人性的弱点在秘书合作谈判中的运用

　　唐鑫宇牛庆国
　　【摘要】现代社会中商务谈判作为组织之间交往合作的一类外部公关活动愈发频繁，秘书人员的作用也愈发重要。结合《人性的弱点》中人际交往原则，以奥康与健乐士公司之间的合作谈判为例，对谈判前的准备、谈判过程中氛围的营造及面对谈判僵局时的对策加以分析，为现代秘书人员谈判技能的提升提供经验和借鉴。
　　【关键词】秘书；人性的弱点；合作谈判
　　在经济全球化的大背景下，为了组织之间能够更好地进行各种合作交流，商务谈判已经成为一类日常性的公务活动，谈判事务也成了现代秘书工作中的常规业务。作为领导的参谋和助手，秘书经常需要组织或跟随领导参与谈判活动，不仅要在谈判活动中为领导提供服务，承担谈判的具体事务，而且有时候要作为本方主要代表直接参加到谈判过程中。在卡耐基先生《人性的弱点》一书中，一些原则和技巧可以灵活运用于商务谈判活动中，有利于我们更容易达成预设的谈判目标，提高谈判成功率。为了更直观地表现《人性的弱点》在实际生活中的运用，我们选取了谈判学中一则较为经典的合作谈判案例进行分析：2003年，浙江奥康集团与意大利健乐士公司就产品在中国国内的推广销售进行了一次成功的合作谈判。通过此次合作，健乐士公司借奥康集团在国内推广了品牌，而奥康集团也借健乐士公司逐步走向国际市场。
　　一、谈判前的充分准备
　　养成良好的工作习惯，这是卡耐基提出来的一个工作原则。在谈判前双方都要进行大量的准备工作，谋定而后动，知止而有得。谈判信息准确充分是谈判成功的基础，谈判目标的确立是取得对本方有利的关键。
　　以健乐士公司为例，早在2002年初，健乐士总裁波莱加托先生就开始了对亚洲市场的调研工作，在大量的考察之后，他们选择了中国。之后，他们又花费大量时间对中国市场进行调研，为最终的谈判进行了周密细致的信息收集工作。这部分主要是由秘书人员和其他市场调研人员共同完成的，所收集的信息包括对方公司的基本情况、信誉度、谈判人员的基本信息以及对方公司的竞争力大小等等，力求做到知己知彼，百战不殆。还需注意的是，秘书人员在收集对方资料的同时，对资料进行一定程度的整合归纳，就手上现有资料对谈判做出一个基础判断，排列出几家公司的合作可能性并给出理由，节省领导自己查看资料的时间，做好参谋工作。
　　人类本质里最深层的驱动力就是希望具有重要性。奥康集团只是健乐士的几个选择之一，可以说合作的机会很小。尽管如此，波莱加托先生还是能将几十页的谈判框架、合作条款熟练背出，表示了他的合作诚意和对奥康的尊重。让合作方感到自己重要，这也是《人性的弱点》中的交际原则之一。作为秘书需要做到的是比领导更熟悉谈判内容、己方目标及对方需求，不论双方的合作可能性大或小，都需要认真进行谈判准备，不放过一丝细节，争取己方利益最大化。做到在领导有所遗漏时及时进行补充说明，时刻提醒领导己方主要目标，不被对方模糊谈判焦点带偏谈判方向。
　　再看奥康集团方面对于与健乐士公司的合作谈判又是如何准备的呢？其实，奥康方面也对健乐士在中国即将展开的项目进行了调研，也清楚项目竞争压力很大，合作的可能性比较小。但是，人不是因为没有信心而跌倒，而是因为不能把信念化成行动，并且不顾一切地坚持到底。他们并没有因此怠慢了这次谈判，反而愈加用心地准备，制定了周密贴心的接待服务，成立了专门的接待班子。其中秘书人员起到的作用至关重要，不论是接机时的献花、谈判时间地点的安排选择、还是入住的酒店预订，整个谈判流程都是秘书人员在研究了波莱加托先生一行人的喜好和习惯之后精心策划的，由于客户是意大利人，在生活饮食习惯上还要注意宗教问题，这一点是要特别注意的。
　　在整个接待过程中，奥康集团接待班子的一些准备和策划体现了《人性的弱点》一书中第三篇如何使人喜欢你的几个原则：真诚地关心别人、保持微笑、记住他人姓名、迎合他人的兴趣，最终使得对方一直很满意。奥康集团通过一系列服务给对方留下一个良好的可靠而且值得信任的印象，当所面对的是一些不太重要的观点与行为时，假如我们喜欢某个人，即使他（她）在明显地试图影响我们，或者明显地为了从中获利，我们仍然会接受他（她）的影响。因此为合作谈判的成功奠定了基础。
