浅谈做好查档利用工作的体会

　　【摘要】随着我国现代化建设步伐的加快，人们对档案的认知程度也不断提高，并更加重视档案资料，查阅利用范围越来越广，人数也日益增多。因此，在开展档案管理工作过程中，必须尽快提升查档利用水平，满足人们的需求。本人就如何做好查档利用工作，谈几点粗浅的体会。
　　【关键词】查档利用工作；档案管理；体会
　　宝鸡市建筑业劳保基金行业统筹管理处收藏档案资料约4500卷册。现设专职查档人员两名。查档利用是本单位与社会利用者交往的直接窗口，它不但反映出单位的整体形象，更体现了档案工作者为民服务的形象。本人在这个窗口从事查档利用工作20多年，并深深认识到：要想做一名合格的档案工作人员，不仅要掌握更多的档案业务技能，还要注重提升自己的综合素养，通过这个窗口搭建起与人民群众密切联系的桥梁，树立以人为本的服务理念。
　　一、要掌握档案收藏内容，熟悉档案的存放位置
　　单位设档案管理室（复印档案资料）和查阅室（进行档案目录检索）各一间；二楼库房还保管文书类档案及会计类档案。对查档接待人员而言，必须熟悉收藏的档案资料，并将其准确提供给利用者。利用者前来查阅档案的过程中，查档接待人员要热情接待，根据其需求，将相应的档案资料及时提供给利用者。为做好這项工作，查档接待人员应了解档案资料的具体情况，掌握各种档案资料的存放点，熟悉档案结构和分布状况，要分门别类加以记忆，不能出现差错。查档接待人员熟悉各种档案存放位置以后，才能提高工作效率，提供时才能得心应手。
　　二、要及时更新电脑操作技术
　　处于当前的信息时代背景下，以往手工检索档案的方式已经非常落后，尤其是现代信息技术应用到档案管理中以后，逐步实现了档案检索的电子化。如此一来，查档接待人员除了要通过手工案卷级目录级检索以外，更要学会用计算机进行电子检索。宝鸡市建筑业劳保基金行业统筹管理处自2001年开始使用计算机建立目录数据库，其内容按分类大纲主要包括入库档案类别、题名、地址等内容。迄今为止，我单位已实现以电子目录查档替代传统的手工查阅方式，不断提高了档案的利用率和查准率。
　　首先要主动学习科学文化知识，及时掌握先进的档案管理知识，从而更好地胜任档案管理工作。从以前档案管理工作来看，只需要掌握基础的科学文化知识即可，但是随着时代的发展，档案管理人员也要及时转变观念，尽快更新自身的知识结构，进一步加强学习，不断提升自己的科学文化素质。档案人员要不断地更新知识，不断地创新，应具备丰厚的文化基础知识。在信息时代，一要加强计算机档案管理知识的学习（掌握数据的录入、存贮、刻录加工等工作环节的技能）。二是重视学习最近的档案业务技能（包括档案的扫描、摄影、冲洗、加工、拷贝、还原、存贮、检索等技能）。三是学习先进的档案保管与保护技术（包括档案有害物防治、档案修复、档案消毒知识与技术等），应主动进行学习，逐步提升自身综合业务能力。
　　三、对前来查阅档案的人要热情、真诚、耐心、细致，做到一视同仁
　　来本单位查档的人，通常是由于单位或个人急需解决某件事或问题，因此来本单位查找凭证。他们一般心中非常焦急，希望尽快找到档案，对此查档接待员应提起重视，耐心地给予帮助，将具体的情况问清楚，热情接待，真诚地为他们查找档案资料，解决工作或生活等方面的困难。
　　紧密结合档案部门职能，本着以人为本、服务社会、促进和谐的宗旨，充分发挥窗口作用，主动作为，做好服务。接待查档是一项枯燥、繁琐的工作，查档工作人员必须静下心来，不能怕麻烦，认真倾听，询问时也要保持耐心。工作时可以遇到如下情况，即来人无法将事情具体情况讲清楚，从而增加了查档工作的难度，对此查档工人员要能够提出一些有启发性的问题，结合来人讲述的情况，细致分析，合理进行推断，耐心查找。要认真查阅相关的案卷和文件，避免出现遗漏，帮助档案利用者解决难题。
　　为方便群众查档，还专门编制了《查档指南》，将窗口的工作职责、办事时限、办事程度、办事人员职责职务等进行公开。在查档工作中，必须公平对待每一个人，用自己细心的服务，赢得他们的认可。查档工作人员不能简单地走流程，特别是面对老人或者是缺乏明确线索的情况，不能因为档案难查而心生畏惧，而是要始终保持细心和耐心，理清工作思路，不断提升查档利用工作水平，给予周到的服务，让他们满意。做好以上工作，才能真正反映出工作人员的整体素质，提升档案服务工作水平，准确、快速地为档案利用者提供所需资料。
　　总之，查档利用工作非常繁琐，难度也比较大，尤其是随着档案内容的变化，对档案工作人员的素质与能力提出了更高的要求。因此，为满足当前查档利用工作的需求，作为档案工作人员要努力学习专业知识，不断提高服务能力，同时在实践中不断提高修养素质，只有这样，才能成为一名真正合格的档案工作人员。
　　【参考文献】
　　〔1〕。建昌县档案馆积极做好查档利用工作〔J〕。兰台世界，2015（25）：4。
　　〔2〕张继霞。做好档案接待查阅工作的具体方法浅析〔J〕。黑龙江档案，2013（02）：119。