不在办公事也在办公室

　　文Joe丨专案管理生活思维（微信公众号：projectup）
　　前段时间中国电信为了要宣传他的PDA手机，打出了不在办公室、也能办公事的口号。但我猜啦，真的会不在办公室也在办公的，除了业务员以外，大概就是如我这种事情常常没办法在白天做完，只好半夜躲在家里抓头苦恼写着文章或做企画书的无能人士。其余的人恐怕很少有不在办公室，也在办公的经验吧？
　　不过，这句话如果修改几个字，倒似乎对很多人而言又变的很有贴切性了。比方说我有几位朋友待在日本公司里，公司高层就是会希望大家经常性的留下来加班。但留下来加班可不表示有事情作，有时候往往只是因为大家都不敢走，所以百般无聊也得留下来跟大家大眼瞪小眼，甚至是得想尽办法装忙。所以呢，有人看到我把标题定成不在办公事、也在办公室，搞不好会心有戚戚的会心一笑吧？
　　今天来谈谈加班这东西。
　　大家对加班这东西应该都有满腹的苦水或是心得。如上次那位同仁也在其部落格提过类似下面两种观点：
　　加班主义者支持加班，理由很多：
　　花额外时间多作一点，绩效比较好，未来有机会回收更多
　　落在手上的工作就是自己的责任，没能顺利完成就该继续做到完成为止因为竞争激烈
　　因为勤能补拙
　　若真心喜欢这份工作，就该愿意多花时间心力才对，不能做到表示心里不那么热爱这份工作
　　加班就是努力的具体表现，而且大家都在加班
　　不加班主义也有一些论点：
　　绩效不彰才需要延长工时，加班成常态之后工作绩效只会更不彰，因为大家心存有加班时间可以补进度，反而不会珍惜时间
　　流程不健康才会拖延进度，不能用加班来掩盖流程不健康的事实，治标不治本
　　避免员工心存超时工作，没有功劳也有苦劳的心态，作不好就加班，苦给上司看，让上司不忍苛责
　　不能将超时工作的产能当作常态产能
　　超时工作会造成身心的不平衡
　　人不能光是产出而不花时间补充
　　我是觉得归纳的非常棒，也非常完整。
　　不过，这边我不打算把这议题流于理念之争。
　　我并非反对加班，毕竟现实上工作状况有时候确实会超出预期，偶尔也是得靠临时的加班来赶上进度，或是来做些危机处理。也因此加班毕竟是必要之恶、是一种紧急排除问题的手段。但我得说，我却不太认同常态性的加班。那种每天都加、随时都加，几乎没天没日住在公司的加法，那倒是很难让人认同了。
　　甚至我偏见的认为，常态性的加班，通常都反应了一些管理上、或是心态上的危机。随时都在赶工，可能表示决策的规划本来就有问题。这部分应该先被检讨，而非全面的把压力往下面转。若人人被分配的责任每次都做不完，未必是员工不努力，也可能是工作分配本来就太过勉强了，这是该被检讨与思考的。至于若是那种因为已经预期到专案会做不完，让大家天天加班创造一股没有功劳也有苦劳的既定印象，那这苦肉计可更是糟糕透啦。因为与其这样，干嘛不在专案还在进行中就先拿出来讨论目前的困境呢？若提出的早，通常也都还有处理方法（不管是缩小范畴、增加资源、外包、或是怎么样）。但若搞苦肉计到最后，专案必定延迟不说，大家的身体若也操坏了、或对公司的信心都消失了，那对公司而言不反而承受更大的损失吗？这样的苦劳，可真是带给所有人苦了哩。
　　总之，加班还是不加班不是对与错的问题。做加班决策的人，恐怕更要去探究到底是怎么一回事才产生了加班的需求。加班能不能真的解决那临时性的问题？如果可以，那短期的加班才有成效。但如果是长期性的东西、或是根源性的问题，加班的手段只是如喝鸩酒一样，解了短暂的渴但长期注定只会弄死大家。所以如果需求本身是有问题的，那加班的结果自然也不会带来好的效应。
　　还有一个该思考的，是得从员工的角度来看加班这件事情。
　　如果我们根本不去考虑公司啊、效率啊这些资方问题下，对员工而言加班其实只有两种。
　　一种是情愿的加班
　　一种是不情愿的加班
