强化固定资产档案管理提升归档质量

　　【摘要】本文以固定資产清查为背景，针对固定资产档案管理中无档可查、利用率低等问题，指出通过完善资产管理与档案管理制度、重视档案收集和价值鉴别工作、加强档案信息化建设、重视土地等特定资产档案管理、强化对固定资产档案的保密工作以强化固定资产档案管理，提升归档质量和利用价值。
　　【关键词】固定资产；档案；资产清查
　　固定资产是单位正常履职和开展业务活动的物质基础，是国有资产的重要组成部分。随着财政部《关于开展2016年全国行政事业单位国有资产清查工作的通知》（财资〔2016〕2号）等有关规定的贯彻和落实，行政事业单位在全面摸清家底时，也发现固定资产管理的薄弱环节，引发对固定资产档案管理的思考。固定资产档案管理与固定资产管理密不可分，资产档案记录着资产从购置、入库、使用、调拨、报废等生命周期的重要信息。规范的固定资产档案管理有利于单位及时、准确地掌握资产总量、使用及分布情况，实现资产的优化配置，提高资产利用率和安全性，也是相关部门防止国有资产流失、促进保值增值及进行管理决策的重要依据。
　　一、资产清查中暴露的固定资产档案管理问题
　　严格依照国有资产清查文件完成自查、账物核对、现场盘点、数据校核等清查工作，运用实地调查、电话访谈、档案查询、个案面谈等方法，在全面获得了固定资产真实、完整信息的同时，也发现了资产档案管理存在的不少问题。
　　（一）部分固定资产无档可查。据调查，不少单位对资产进行校核时查不到相关档案，对账上有的、清查时没有的资产无法进行追根溯源；零星档案也是分散在会计和文书档案中，很难查到资产流向等信息。对账上没有的、清查时有的资产，也难以确认资产来源、金额、使用情况等，有的仅凭相关人员的口述进行界定，主观性较强。
　　（二）部分固定资产档案不完整、不规范，利用率低。固定资产登记上账时较为粗略、模糊，类别细分不够科学，致使档案资料参考价值降低。比如，台桌类、桌椅类资产数量较为庞大、分类细碎，原始材料上没登记资产规格、型号、尺寸、保管人、使用部门等关键信息，致使部分固定资产无法进行深入清查。尤其是饮水机、屏风等耗损性强，价值较小、移动方便的资产更易去向不明；部分电子类固定资产（譬如：刻录机、办公设备零部件）更新换代快，如不能按规定及时处置，故时间一长，不明去向，此项资产的档案资料无法补充。
　　（三）固定资产档案管理缺乏动态性，资产档案出现断层。部分固定资产使用时间跨度较长（譬如：摄像机，使用年限6年），使用频率高（譬如：安全、检查、监视、报警设备等资产）、使用部门和使用人流动性较大（譬如：台式计算机），对其使用、借还等情况搜集的工作量较大，若未能进行及时跟踪管理，致使相关档案出现空白。
　　二、固定资产档案管理问题分析
　　固定资产档案管理既涉及到资产，又关系到档案，是复合型工作，如果相关负责人不具备较为复合的知识结构和技能，就难以对该部分档案进行严格检查，不易对一些不规范的资产材料进行查漏补缺和重新整理。
　　一是资产管理者档案管理意识相对欠缺。资产管理者不懂档案相关知识，在管理过程中容易漏掉重要文件材料。譬如：资产保管人认为只要是资产一股脑放进仓库里就行，进出仓库的登记不科学，甚至不登记直接入库，这样就无法形成原始材料。资产管理者不能及时根据资产生命周期与资产申购部门、资产使用人、各部门进行沟通交流，致使资产账目登记不全、登记错误等情况出现。
　　二是档案管理者不了解资产管理流程，难以鉴别或补全材料。资产管理员常常把资产资料送到档案管理员手里，因不了解资产管理等相关情况，往往资产管理员送来的算数，无法进行材料鉴别，不利于档案资料的完整齐全。
　　三是资产档案相关制度不健全。多数单位进行资产管理是依据省级部门的资产制度，有的虽然制定了本单位的资产管理规定，但丝毫没提资产档案管理或只是几句带过。相关部门或人员保密工作不到位，尤其是档案管理不善的单位，因无依据可查，资产流失率增加。