　　二、创造良好的谈判气氛
　　正式的商务谈判从其开局到最后签订协议完成谈判，会经历一个漫长的过程。而从一开始就创造出一个良好的谈判氛围，会使得己方更容易地达到预期谈判目标。秘书在开局前需要和领导沟通，在對整个谈判过程、走向作出预判、设想，从谈判伊始就采取策略，给谈判双方进行良好沟通搭建桥梁，在整个谈判过程中维系双方友好氛围。
　　让对方开口说是，让对方从一开始就朝着肯定的方向作出反应，这对谈判结果的导向有很大的影响。这是《人性的弱点》教会我们如何赢得他人的赞同，当你一步步取得对方的赞同时，谈判的天平就已经向己方倾斜了。从谈判伊始，奥康秉持着求同存异的原则，努力寻找与健乐士的共同点。通过对双方共同点的交流中，逐步消除了谈判的对抗氛围，营造了一种和谐的谈判氛围。不仅如此，奥康在黄浦江上包下豪华游轮宴请健乐士公司一行人，也为良好谈判氛围的营造贡献了力量，平衡了谈判双方的实力。
　　群体的想象力特别易于被形象产生的印象所左右，这些形象不一定随时都有，但是可以利用一些词语或套话，巧妙地把它们激活。经过艺术化处理之后，它们毫无疑问有神奇的力量。语言的力量是神奇的，当我们要说服他人时，秘书要学会巧妙地给人戴高帽，这也是卡耐基教给我们的一项交际原则。和现在网络上流行的商业互吹意义相似，但要注意的是吹捧对方绝对不能毫无原则底线，而是要基于一定事实基础之上。注意适度原则，不盲从因袭，才不致令人生厌。
　　三、妥善处理谈判僵局
　　谈判进入磋商阶段后，谈判双方往往会因为某些协议久久不能达成共识，从而陷入谈判僵局。如何迅速妥善地处理僵局，是秘书人员必须学会的技能。在僵局形成之后必须立刻对其产生原因加以分析研究，结合双方态度及协商的具体内容作出准确的形势判断，给领导提供至少两个解决方案，使得双方谈判得以继续。
　　在奥康与健乐士的谈判过程中也同样产生过僵局，在关于日后出现争端以哪国法律为准绳这个问题上，由于双方对对方国家的法律都一无所知，都希望以本国法律作为依据，所以两方在这个问题上始终僵持不下。眼看谈判即将走向破裂，最终双方为了以后长远的利益，互相都作出了适当的让步，选择以第三方法律（英国）作为最终的依据，从而解决了问题，化解了谈判僵局。
　　别将自己的意见强加于人善于从他人角度考虑问题，这是《人性的弱点》中的两大原则，秘书在处理谈判僵局时要始终牢牢把握住这两大原则，避免谈判破裂，使得之前的所有努力白白浪费。所以，磋商过程中的妥协让步环节必不可少，但是秉持着己方利益最大化原则，秘书在撰写应对僵局的方案时不能做无谓的让步，尽力为己方争取谈判优势。切忌盲目让步，引起失误，反而得不偿失。
　　合作谈判仅仅是商务谈判中的一个类别，随着组织之间合作竞争的频繁，秘书应该学习更多的谈判理论知识，培养自身的谈判素养。在学习了卡耐基《人性的弱点》中一些简单适用的人际交往准则和工作技巧之后，一些问题就会被有效地规避。
　　经验几乎是唯一能够让真理在群众中牢固生根、让过于危险的幻想归于破灭的有效手段。在秘书工作中，只有在每次的实际谈判工作中应用《人性的弱点》中的各项交际原则，不断地积累经验，才能更好地融会贯通，将书中学到的理论知识应用于实际工作上，增强自身竞争力，适应社会对秘书人员越来越高的要求。
　　【基金项目：本文为2017年度大学生实践创新训练计划省级指导项目阶段性成果之一，名称：卡耐基《人性的弱点》对提升秘书职场生存能力的启示，项目编号：201710333054X〕】
　　【参考文献】
　　〔1〕戴尔卡耐基。人性的弱点〔M〕。北京：中国发展出版社，2008：145，282。
　　〔2〕阿伦森著。邢占军译。社会性动物（第九版）〔M〕。上海：华东师范大学出版社，2007（60）。
　　〔3〕古斯塔夫勒庞著。冯克利译。乌合之众大众心理研究〔M〕。桂林：广西师范大学出版社，2015：155，165。