　　不情愿的加班应该不难理解。比方说，明明没甚么事情做，可是公司就有加班文化，没事做太早走会被别人排挤；甚至怕被上司认为是不注重工作伦理的人。或是因为主管事情分配不均、不公平、过份压榨、工作本身无趣、主管只想靠金钱收买员工，都会造成不情愿的加班心情。不情愿的加班心情最大的影响就是，个人留在公司的总产值其实是很低的。因为若自己觉得做的事情没甚么意义，自然就不会想发自内心的全力而为。一些管理阶层会认为出席时间等于产值，但实际上往往并非如此；很可能员工留在办公室时间很长，可是大半的时间都只是没甚么气力与企图心的待着而以。我自己也是基层员工起来的，我很清楚知道，如果加班没有目标没有结束期时，或加班的理由荒谬到让自己无法认同时，自己只会形式上的配合那种加班。原来一天的产能，并不会因为每天多待两三个小时而增加，反而会自己调整并把产能平均分配在拉长的时间内。甚至因为长期的疲惫感，而连正常产能都不到也是有的。那样的话，加班除了糟蹋人心、以及浪费水电以外，对公司而言可是毫无意义的举动。
　　但甚么是情愿的加班？甚至有这种东西吗？情愿的关键在于快乐与否。我们可能都有类似的经验，当做一项很有趣或是深以为乐的活动时，我们常常会做着做着就忘记时间。如玩游戏、做模型、制作设计图、画一张图、或跟喜欢的人一起约会。越得到成就感，我们越不会感到疲累、反而会希望投入更多。就像游戏一样，好不容易过了一关，但我们会渴望看到后面还有甚么，渴望能过下一关。甚至当我们太享受做这样事情的过程时，我们会进入所谓入神的状态。在入神状况中我们只注意到我们手边在进行的事情，而能完全忽略周围的环境变动。甚至在有人打断我们时，比方父母叫我们去吃饭、或是有电话响起，我们还觉得这是干扰甚至希望他们住嘴。而等到事情好不容易告一段落，抬头一看时间。才会讶异的惊觉：怎么不知不觉已经这么晚了啊。
　　若运气很好，或许有一两次类似的经验是来自于工作上的。花时间跟团队在一起，处理各自工作的时候彼此都兴致高昂，因为都觉得在做一项有意义的事情；相信自己的投入与坚持是有必要的，觉得是为了一个崇高的梦想在合作与努力。好不容易突破了某个挑战后，可能已经是深夜、可能大家都很累、但看着成果大家相视一笑；坚信大家共同的做出有存在意义的了不起东西。或许那东西不至于改变世界，但最起码别人会因为我们这样的努力而得到快乐、幸福、或是感动。这是快乐情愿的加班、也是唯一会能有产值的加班。
　　如果加班是被逼的，要做些参与者不认同的工作，甚至若加班变成毫无目标、没有达成性、变常态生活的一部分后，那最终其实都会变成没产值、没成就感、只会带来伤害的事件。无论是靠高压、靠威胁、靠金钱又或任何理由所建构出的加班产值增加，绝对只是一时性、或帐面上的假像。长期而言，最终都只是伤害所有人罢了。更糟糕的是，这种缺乏程就感的状态员工不会讲、不敢讲、也往往不会抱怨，最终却会在离职率上反应出来。
　　但对我们的产业（注：目前我所处PMO的产业属于创意研发类型）而言，人员的稳定、以及对公司的向心力是极为重要的。尤其大部分的技术都需要长时间的训练与培养。团队间的默契与合作磨合也不是一下子可以达到的，绝不能只是赶工没日没夜、或不与人交流的呆在电脑前。我们是个要能带出梦想的产业，所有人也都期待可做出一些能带给视听者感动的东西。但要做出能感动别人的东西，我们自己要先能在情绪上与他人互动，并感受到工作上自我创造的感动吧？也因此，主管的责任，是要能创造一个有利于互动及生产的环境。要先带给内部梦想，从长期性的角度来思考问题；团队凝聚、有向心力、有工作上自发的感动后，外部自然能感受到有梦想团队所塑造出的感动吧？所以没有梦想、没有目标的加班压榨绝对是极度危险的。
　　但回头来看，过度加班也未必是主管的问题。也可能是组织的制度设计不良，让主管担负了太多的会议、技术监督、及管理工作，以至于剥夺了大家的思考时间。所以，也可从这里来思考、来反思组织的制度是否还有改善的空间，是否能把技术与管理的负责区域更清楚的切开。让技术能力强的人可以更专心训练团队技术，或可把更多管理的杂事分担出来，而不要让这些事情占据了他们的时间。这也是为何在部分公司中会有专门的管理团队或是专案负责人，甚至长期性的不断想强化这群人的能力与责任，就是希望技术专业的人们能够更专注于技术的相关发展。避免出缺勤、时程、成本、变更、人事、非技术考核、财务等事情烦劳技术专才。若藉此能让大家把更多的心力放在提升团队的互动、向心力、与技术能力，这恐怕才能让公司长期朝向正向循环的步调前进下去。
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