医疗设备档案管理现行研究

　　【摘要】当前医疗行业对医疗设备档案的管理重视程度不高，片面地追求经济效益而忽视了对硬件和软件的管理造成了医疗资源的巨大浪费。本文从分析医疗设备档案的形成及建立医疗设备档案的意义入手，阐释了医疗档案存在的问题，分析了医疗档案的建立及改进措施。
　　【关键词】医疗设备；档案管理；分析研究
　　医疗设备是医疗、科研、教学、机构、临床学科工作最基本的要素。医疗设备不断提高是医学科学技术水平进步的基本条件，也是现代化程度的重要标志，医疗设备已成为现代医疗的一个重要领域。随着先进的医疗技术和现代化的医疗设备在医疗诊断、手术治疗、康复服务领域的大量应用，如何科学规范地管理医疗设备使其能更好地运用于临床，提高医院医疗服务水平，已经越来越受到医院的重视。由于医疗设备数量的增加和使用频率的提高，其在管理、维修、保养等方面也出现了各式各样的问题。因此，建立医疗设备档案是医院对设备进行使用、维修等不可缺少的资料，建立医疗设备档案管理制度非常必要。建立健全医疗设备档案管理制度，有利于建立医院信息一体化管理模式，通过多途径、多渠道开发档案信息资源，满足医疗、教学、科研工作的需要，实现档案信息资源在医院现代化发展过程中发挥其应有的作用。
　　一、医疗设备档案的形成及建立医疗设备档案的意义
　　医疗设备档案是医疗使用单位在申购过程与运行过程形成的查阅报备资料，包括申购单、论证报告表、政府采购计划报批表、医疗仪器生产许可证、购销合同、协议书、发票复印件（原件保存在财务档案中）、装箱单、运输单据、安装调试及验收报告、设备安装使用说明、维修手册及其他随机技术资料等。
　　首先，建立医疗设备档案，能为院领导和专家的论证及设备的引进提供有力的证据，为同类设备的更新换代提供参考。由于一台先进的医疗设备功能多样、价格不菲，在引进时领导和专家将会进行详细的论证，包括设备的临床使用价值、资金的投入、创造的经济和社会效益等。而建立医疗设备档案，就能为此方面工作提供参考。
　　其次，建立医疗设备档案是设备维修、检修和管理的必备条件。机器设备在运转和使用过程中，由于一些零部件的磨损、腐蚀和松动，将会影响设备的精度、性能和工作效率，这就必须维护和检修，要维护和检修，设备档案是必备的条件，它能为设备的使用和维修、保养提供依据。从而缩短停机时间，减少维修费用，降低医疗设备对人体的伤害，减少设备事故隐患的发生率。
　　再次，利用设备保修期和维修期的区别，避免不必要的支出。我院2011年6月，从上海某医疗器械公司采购一批恒温箱，运行一直很好。但在2015年7月，有两个恒温箱内部出现用电线路短路问题，与生产厂家取得了联系，让其进行维修，但他们回复说，已过了保修期，上门修可以，但必须支付维修费用。我们从档案室调出设备的购销合同，保修期为5年，此时，生产厂家哑口无言，答应免费维修，如修不好将免费更换新品。
　　二、医疗设备档案管理现存在的问题
　　（一）医疗设备档案信息量少。医疗设备档案主要包括购买合同、发票、使用手册、供货评价等材料，信息量相对较小，在工作中的实用性不高，难以全面地评价和衡量设备的效能，因此，医疗设备档案在利用时，只能提供比较浅显的医疗设备信息，不能综合地提供全面信息。
　　（二）医疗设备档案管理比较分散。医院对设备的管理上没有行成一套综合的管理体制，各个部门各自为战。如：诊室负责购买申请、业务部门负责申报、办公室负责联系、档案室负责档案材料归档；医疗设备档案的管理分散，易造成档案材料的损坏，并且易破壞档案的完整性。
　　（三）医疗设备档案管理方法落后。目前医疗设备档案的管理工作仅限于对纸质材料的建立和归档上。还没有完全地形成电子信息档案，档案室的电脑仅限于局部的打印档案目录，无法全面地对设备信息进行查询、检索、筛选、排序、分类、汇总等，信息化水平比较低，只能靠人工工作，造成人力资源的浪费。
　　三、建立医疗设备档案的几点思考
