基层公安机关数字档案室建设思考

　　【摘要】基层公安机关数字档案室建设，是档案信息化发展的必然结果，也是档案工作服务的必然趋势，但从目前来看，我国基层公安数字档案建设还存在着缺乏档案意识、人力资源不足、规章制度不完善和缺乏硬件设备等问题，对此，本文针对性提出了解决措施，给基层公安机关数字档案室建设提供参考。
　　【关键词】基层公安；数字；档案室
　　一、基层公安机关建设数字档案的重要意义
　　档案管理作为基层公安机关的一项重要基础性工作，是执法记录、警务活动等事务的客观再线，在保证社会治安，维护社会稳定，打击违反犯罪的工作中起着不可替代的作用。而数字档案室则是依托了网络信息技术，运用信息化、数字化的方式进行档案的收集、整理、分类和存储等工作。数字档案室是基层公安机关档案在信息时代的拓展和延伸，是基层公安档案信息服务中心，它既包含着传统档案室的功能，同时又能够适应信息社会的发展以及档案需求的不断变化。
　　基层公安机关建立数字档案室具有重大意义，首先，数字档案室是新时期档案信息化建设的必然要求，数字档案室的建设对推进智慧城市、自动化办公以及服务平台一体化都具有重要意义。其次，数字档案室建设是档案工作发展的必然要求。随着人民生活水平的提高以及信息技术的不断发展，民众对于档案的需求也逐渐多元化，传统的档案服务模式已无法满足日益复杂的档案工作。因此，无论是从民众需求、社会需要还是档案工作发展的角度来看，基层公安机关数字档案室的建设都是十分必要的。
　　二、基层公安数字档案室建设的问题
　　（一）思想上不够重视，缺乏档案意识。基层公安机关的主要职能包含了许多内容，如信访接待、侦查办案、维护治安等等，且工作重心也一般放在打击违反犯罪和维护社会治安上，同时，一直以来，我国的警力就较为缺乏，基层公安档案管理工作往往由民警监管，因此在档案管理及数字档案室建设方面无法投入更多的精力，同时对档案认识不够，部分民警认为档案只需要管理重要的部分，无须建立过于完善完备的数字档案库，无法真正认识到各类型档案的价值。同时，很多人对档案工作的理解也有偏差，认为档案工作只是收集收集材料，分类别、编目录、装订的清闲工作。而在实际工作中，档案管理工作是一件十分繁琐且十分考验工作人员细心、耐心和专业能力的一项工作。而基层档案工作也是一项不显名利的清苦工作，需要工作人员默默付出，他人对档案工作浅显的理解也会在一定程度上影响档案室建设工作。在基层公安数字档案室建设中，必须需要工作人员对档案建设足够重视，全身心投入到档案室建设当中，否则会使得数字档案室建设进度缓慢、漏洞多、流于形式。
　　（二）基层缺乏专业档案管理人员，培训体系不完善。基层公安机关数字档案室的建设以及档案室后续的使用等问题很大程度上要依赖档案管理人员，而目前基层公安机关还缺乏专业的档案管理人员，并且内部的培训体系也不完善，一定程度上阻碍了数字档案室的建设工作和后续的实施工作。在上文说道，基层公安机关的档案管理人员通常有民警兼任，首先民警自身有着繁重的事务，在兼任档案管理工作时无法全身心投入。其次，民警本身并不具备专业的档案管理知识，也没有档案管理专业背景，因此在数字档案室的建设工作中无法提供专业帮助。此外，基层公安机关内部的档案管理培训体系并不完善，档案管理人员通常只能掌握基本的档案管理知识，当遇到档案管理硬件和系统的更新迭代时就无法适应工作，无法适应新颖的档案管理模式以及档案服务模式，在基层的档案工作上就缺乏创新，无法满足人民日益突出和多元化的档案需求。
　　（三）硬件设施落后，自动化水平不高。基层公安机关的数字档案室建设，除了需要专业人员的支持外，还需要硬件和软件上的升级，但目前基层公安还缺乏足够的资金支持数字化档案室建设所需要的硬件和软件更新迭代。在经济较为发达的地区，基层公安的办公自动化程度已较高，依托于原本具有的数字硬件资源及自动化办公设备，在数字档案室的建设方面不需要过多的资金，且完成度也会较高。而在本身办公自动化程度就较低的基层公安机關，如要建设数字档案室，反而需要投入更多的资金，这就加重当地的财政负担，而且设备的老化和缺乏不仅会让日常的档案管理工作效率低、工作满，也使得数字档案室的效率受到影响。同时，由于数字档案室本身的特性，需要定期进行设备的维护以及软件的更新，后期也需要持续投入资金进行维护升级。此外，软件的迭代更新也需要档案管理工作人员不断丰富档案管理知识，这又与基层公安缺乏专业管理人员产生了矛盾。
