如何提高效率

　　Google时代工作方法：如何提高效率？
　　心理导读：《Google时代的工作方法》教你如何解放大脑，发现你想要的，做你想做的？如何使工作和生活条理化，如何提高工作效率。www。xinli001。com
　　今天分享的笔记是作者是Google公司前任首席信息官道格拉斯梅里尔写的《Google时代的工作方法》，下面第一次阅读的短评：
　　《Google时代的工作方法》，评分3。5。全书从他自身的经历出发来讲解利用科技来提高效率，把工作和生活融为一体，而不是平衡。实际上他说的东西都比较简单：寻找问题所在、明确目标、建立过滤机制，形成有序组织。每章后面的总结不错，书中提供了不少Google产品的小技巧，可以了解一下。如果你是爱好者，这些基本都是常识，如果你对Google不了解，学会之后能提高不少效率和时间。在书店看的，用手机整理些部分笔记，以后有机会再找来读一遍，进一步完善下笔记。书中中纸质与数字工具的选择和使用，可以了解一下。
　　总体来说，这本书值得一看，但书中的情况跟国内有很大的差距，导致这本书含金量没有胜间合代的《效率提升10倍的Google化知性生产技巧》高，需要自己好好总结一下，找出对自己有用的东西。昨晚把手机中的笔记和照片从新整理了一下，实际上全书核心就是建立系统，使工作和生活条理化，贯穿全书的主线就是21条实现有序组织的相关原理，虽然这本书说是建立系统，但这本书本身的结构就比较松散。
　　下面的摘自本书第15章：真的可以如此有效，全书的核心内容都在这里，跟大家分享一下。
　　关于有序组织的原理：
　　1。为了实现大脑压力最小化，要把生活组织得有条不紊。
　　2。让信息尽可能快地离开大脑。
　　3。多重任务通常会让你降低效率。
　　4。利用故事去记忆。
　　5。仅仅因为一直都是按照特定方式做某事，并不意味着永远就该这样做。
　　6。知识不是力量，共享知识才是力量。
　　7。进行组织安排时，要绕开的是实际制约而不是假性制约。
　　8。对自己要坦诚，但是千万不要自我评判。
　　9。要懂得什么时候忽略制约。
　　10。在发动汽车之前，一定要确切地搞清楚自己要到哪里去，还要知道选择什么途径去。
　　11。在实现目标的方式上要灵活变通。
　　12。不要给信息归档，用的时候去搜索就行了。
　　13。大脑中只保存真正需要记忆的内容。
　　14。大块内容要化整为零。
　　15。每周拿出些时间回顾关键信息。
　　16。没有一个完美无缺的组织方法。
　　17。在数字信息中加上相应的关键词，以便日后容易找到。
　　18。尽量使用已经上手的工具。
　　19。及时加注解，有助于以后了解背景信息。
　　20。把类似的任务放在一起。
　　21。把工作和生活融为一体，而不是力图在二者之间求平衡。
　　有些原理可能对你非常适用，有些则不然。无论是哪种情况，我都推荐你至少现在就尝试着把其中几条原理应用到自己的生活中，看看哪些原理最适合应对你现在可能面临的挑战。
　　你该如何做到这一点呢？我举个例子：考虑一下我们在职业生涯中谁都会遇到的挑战找工作。这是一件大事，因为风险很大，而且可能在整个过程中都会承受巨大的压力，让你有种不堪重负的感觉。当然，找工作要有高效的关系网，要写出能打动别人的个人简历，要在面试中把自己最好的一面呈现出来。不过，求职最终也是一个需要井然有序地稳步进行的过程，涉及对大量信息的组织管理。因此，在谋求一份新工作的过程中，你可以运用书中介绍的一些原理，具体做法如下。
　　第四条原理：利用故事去记忆。
　　在你面试的时候，人家希望你对应聘的公司有足够的了解，这就需要你记住一些东西。在你力图记住有关该公司或公司所在行业的重要信息时，你可以把这些信息编排在故事中。此外，精心挑选几个故事尤其是能够表现你在其他的工作中所取得的重要成绩的故事，讲给面试你的人听（这里的故事指的是趣闻轶事，而不是凭空杜撰的瞎话），这是很有用的。毕竟他们可能还要面试很多人，讲故事有助于让人记住你。
　　第五条原理：仅仅因为一直都是按照某种特定方式做某事，并不意味着永远就该这样做。
　　放在这个例子当中就是：创造性地思考要应聘的公司面临的问题。如果你能以建设性的方式提出与众不同的新看法，那你肯定会展现自己的价值，从而提高求职成功的可能性。
　　第七条原理：进行组织安排时，要绕开的是实际制约而不是假性制约。
