实现数字化档案管理的必要性

　　【摘要】当前，我国信息技术快速发展，数字化信息技术应用到生产生活的方方面面，为我们提供更加便捷的服务。档案管理也不例外，本文将重点进行分析，以供参考。
　　【关键词】数字化；档案管理；问题；措施
　　一、前言
　　随着新技术革命的出现和计算机的广泛使用，档案领域已进入电子时代。国家档案信息化建设正掀起新的高潮，为档案管理注入新的活力，加快档案进入信息社会的步伐。
　　二、档案数字化是信息时代的必然要求
　　档案信息的数字化是随着计算机网络技术，数据库技术和多媒体技术的发展而产生的一种新的文件信息形式。它将分散在不同运营商和地理位置的信息资源以数字形式存储，并且网络化。这些方法彼此连接，以便及时使用它们以实现资源共享。
　　（一）办公自动化要求机关档案管理数字化
　　机构和机构的信息化建设以应用为导向，以数据为基础，以网络为中心。它积极吸引新技术，改进各种应用系统，并发展成网络。计算机的广泛使用导致形成大量的数字文件信息，同时也使得档案的数字化管理成为可能。
　　（二）档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性
　　1。提高经济效益。社会经济的快速发展，使得该机构落后的办公模式和巨大的信息量之间形成了尖锐的矛盾。过去，采用了大规模的模式，即解决这个问题的唯一手段是增加办公室人员和办公费用，导致成本迅速增长。数字化管理档案将传统的基于纸张的文件信息对象转换成机器可读文件，不仅节约了存储成本，节省了空间，而且使查询非常方便快捷，避免了资料的反复复制，浪费纸张和人员。
　　2。提高办公效率。数字文件管理使数据能够及时归档并便于使用。以人事档案管理为例最具说服力。由于管理对象多，流动性强，如员工人数，退休人数，流动性等，我们必须准确把握这些情况，采取传统的管理方法。在确定之前必须将其存档，但由网络计算机管理的数字存档可以准确反映当前情况。同时，数字文件管理使查询数据变得非常简单。它可以让上班族在不离家出走的情况下了解世界重大事件。由于信息过度流动，数字档案实际上变成了无墙界档案。档案也成为文件实体存储基地方便的信息控制中心。
　　三、数字化档案管理的问题分析
　　（一）资源浪费
　　电子文件和纸质文件的双套制得以保存，造成资源浪费。双套制保存是指保存具有相同内容的纸质文档和电子文档。在部分办公自动化网络系统中，各部门在互联网上传输和承担文件，提高了工作效率。但是，文档完成后，辅助纸张文档将被存档并保存，这样就产生了同一内容和不同类型的文件同时并存的情况，造成人力、物力、财力的浪费。
　　（二）电子文件归档困难
　　办公室自动化系统和文件管理系统不兼容，而且它们本身就是这样，这使得电子文件难以存档。据了解，目前很多大型企业都采用了基于电子计算机和网络技术的办公自动化系统。大多数系统是自己或上级设计的软件，同一单位档案所使用的档案系统是档案管理部门推行的档案现代化管理软件，用于规范档案现代化管理，实现资源共享。由于这两个系统的设计单元存在差异，在不同软件环境下形成的数据很难转换，电子文件归档也不可能，从而导致原始数据的收集和输入困难。
　　（三）管理的长期保存有困难
　　电子文件具有操作方便，交付快捷，存储空间小等突出优点，但也带来一定的不安全因素。电子文件的不安全性影响了其管理和长期保存。例如，电子文档对硬件和软件设备的依赖性，直接阅读，更改，信息和载体分离，数据丢失和病毒侵害。所有这些都对电子文档的安全存储和长期保存构成了很大的威胁。
　　（四）数字化档案的利用率不高
　　尽管办公自动化系统实施了很长时间，但许多组织并没有将其视为提高电子文档管理意识的紧迫任务，而是延续了传统的概念和管理模式。借用和检索文档是手动完成的，并且计算机仅限于文本输入，编辑和打印成为真正的高端打印机。人们只能看到可以访问的有限档案，而忽略以网络形式传播的庞大信息宝库。这不仅耗费人力物力，而且由于电子文件的开发利用不当，造成双重浪费。
　　四、实施档案数字化管理需要注重把握的环节
　　（一）建设系统工程，实现信息共享
　　档案电子化建设是一个系统工程，包括整体设计，设备选型，软件开发，文件整理，扫描录入，系统管理，光盘备份，查询管理，安全措施等硬件加软件系统。开发档案管理系统收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入（输出）及格式转换的控制与管理等方面的功能，满足档案业务流程管理和信息资源开发利用的需要。由于大型组织和企业需要在日常工作中记录和保存大量文本文件，因此系统应该使用双服务器，磁盘存储，高速扫描仪集中扫描和双盘备份CD和磁带。同时，为提高利用率，还应建立相应的文件查询系统，通过触摸屏查询和文件网络上传来达到资源共享的目的，提高档案便捷利用。
　　（二）建立横向通道，衔接办公系统
　　对于电子文件和纸质文件的双重保存，建议在纸质文件和电子文件之间建立一个渠道，即以文字和图像的形式开发电子和纸质文件，以及开发的数字档案系统。制定符合实际需要的具体完整的管理规章制度，文件整合工作制度，文件归档制度，文件保密制度，数字档案识别制度，网络安全管理制度等，以有效保护数字档案的安全，有条不紊地开发。其中，电子文档安全管理体系尤其值得一提。作为一种特殊的纪录数据，一些文件可能完全开放，而另一些则需要保密。特别是在档案数字化之后，安全工作尤为重要。它包括硬件安全管理和软件安全管理。硬件要严格控制信息存储载体的质量，提高电子文件载体的存储寿命，为电子文件的长期保存打下基础。对于存储电子文件的设备和存储介质的特殊性，档案管理员要对电子文件的安全性负责，以确保电子文件不会因人为灾害（如温度和湿度）而丢失。采用多级权限，密码管理，多层结构，加密通信，防火墙等安全控制方式，保证系统的机密性，使系统和系统中的数据不会被非法访问和修改。
　　（三）建设专职队伍，提高管理水平
　　隨着当今世界信息量的爆炸性增长，档案管理也从过去的劳动密集型转向以现代办公设备为基础的当前知识密集型工作。一方面，管理人员需要具备较强的分析能力，掌握一些高度专业化的档案管理知识；另一方面，它们必须根据用户的需求提供大量的数据文件信息。所有这些都需要高素质，高技能的现代信息化档案管理人员胜任。因此，有关部门应加大档案工作者的培训力度，宣传普及电子文档管理知识，提高电子档案管理意识，尽快做好传统档案管理对数字化管理的衔接工作。致力于转型，努力提高电子文档管理水平。
　　五、结束语
　　随着信息时代的到来，数字化成为档案管理的趋势，通过数字化手段有效提升了档案管理的效率，也促进了档案管理水平的提升。
　　【参考文献】
　　〔1〕陈勇。论电子政务系统中的电子公文管理〔J〕。办公自动化2017（9）：30
　　〔2〕吕元智。数字档案馆信息资源建设管理研究〔D〕。武汉大学，2016
　　〔3〕李曙光。电子政务信息保障问题研究〔D〕。湘潭大学，2016
　　〔4〕向立文。档案数字化建设中若干问题的研究〔D〕。湘潭大学，2016