　　（四）规章制度不完善。基层公安机关的数字档案室建设，除了硬件、软件设备更新和人力资源完善之外，还要对档案管理的规章制度进行完善。完善的档案管理制度，能让数字档案室高效快速运转，反之，则会大大降低数字档案室的作用，使得档案室流于形式，工作效率低下。从基层公安的档案管理制度上来看，目前还存在几个问题：一是责任划分不清晰，对于个人负责的管理模块工作内容没有清晰的界限，责任也就无从划分，一定程度上催生了推诿扯皮的现象。二是流程不完善，工作流程一成不变，没有针对人民需求以及档案服务的变化优化工作流程，使得数字档案室建设缓慢，降低了日常的工作效率。三是在信息安全的管理上还存在漏洞，档案工作本身就具有保密性的特点，而公安机关由于涉及违法犯罪案件以及公民个人信息，保密程度更高，而数字档案室与传统档案室相比，信息安全工作面临着更大的挑战，缺乏完善的信息安全管理制度，则使得档案室面临较大的风险。
　　三、基层公安数字档案室建设的建议
　　（一）加强思想认识，培育档案意识。基层公安数字档案室建设，首先应从加强档案管理人员思想认识、培育其档案意识开始做起。首先，要从领导层面对于基层数字档案室建设予以足够的重视，这也是基层档案工作有效开展的前提条件。对于基层派出所的领导，要正确认识档案的价值、作用，以及进行数字档案室建设的重要性，建立专门机构以支持数字档案室的建设，派出所领导对该组织机构负责，并且提高数字档案室的优先级，将其列为档案工作中需要紧急解决的问题。同时，为了提高基层民警的档案意识，还应大力宣传档案知识，定期组织观看档案相关的记录片等，让所有基层民警对于档案都有基本的认识。此外，要积极组织基层民警和干部阅读、学习
　　《档案法》，通過多种形式、多种渠道和多个层次来普及《档案法》的相关知识。通过领导的重视以及基层民警对《档案法》的学习，基层公安机关在整体上都会培育起档案意识，能够在思想上对于数字档案室的建设予以足够重视。此外，对于民众也要积极进行档案知识的普及和宣传工作，可联合当地宣传部门共同开展相关活动，以辖区为单位，碎片化进行宣传普及。
　　（二）加强人员引进，完善培训体系。数字档案室的建设、实施以及后期的维护都需要人来进行，可以说人才是数字档案室能否发挥作用的关键所在。加强基层公安机关数字档案建设，要加强人员引进，完善培训体系，从人员配备和人员素质上满足数字档案室的基本要求。首先，要改善档案人力资源结构体系，工作内容较多较为繁琐的职位不应由内勤民警兼任，民警在兼任档案管理工作时尽量不参与事务性和主要工作，尽量安排临时工作，设立专门的档案管理岗位支持数字档案室的建设，相应的，要招聘具有档案专业背景的人才任职。第二，要加强档案人才队伍的内部培训，尝试邀请数字档案室建设较好的单位的培训讲师授课，学习细分领域下如何开创新的服务内容和业务。根据硬件和软件的更新不断优化培训内容，加大培训的频率，保证数字档案室的建设进程。最后，还要给档案工作人员提供良好的上升空间，以保持档案队伍的稳定性。
　　（三）加强平台构建，促进信息共享。基层公安办公如今逐渐趋于自动化和网络化，通过网上办理的业务、案件以及工作中产生的各种各样的信息和文件都是数字档案室内容的主要来源之一，因此首先要把数字档案室的建设与市政其他平台建设共同推进进行，各系统和平台之间要相互融合，让系统能够自动对现有的文件文档进行归档整理，这样数字档案室建设完成后才能无缝与其他平台对接，大大增加工作效率。其次，公安机关也要考虑加大对基层公安档案管理部门的资金投入，以给数字档案室建设提供硬件设施的支持。要立足长远，在基础公安机关办公楼的选址、建设和改造时就要考虑到数字档案室需要的条件，优先规划好数字档案室所需的面积、结构等等，配置好相应的设备，以防止后续改造时遇到困难，也能在一定程度上节省资金。而暂时不具备条件的基层公安机关，应加强与其他的部门的联系和合作，在信息安全保证的前提下，引入第三方管理平台建设数字档案室，如阿里云和腾讯云等产品都能够提供较为成熟的云计算和云存储服务。
　　（四）完善规章制度，明确责任划分。完善的规章制度，能够使数字档案室正常、健康地运转，也对档案管理人员的工作起着指导和引导作用。首先，要结合数字档案室建设的实际情况不断对档案管理规章制度进行修订和更新。首先要健全完善的日常管理制度和责任划分，让档案管理人员能够明确自己的任务和责任，在进行数字档案室建设时不再束手束脚，能够牢牢把握住工作的主动权。市区级的单位制定总章，各基层公安机关根据其自身的实际情况在总章上进行调整。第二要建立完善的信息安全制度，根据数字档案室的特点设立相应的应急机制，定期对软件进行检修，明确管理人员的权限以及档案调阅、下载的权限。第三，将数字档案室的建设和运维工作纳入基层公安机关考核体系，采用定期和不定期考察相结合的方式，促使基层派出所真正把公安档案管理工作作为一项重要的基础工作来抓，杜绝滑坡反弹现象。
　　【参考文献】
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　　〔2〕李燕琳。对基层公安派出所档案管理工作的几点建议〔J〕。云南档案，2009（12）：38。