　　你缺乏某项特定工作招聘条件中列出的经验、技能和教育背景吗？有些条件能改变吗？（你要记住，有些招聘要求其实超出了实际需要，目的是防止出现太多的应聘者。）在申请一个岗位之前，确定什么是你的实际制约，这样有助于你专注于一个目标，避免浪费时间，而且也可以尽可能地避免失望。我也会赶紧提醒你注意第九条原理，那就是要懂得什么时候忽略制约。至于要记得第十一条所说的在如何实现目标的方式上要灵活变通，那就更不用多说了。
　　第十五条原理：每周拿出些时间回顾关键信息。
　　在找工作这件事上，这条原理意味着你每天可以拿出一个小时，查看网上招聘信息，回顾你为之前的面试和自己联系过的人所作的评注，阅读自己收藏的关于某些公司的网页内容。此时也别忘了第十四条原理：大块内容要化整为零。找工作是一项大工程，最好的办法通常是一次进行一步骤。
　　第十七条原理：在数字信息中加上相应的关键词，以便日后容易找到。
　　在找工作这个实例当中，这条原理可以稍作修正：在数字信息中加上相应的关键词，以便潜在雇主容易找到你。对我们今天所做的很多事情而言，搜索都是至关重要的在找工作的时候，尤其如此。大部分公司都使用一些软件工具，有意把投放简历的大部分应聘者过滤掉。简历中如果不包含特定的关键词，那就不会有人看你的简历（当然，在公司里有你认识的人除外）。要特别注意在求职简历中放入有效的关键词，并在写求职信的时候把大部分关键词包含进来，这一点十分重要，原因就在这里。
　　第十八条原理：尽量使用已经上手的工具。
　　在找工作的过程中，你会积累很多信息，诸如已经向哪些公司发出了申请，在什么时候跟谁联系过，他们对你的第一轮面试结果如何，后面的安排是什么。怎样掌握所有信息呢？你可以买一个数据库应用程序，也可以在网上找一个项目管理工具软件。使用一个新工具，且不说会增加成本，起码还有一个学习过程。在汇集上述所有信息的时候，我首先会使用Google文档中的电子表格之类自己已经熟悉的工具。在Google文档的电子表格中，你可以保存所有信息，也可以通过整齐有序的表格形象直观地显示求职过程中的注解内容。因为是Google公司在线提供的电子表格，因而无论在什么地方都可以添加条目，阅读信息。如果不用Google文档，你也可以使用微软公司的Excel表格，并在电脑和智能手机之间保持同步（尽管我基本上不是非常热衷于同步功能）。概而言之，面临找工作这样重大挑战的时候，尽量首先使用原来已经上手的工具。如果这些工具无法满足要求，再去寻找其他管用的工具。
　　当然，并非我在有序组织方面的所有原理都适用于你面临的每一个挑战。但是我敢保证，至少某些原理会在某些时候适用于某些挑战。我希望，在你每次面临新情况的时候，本书能帮你弄明白如何应用这些组织原理，或者是这些原理的变通。
　　记得我在书评中说过的关于纸质与电子文档的选择吗？
　　我在这里并不是要告诉你，相对数字设备而言，纸质工具什么时候该用，什么时候不该用。那是只有你自己才能作出的决定。我在这里所说的主旨在于，在你作这些决定的时候，心中要记着相关信息的目标。针对需要处理的信息，你要确定什么时候最有可能用到，如何去使用，需要保存的期限是多长，以及你打算与谁共享。然后找出一套自己能够坚持执行的、合理方便的办法。
　　如何形成自己的组织方法，从而能为每一项任务找到合适的工具呢？一开始要对自己所使用的工具和方法加以客观的评估。先把自己使用的所有工具及其使用方式列一个表，始终要记住你赖以组织安排工作和生活的任何东西都是一个工具：便笺贴、iPhone应用程序、邮箱（实体的或电子的）以及手头可用的任何东西。然后，对你之所以如此行事的前提予以检讨。尽量明确在什么地方、什么时候，你所采用的方法会失效毕竟每一种组织方法都有其效应拐点。一个好计划就是尽量确定拐点在哪儿，并能找到绕开拐点的途径。
　　当我试图确定该使用哪种工具的时候，我会自问几个有关信息目标的问题：我为什么需要这一信息？今后我会如何使用、何时使用以及在何处使用这一信息？这条信息的有效期有多长？除我之外，还有谁能从中受益？
　　何时适宜使用纸质文档
　　把材料从大脑中移走。我喜欢使用纸质文档，原因之一就是不用把内容记在脑中。记在纸上感觉更踏实、更可靠，也更顺手。我喜欢用笔记下偶然闪现的念头，或者是一直困扰自己的问题，通常都是在非常忙碌的时候这么做。记在纸上还有一个好处，就是可以随时随地在小本上写下点点滴滴的内容。解决问题。把一些内容随手写在纸上也有助于我灵机一动，计上心来。
　　拿着一张张纸走来走去，大脑得以在不同的内容之间建立联系，从而找到孤立思考时想不到的解决方案。你也可以试验一下这个方法。只要把记事本上的纸撕下来，写好之后贴在墙上即可。或者去买块比较大的白板，放在办公室里。创造足够的物理空间，让信息能够来回碰撞，让想法得以不断提炼，这样可以激发自己的思维，而这也是死盯着电脑屏幕无法做到的。我建议你把解决问题时捕捉到的想法和需要用到的信息写在纸上，而不是把仅仅需要被动参考的内容写在纸上，原因就在这里。
