用。
　　【参考文献】
　　〔1〕易大东主编。办公室文秘写作技巧与处理规范〔M〕。北京：国家行政学院出版社，2011。9。
　　〔2〕。郭旋。加强文书工作促进事业单位档案管理工作有效开展〔J〕。。大学教育，2012（9）。
　　〔3〕。马仁杰，张浩。论社会转型期档案信息化与档案信息伦理建设。〔J〕。安徽大学学报（哲学社会科学版），2011（01）。