文档编辑中替换命令的妙用

　　笔者结合多年来对word2000的教学，谈一谈Word中替换命令的几点妙用。
　　一、修改字符中的某些错误
　　众所周知，Word是目前使用最广的一款字处理软件，人们在用它进行操作的过程中都会犯下某些错误，其中常见的错误是字符本身的输入错误、字符格式或段落格式的错误等。出现上述错误该怎么办吗，对一篇长文章来说，这时如果对着屏幕一个个地查找并改正的话，将费时费力，有时甚至还可能改错。针对此情况，并没有必要一个一个地找，一个一个地改，因为Word已经提供了功能强大的查找与替换功能，使用它不仅可修改错误，还可大大提高编辑工作的效率。下面以将文中的所有西方替换为西欧，且字符格式设为黑体、五号、加粗、倾斜、阴影为例，来谈一谈如何利用它来完成解决此种问题。
　　先选中要进行替换的文本，然后单击菜单栏中的编辑替换命令，打开查找和替换对话框，在查找内容框中，输入西方，在替换为框中输入西欧。如果扩展的替换选项看不见，可单击高级按钮，选中替换框中西欧，单击格式按钮，从下拉列表选择字体命令，然后在弹出的字符对话框中，选择字体为黑体，字号为五号，字形为加粗、倾斜，效果列表选中阴影。若要全部修改可直接单击全部替换按钮，在弹出的提示框中，若单击确定按钮，则完成修改操作。若要逐个修改，可单击替换按钮，重复多次，也完成多个错误的修改，最后单击关闭按钮。
　　二、删除文字间多余的字符和特殊符号间的更换
　　在实际生活中经常遇到这样的问题：如从Internet网下载一篇文章其保存为Word文档后，会发现在文档的字符间有很多个无用的字符或符号，特别是特殊符号，其中特殊符号最多的是空格符，有时多得甚至在每两个字符间均含有一个多余字符或符号。或者会在文章中发现本来应该分段的，却分成了行，即句号后有一个软回车符（即手动换行符）。这样不仅影响了文档的美观，并可能浪费了磁盘空间。该如何将其删除呢？通常人们就直接用删除键（即DEL键）或退格键（即BackSpace键）将多余的字符或软回车符一个一个地慢慢删除，但对一篇长文章来说，这样虽然可将字符或软回车符全部删除，不仅费时费力，有时甚至还可能删错。有没有更快的方法呢？回答是肯定，可用Word中替换命令来完成。下面以删除多余的空格符和软回车符转变成硬回车符为例，介绍一下该方面的具体操作。
　　1、删除多余的空格符
　　先选中要进行替换的文本，然后单击菜单栏中的编辑一替换命令，在打开的对话框的查找内容框中，单击特殊字符按钮，在弹出的菜单中选择空白区域项或直接输入w，在替换为框中不输入任何内容，再单击全部替换按钮，在弹出的提示框中，若单击确定按钮，则完成多余字符的删除。也可使用替换按钮，逐个将其删除，最后单击关闭按钮，这样就可将多余的空格删除掉。
　　2、特殊符号间的更换（软回车符转变或硬回车符）
　　先选中要进行替换的文本，然后单击菜单栏中的编辑替换命令，在打开的对话框的查找内容框中，单击特殊字符按钮，在弹出的菜单中选择手动换行符项或直接输入，在替换为框中选择段落标记或直接输入p，再单击全部替换按钮，若单击确定按钮，则对特殊字符的更换。也可使用替换按钮，逐个修改，最后单击关闭按钮，完成此方面的操作。
　　三、在文字间添加特殊符号
　　在工作中也会遇到这样的问题：在打印好几十页的材料后，领导要求把第一章、第二章等后面都加上一个顿号。大家可能会想，这还不简单，查找所有的章字，把它替换成章、不就行了吗？可是，所有的第一章、第二章都变成了第一章、、第二章、，但是全文中其他出现的章也变成了章、。这可怎么办呢？以此为例，介绍一下Word中在文字间添加特殊符号的妙用。
　　打开查找和替换对话框，选择替换标签，在查找内容中输入第章，然后把光标移到两个字之间，单击下方的〔特殊字符〕按钮（如果没有这个按钮的话，单击〔高级〕按钮就会出现），选择任意字符，这时查找的内容就是第？章。接下来，把光标移到替换为框中，单击（特殊字符）按钮，选择查找内容，就会插入，再加上一个顿号，这样就把查找的内容替换成原来的查找内容加上一个顿号了，也就是amp；，按下〔全部替换〕按钮即可，容易且方便。
　　四、利用替换进行分行或分段
　　例如，将下列诗《将进酒》按每行一句排列：
　　君不见黄河之水天上来，奔流到海不复回。君不见高堂明镜悲白发，朝如青丝暮成雪。人生得意须尽欢，莫使金樽空对月。天生我才必有用，千金散尽还复来。烹羊宰牛且为乐，会须一饮三百杯。岑夫子，丹邱生，将进酒，杯莫停。与君歌一曲，请君为我倾耳听。钟鼓馔玉不足贵，但愿长醉不愿醒。古来圣贤皆寂寞，惟有饮者留其名。陈王昔时宴平乐，斗酒十千恣欢谑。主人何为言少钱，径须沽取对君酌。五花马，千金裘。呼儿将出换美酒，与尔同销万古愁。
　　碰到这种情况，可能有的人会采取以下方式：将插入点定位于每个句号后，再同时按下ShiftEnter键插入一个软回车符来完成。但有的人分辨不清什么是分行或分段，就直接在句号后按Enter键插入段落标记（即硬回车符），这样操作是彻底错误，他们把分行看作是分段，严重违背了题目的意思，是不可行的。做此题时首先要分辨清楚，什么是分行、什么是分段，两者是怎么区分的。分行和分段的区分关键在于特殊符号是软回车符还是段落标记，若是段落标记说明它是分段，否则就是分行。用直接插入软回车符的方法给诗文分行虽可进行，但不是最佳方法。最佳方法是；
　　先选中要进行替换的文本，然后单击菜单栏中的编辑替换命令，在打开的对话框的查找内容框中，直接输入句号。，在替换为框中直接输入句号。和特殊符号手动换行符或直接输入，再单击全部替换按钮，在弹出的提示框中，若单击确定按钮，则分行操作。也可使用替换按钮，逐个修改来完成分行操作。最后单击关闭按钮，完成分行操作。
　　五、通配替换
　　如果要想将文档中的书名（包含在书名号《》之间的部分）统一设置黑体、红色，可以利用通配符替换来实现：打开查找和替换对话框，展开高级选项，选中其中的使用通配符选项，在查找内容中输入《。》，然后将光标定在替换为右侧的方框中，不输入内容，打开替换字体对话框，将中文字体和字体颜色分别设置为黑体和红色，点击确定返回，再按一下全部替换按钮即可。
　　六、小结
　　通过上述介绍，可以使人们对字处理软件Word中的替换命令的应有个大致的了解，遇到什么问题时也知道什么时候用替换来解决它题。通过学习使人们可进一步了解到对于某些问题不要被表面现象所迷惑，应深入了解其实质，只有这样才能更好地解决好问题。
　　（作者单位：海南省海口市高级技工学校）