　　医疗设备档案的建立工作，主要由医疗设备科、医疗仪器使用科、档案室等部门共同验收该仪器设备，档案室人员参与部门设备开箱验收，将随机设备资料收集并经过整理后，再提供或将设备技术操作说明书复印件借出借用，设备安装、调试阶段，应抓住这一时机随时收集资料，做好设备使用运转记录，了解各阶段、各部门设备形成的规律，根据归档范围，有目的地进行收集，通过分类收集，将收集来的资料逐一进行分类、整理，将散失的材料收集齐全，以备后用。报废设备，应有严格的报废申请书，经有关部门鉴定后方能作报废处理工作。
　　四、加强医疗设备档案管理的具体几点措施
　　加强医疗设备档案管理是一个复杂的系统工程，它涉及计算机、网络安全、数据信息处理、信息发布和规范等。因此，要加大资金的投入力度，保障档案管理所必须的软、硬件配套设施，建立标准化、规范化档案管理体系，满足医院文档和业务流程管理的需要。医疗设备档案的特点及其在医院管理中的重要地位，要求我们高度重视医疗设备的科学管理，使之实现制度化、规范化。
　　（一）要明确应当归入档案管理范围。对于三级以上医院，我院规定凡在2000元以上各种进口和国产的精密、贵重、稀缺仪器设备，都必须建立设备档案。我们根据医疗设备档案管理要求，结合医院实际，明确了医疗设备档案的归档内容由两个部分组成：医疗设备申购过程中形成的管理性文件和医疗设备运行过程中积累的文件。这些资料一般按年度归入设备档案。随着设备从申购到安装使用，其相应的材料由设备管理人员做好档案的收集整理工作，再移交医院档案室。同时将有关资料复印下发有关使用科室，让使用科室的操作者建立使用过程中的档案。
　　（二）严格医疗设备档案的查、借阅制度。由于医疗设备具有动态性，在日常工作中医疗设备的查阅是比较频繁的，就需要严格查、借阅制度。借阅应履行相应的登记和签字手续。借阅人员对医疗设备档案应妥善保管，不准随意勾划或拆散。设备档案的原件一律不外借，如因特殊需要必须外借使用时，应经设备科领导同意，办理借阅手续，借出的档案材料，借阅人要妥善保管，不得毁坏和遗失，如期归还，如有损坏、遗失，由借阅人员负责。
　　（三）建立健全归档制度。上述管理范围的仪器设备，在其选购、安装、调试、运行、管理、维修、报废等全过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机技术资料，均应归档保存。特大型的设备还包括招标的有关材料、卫生资源配置许可的有关资料。享受国家免税政策的进口设备，还有海关免税证明、质量保证书、报关单、外贸合同、发票、商检报告等。运行过程中形成的档案主要包括设备的使用情况记录、操作规程、维修保养情况记录、医疗仪器设备档案卡、使用率和完好率记录、每年的经济效益分析、最终的报废表等。这些资料一般每半年归入设备档案。
　　医院成立由院负责人直接领导的档案管理小组，实行院办、各诊室、设备使用人员负责的三级管理制度，定期召开联络会议，明确档案归档目标，修订和完善医院档案管理制度和档案室人员管理职责。将设备档案管理工作列为医院目标管理责任制的一部分，纳入院科室目标考核，明确设备操作者在负责设备的日常维护保养，同时做好日常设备记录，每天使用后，要将使用情况做好记录，每半年将整理好的记录上报给设备科负责人，经核查后交档案室存档，在全院形成一个有效的内部管理局域网络。
　　因此，医疗设备档案管理工作是医院档案管理乃至医院正规化管理工作的重要组成部分。医院必须加强对医疗设备档案的管理，同时设备管理和设备使用人员也要充分利用发挥档案的作用，维护设备的第一手信息数据，及时更新设备档案使用数据。积极主动、周到地保证档案资料的有效完整，为促进医疗设备的正常进行，发挥医院医疗设备的最大效能，对医疗技术的提高将起到促进作用。设备投资得到良好的效益，促进医院飞速发展建设，为社会提供优质高效的医疗服务。
　　【参考文献】
　　〔1〕任越。档案文化研究的悖论及其消解之道。档案学研究，2016（01）。
　　〔2〕江东。科研事业单位人事档案创新管理。博览群书，2015（12）。