　　消化吸收写下来的信息。在我必须要阅读某些材料并对此作出反应的时候，我也倾向于使用纸张。把纸质文件悉数保存起来，然后定期清理无用文件。如果这种方法对你无效，也还有其他办法可以尽量减少纸质文档带来的问题。每次查看纸质文档的时候，可以将其扫描下来，然后以PDF文件保存到计算机上。
　　保存法务文档。法务文档是我仍然愿意以纸质形式保存管理的另一类信息资料，我也推荐你这么做。首先，在纸上验证签名或签章的真实性要容易得多。而且很多政府机构还是只接受纸质文档。我建议你把最重要的纸质法务文档（诸如遗嘱、委托书、合同之类）保存在保险柜里，或者存放在银行的保险箱里。同时也要尽量形成这些资料的PDF文档。
　　上述内容可以概括为：
　　为亟待处理的事情写便条
　　为一筹莫展的事情寻灵感
　　给有待解决的问题找方案
　　为金融税务及法律事务存文件
　　纸质文档在这些方面发挥的作用十分出色。
　　纸质文档的不利之处
　　纸质文档在其他场合经常是不够理想。在以下场合，我建议你不要使用纸质文档：
　　内容繁多的时候。无论什么时候，只要有大量无序存储的信息，纸质文档都不是很好的选择。利用纸质文档，无法实现快速查找，而在计算机中以数字形式存储信息时，则可以快速找到有关内容。要在纸质文档中找到特定内容，你只能在自己认为可能出现的地方苦苦搜寻。前面已经讨论过，这可是一件苦差事。此外，笔记本、文件夹之类实物都要占用物理空间。如果把那么多的信息存放在电脑硬盘或互联网上，这要比在租金昂贵的办公室里安放文件柜便宜得多，而且也实用得多。
　　自己不知道何时何地用到的时候。信息以数字形式存储，比以纸质形式存储具有更大的灵活性。利用数字化工具，你无须事先确定将来在什么地方、什么时候、以什么方式使用相关信息。
　　别人可能需要使用的时候。有些信息需要跟别人共享，这种信息的最佳存储方式就是以数字形式保存，而不是以纸质文档保存。数字信息比纸质信息更容易共享。
　　你一定要知道的
　　组织个人信息时，很难决定什么时候用纸质工具，什么时候用数字工具，原因如下。
　　在随时记录信息方面，纸张是一个极好的工具。不过，纸质工具也有很多局限，特别是跟数字信息存储方式比较，局限尤其明显。
　　依恋情结、长期习惯、年龄偏好以及信任问题也会影响我们选择哪种工具来组织信息。
　　我们正处于从纸质工具向数字工具过渡的过程中。一些机构并没有让这种过渡来得更容易。电子文档只是纸质文档的翻版而已，因而无法发掘新兴传媒更好地满足人们要求的方式。
　　在任何时候，都要尽可能地利用生活中处理信息的目标来引导存储信息的方式是以纸质形式存储，还是以数字形式存储。
　　何时使用纸质工具
　　记在纸上是触发灵感、计上心来的好办法。如果你的目标是解决某个问题或提出一种想法，那就把你想到的随时写在纸上，然后撕下纸贴起来，让写有相关内容的纸片靠在一起，这样可以帮助你纵观全局，把握主题。
　　如果目标是记住或者真正吸收信息，那就把它打印出来，而不是对着电脑显示器看。在纸上可以注意到从电子文档上无法捕捉到的内容。
　　如果头脑中考虑的事情很杂乱，那么把它们写到纸上。这个办法简便易行，可以帮助你理清思路。
　　要确保使用数字格式的信息比用纸质信息更高效。账单就是一个典型的实例。管理电子账单要比使用纸质账单更费劲。
　　把纸质形式的法务文档存放在安全的地方。不过也要给自己发封电子邮件，以提示自己这些文件放在哪里，同时要把法务文档的PDF版本作为附件。有谁应该掌握这些文件的副本并且应该知道原始文件的存放位置，也可以把电子邮件抄送给他们。
　　随身携带一个小记事本。不能在电脑或手机上输入文字的时候，你可能需要这样一个小本来快速记事。
　　什么时候选用数字工具
　　当有很多随机信息的时候，或者需要与别人共享信息的时候，应该首选数字化信息存储，而不是使用纸张工具。采用数字化信息存储，会有更多的信息访问方式，你也不大可能找不到信息，信息共享和信息搜索都很容易实现。
　　虽然应该保存（诸如遗嘱与合同之类）重要文件或机密文件的纸质版本，但也应该留存其电子版本，以备原始文件丢失或损毁时使用。这些电子文件同样也可以快速搜索查看。
　　可以考虑把较为重要的文档存放到网上，这样就不必担心信息的存储介质日后会过时和遭到淘汰。
　　如有可能，尽量使用语音信息转换成文本内容的业务。这样就不必在收听语音信息的时候手忙脚乱地作记录。这还能提供一个可搜索的书面文档，便于与别人共享。