　　三、强化固定资产档案管理，提高归档质量
　　因固定资产涉及办公用房、居住用房、车辆、专用设备等广泛范围，且使用年限较长，固定资产档案管理也相对复杂，管理难度比较大。
　　围绕资产生命周期，把资产管理文件从生成到永久保存或销毁看作一个系统，以文件生命周期理论为基础，在档案管理的前端即文件的形成前便进行干预和控制，对中端即处理、鉴定、整理、编目等等具体管理活动及末端文件保存或销毁产生积极影响，提升档案工作的效率，提高档案管理质量。
　　（一）完善固定资产管理等相关制度，促进固定资产档案管理规范、科学。固定资产管理与档案管理相辅相成，相互促进。一是根据国家、省级行政事业单位固定资产管理政策，结合资产管理与清查中的新情况、新问题，建立健全固定资产管理规定，及时制定或修订适合本单位实际、便于操作的固定资产管理细则，使固定资产管理有章可循，利于形成可靠的资产资料。二是建立健全固定资产档案管理制度，确定资产档案的归档范围和保管期限表等内容，确保收集过程有章可循；严格执行归档材料收集标准，主动细致地收集，按照各类档案的分类原则和方法进行分类整理。及时整理不符合要求的材料，补充必要材料，确保归档内容的完整与规范。建立档案收件簿，规范材料装订，以便日后查阅，使档案管理工作逐步走向规范化、科学化轨道。
　　（二）重视档案收集和价值鉴别工作。档案收集是档案管理各项工作的基础，鉴别是保证档案材料归档质量的重要手段。实行动态跟踪管理，在资产购置、验收、入账时做到卡片信息正确、清晰、齐全、规范。严格依据资产流动的实际，对资产账目进行更新、完善，把借用单、转移单、故障维修记录、调拨单、登记入库单、资产清查盈亏表、报废审批单、核对单、处置单等信息作为重要档案资料加以保存确保资产档案的系统性、完整性和规范性。对收集起来的档案进行真伪和价值鉴定，对档案材料范围、完整性、真实性进行鉴别，对材料形成手续进行审查，对鉴别后不符合要求的材料采取退回、留存等方式及时进行处理。尤其是资产清查等重点工作的材料搜集整理工作，作为重要的档案资料。对账上没有、清查时出现的资产另外登记造册，每条资产数据登记完整齐全。将那些原始记录性强、查考价值高、文书处理程序完毕的文件档案化，要确保文件的真实性、完整性、可靠性和长期有效性并且能够证明，使文件可以作为证据和作为档案保存。
　　（三）结合固定资产管理系统，加强档案信息化建设。资产系统以资产卡片为主要形式实现对资产的登记、查询、统计等基本管理，但电子文件的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位，在较长时间内纸质文件和电子文件还会继续并存。按照国家档案局的要求，可根据归档要求导出资产卡片等电子版数据，并与相同版本的纸质文件一同归档，对预算、审批、购置、调剂、维修、出库、报废等相关档案资料进行数字化处理，电子档案相应地自动生成，查阅相当方便，也有效地保存了原件。
　　（四）重视土地等特殊资产档案的管理。譬如，建筑用房、土地等资产历经时间长，应严格遵守档案要求归档立卷，做到每幢建筑物、每宗土地都登记齐全，有档可查、有据可依。另外，照片档案是也资产档案的重要必要补充。积极引导相关部门主动归档，档案人员主动征集相关照片的拍摄、使用等情况，做到归档及时，编目有序、说明齐全，保管良好，便于查看。此外，极少部分的声像材料或重要责任者的口述史料也应归档。
　　（五）强化对固定资产档案的保密工作。按照档案的秘密等级安装防火墙，及时地备份档案信息。从档案提取、整理、数据录入、扫描、校对、装订还原、数据备份都由专人负责，并对每次出入库档案的数量、时间进行详细记载，保证档案扫描过程中的保密性和完整性。档案管理人员等相关工作者要严格遵守职业操守，不能随意透漏相关资产档案信息。
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