浅析新形势下无纸化办公对传统档案管理的冲击

　　【摘要】在电子信息时代，人们的生活方式、工作方式都发生了巨大转变，自动办公系统也给传统档案管理造成了极大的冲击，导致传统档案管理模式已经无法跟上时代发展趋势。基于此，本文重点探究无纸化办公给传统档案管理带来的新挑战，进而提出相应的解决对策。
　　【关键词】新形势；无纸化办公；传统档案管理；冲击
　　当今计算机信息技术发展尤为迅速，同时也给传统档案管理造成了冲击。在现代化档案管理中，信息技术的应用愈加广泛，档案管理工作也进入了新一轮的改革热潮。因此，如何利用无纸化办公来提高档案管理效率是需要重点关注的问题。基于此，本文针对无纸化办公对传统档案管理的影响进行相关探究。
　　一、无纸化办公的特点
　　无纸化办公也就是办公自动化（OA系统）。OA系统的出现可以通过信息手段提高办公效率，从而实现自动化办公模式。灵活应用电子文件进行传输、阅览已经成为主流形式，不仅节省了办公经费，减少了人力投入，同时也能够让档案管理工作更加规范，通过OA系统即可实现信息调整和整理，具有极大的适应性。所以，应用OA系统已经成为必然趋势。
　　二、无纸化办公对传统档案管理造成的冲击
　　（一）归档工作。传统的档案管理是将纸质信息装订成册归档，并对档案袋进行整理排序。与无纸化办公模式相比，虽然二者归档流程大致相同，但是归档介质却有了质的变化。由于档案管理部门所涉及的档案种类众多，办公自动化生产文件只是日常运营中的一部分，可以直接进行电子归档，但是传统纸质档案需要重新录入，从而实现电子归档。如果单位没有实现信息化档案管理模式，那么在日常工作中所产生的电子档案就无法直接进行电子归档，而是需要打印后再以纸质档案流程进行归档。
　　（二）电子档案法律效应问题。电子档案是通过计算机生成的档案文件，并存储在硬盘、云端中，可以在网络中进行传递。虽然采用电子档案的形式在查阅中非常方便，但是法律效应却受到了挑战。也就是电子档案的法律效应是否能够和传统档案相同，是否会影响纸质档案的法律效应等。在电子档案中，由于档案信息可以通过格式转换进行修改，因此，电子档案存在一定的不安全因素，从而影响电子档案的法律效应。
　　（三）档案管理人员问题。无纸化档案对档案管理工作人员提出了更高要求，需要档案管理人员不仅要能够全面掌握纸质档案管理方法，同时也能够掌握电子档案管理形式。在现有体制下，档案管理往往不受上层领导的关注，甚至沦为可有可无，从而导致档案管理人员老龄化、知识匮乏、培训力度不足的问题。因此对管理人员提出了新的挑战。
　　（四）管理制度和工作方法。在无纸化办公模式下，纸质载体变得越来越少，旧管理制度和工作方法的约束力和适应性大大降低。如果依然采用传统管理方法和工作方法，不仅无法利用自动办公系统的优越性，甚至会增加工作量，从而在档案管理之中出现更多的问题，影响档案管理水平。
　　三、传统档案管理应对无纸化办公冲击的方法
　　（一）加强人才培养和引进。面对无纸化办公给档案管理带来的新问题，需要组建一支高素质、高技术的档案管理队伍，这也是加强现代化档案管理水平的关键因素。要求企事业单位可以培养一批专业化、年轻化的管理队伍，同时要加强专业人才的引进和吸收，对原有的档案管理人员开展计算机、细致度的培训，从而更加适应现代化档案管理工作内容。如果需要将大量的纸质档案信息传输到网络平台中，可以采购文字扫描仪，这样即可通过扫描仪输入文档信息，减少管理人员的工作量，同时也能够降低输入错误等问题。
　　（二）对传统档案管理制度进行调整。传统档案管理制度以纸质档案作为载体，但已经不适应现代化无纸档案管理模式，这就需要对传统管理制度进行调整、改革，从收集、鉴定、利用等多个环节入手，结合国家提出的标准与规定，构建一套更加科学、规范、兼容性强的管理制度。并且在企事业单位层面上，需要强化电子档案的收集工作，将归档、整理、分类、利用等环节纳入工作岗位当中，从而让电子档案处理和保存变得更加规范、标准。
　　（三）双档并存管理模式。由于纸质档案更具法律效率和直观性，作为一种原始凭证，是保证电子档案法律效应的重要内容。电子档案具备高效、便捷等优点，能够有效提高档案信息的利用率。因此，为了能够全面提高档案管理效率、发挥档案价值，需要进行双档管理模式，也就是在加强纸质档案管理的基础上，利用OA系统加强电子档案管理质量，提高档案信息的共享性，从而实现档案管理改革。这样即可实现纸质档案存根，发挥电子档案法律效益；电子档案加强流通、传递，发挥档案信息价值的目的。
　　（四）配备电子档案保管设施。完善电子档案保管设施，并对电子档案进行加密处理。针对电子档案在网络传输中容易被盗、篡改等问题，可以通过数字水印、数字签名、数字加密技术保护电子档案信息，保证电子档案归档的法律效应性。再者，要对纸质档案进行高质量保管，要求配备档案存储柜，将档案竖立存放、减少挤压、远离磁场和热源、隔离有害气体、保持适应温度和湿度，这样才能够保证档案的完整性和安全性。
　　四、结束语
　　综上所述，在新形势下，无纸化办公已经成为了必然趋势，对传统纸质档案管理造成了巨大冲击。因此，需要事業单位加强电子档案的关注力度，通过双档结合的形式，加强电子档案法律效应，提高档案信息的利用率，这样才能够发挥档案管理工作的价值。
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