操作技巧数据统计分析之数据整理

　　昨天的文章中，我给大家分享了数据统计分析的3个基本套路：
　　1、需求分析
　　2、数据整理
　　3、统计分析
　　今天的文章，我来给大家具体讲解一下第2步的数据整理，如何把阅读型表格变成方便统计的数据型表格。
　　这里有几个技巧，大家可以学习一下：
　　1、表格规范化
　　2、智能表格
　　学会这几点，你也能快速整理出数据型表格。
　　方法1：表格规范化
　　所谓表格规范化，就是要把表格整理成如下图所示的数据表格。
　　要想用好数据表，需要掌握数据表的两个规范化：标题规范化和数据规范化。
　　1、标题规范化
　　标题规范化主要有以下几点要求：
　　标题中不能有合并单元格；
　　标题内容不能有重复；
　　标题内容不能是空白；
　　标题最好只有一行；
　　标题中尽量不要有换行。
　　下图所示的表格中，就有上述几点问题，我们需要对它的标题进行整理。
　　我们要把合并单元格取消，对部分标题内容重命名来取消重复，对空白标题命名，标题只保留一行，取消标题中的换行，整理后可以得到下表。
　　2、数据规范化
　　然后，我们还需要对表格中的数据进行规范化处理，数据规范化包括几下几点：
　　不同数据内容，要记录在不同单元格；
　　避免整行空白单元格；
　　不能有合并单元格；
　　数据当中不要包含单位。
　　（1）观察表中数据，我们可以发现，【姓名年龄】这一列是两列数据包含在一起，不方便我们对数据进行处理，所以需要进行分列处理。
　　首先在右侧插入一列空白列，选中【姓名年龄】这一列数据区域，然后点击选项卡中的【分列】按钮，勾选【分隔符号】，然后在分隔符号中输入，点击完成即可。
　　分列后，我们才能更方便地对数据进行分析和计算。
　　（2）我们可以看到每隔几行，就会出现一个小计，这一行的数据对我们来说并没有太大意义，我们直接删除即可。
　　（3）表格中的部门这一列，有很多的合并单元格，我们需要对这些合并单元格进行处理。
　　首先取消合并单元格，可以看到只有合并单元格的第一行有数据。
　　然后，按住【CtrlG】打开定位对话框，点击定位条件，选择空值，并点击确定，选中所有空值。
　　输入，然后点击向上箭头，同时按住CtrlEnter键，就可以填充所有空白单元格了。
　　（4）因为年龄字段中有岁，这些单元格格式就变成了文本，不能直接计算，我们需要把岁去掉。
　　选择【开始】选项卡中的【查找和替换】，点击【替换】，打开对话框，查找内容输入岁，替换为的内容为空格，不填，点击全部替换。
　　这样就可以把单位去掉。
　　方法2：智能表格，一键规范数据表
　　我们上面讲述的数据标准化的方法，操作步骤比较繁琐，但是我们可以直接使用智能表格的方法。
　　点击【插入】选项卡中的【表格】按钮，勾选【表包含标题】，点击确定按钮。
　　这样就可以直接创建智能表格，我们可以看到智能表格已经帮我们直接生成了标题，我们还需要按照上文的方法再做一些处理即可。
　　总结：
　　数据表规范化：标题规范化和数据规范化，按照这两个方法调整过的数据表，才能快速完成数据统计分析
　　智能表格：使用智能表格，可以快速规范化表格结构，然后再做细节调整就可以了。