浅谈热电厂办公室文秘和档案管理的紧密联系

　　【摘要】随着公司的快速发展，热电厂改、扩建项目也随之增加，档案的形成也就逐渐增多，因此，办公室文秘日常工作的重要材料也在随之变化，只有将文秘与档案管理工作有效地结合，才能快速提高两者的工作效率。本文主要对文秘与档案管理的联系性进行分析和探讨，以提高文秘工作及档案管理工作的完整性和效率。
　　【关键词】办公室文秘；档案管理；紧密性
　　文秘工作是以为热电厂领导机关工作运转和领导者决策服务为宗旨，在文件、会议、办事等方面所从事的辅助性、参谋性、事务性工作。文秘工作既不同于领导工作，又不同于其它专业的工作，对于文秘工作者而言，需要对自身的政治立场进行明确，掌握档案、公文写作等技能，才能更好地应对文秘工作。由此，档案管理和文秘工作具有较大的交叉性，因此从事两方面工作人员需要进行适当沟通和交流，文秘工作产生公文，档案管理将其作为依据。通过这两项工作有效结合，能够快速提升文秘工作效率和档案管理的有效性。
　　一、热电厂档案管理工作是文秘工作的基础
　　炼化企业自备电厂办公室工作是围绕机关、单位的基本职责任务，上情下达，抓好本厂行政管理、党建和精神文明建设。为保证领导工作和政务工作的正常进行，做好公文处理、会议服务、信息发布、文字综合、督促检查等工作，提供必要的办公条件、内部保卫、车辆、生活福利等多项后勤保障工作。同时也是该厂信息收集、整理和档案利用中心，厂内各方面的信息都需要办公室进行汇集，而档案就是通过对这些进行收集、分类、归档，为以后档案的利用奠定基础。可见，档案工作为文秘人员工作的延伸打下了坚实的基础，厂党政、经营、安全、生产、设备等都会形成很多有价值的信息记录，就是这些日常形成的记录，最后都以档案的形式进行了保存，这也是档案管理的重要组成部分。厂文秘人员需要对一些文件、会议材料等资料进行鉴定、整理、收集和编目。因此可以将整个档案管理过程视为文秘工作的基础延伸，两者都是为热电厂安全生产经营提供有价值信息服务的。
　　二、办公室文秘工作是档案管理有价值的保障
　　新時代下，文秘及档案管理面临很多挑战，如何将二者进行有效结合已经成为人们研究的主要问题。文秘工作历来都是从属于一个领导机构的，它的活动内容主要是围绕着领导机关和决策者，为保证工作顺利开展而提供方便条件的，在实际工作中，文秘及其他工作人员需要为领导思维、决策提供信息、提供方案，做好决策前的准备工作等。办公室主要负责对全厂各单位进行服务和协调，以厂或者以厂领导的名义发出一些公文都需要经过办公室审核和签章。对上下级部门文件的下发、传递等都需要经过文秘登记和管理。而且厂领导在活动中的文件、资料等重要会议所形成的都需要交到办公室统一管理，可见，办公室是一个重要的档案管理部门。办公室中大量的文件处理成为该厂档案管理的主体，全厂所有的文件需要文秘人员来进行分类和归档，进而形成档案。所以文秘人员对这些文件的性质、职能等都是非常清楚的，日积月累，久而久之，热电厂文件越来越多，因此文秘人员工作的质量直接会影响着文书档案的质量。办公室文秘人员必须具备日常档案管理知识和技能，这样热电厂档案管理质量才能得到保障。
　　三、文秘工作为档案管理质量奠定基础
　　文秘与档案工作在业务上有着密切联系，所以单位不设置专职档案人员，由文秘人员兼顾，又要保证质量。厂档案管理工作是通过办公室文秘日常基础性工作形成的，办公室文秘工作需要为该厂的重大发展和决策起草文件，为全厂管理制度的完善提供一些辅助作用，所以这些工作都需要查阅和利用相应的档案，从热电厂设备、生产等各专业档案角度来看，主要结合办公室文秘等对档案利用率较高的管理者意见，这样才能够把握好档案管理的发展方向，更好地满足档案需求人员的要求，体现该厂档案管理人员的特色。而这些服务就是需要文秘工作中日常对信息资源的收集、分析为可靠依据，因此文秘工作为档案质量价值奠定了重要基础作用。
　　四、文秘工作和档案管理有效结合的对策
　　（一）规范文件格式和文书归档内容。文秘工作人员在对文件起草的时候要规范、谨慎，严格按照公司公文管理办法格式进行调整和编写，保证文件的规范性，细节上如字体大小、版面是文秘和档案工作的重要标记，并做好每一份文件的起草和完成的时间，文书格式规范化管理的实现可以有助于提高档案管理的质量。
　　（二）文档一体化可提高工作效率。办公室自动化应用将带给秘书便利，如档案查询，厂内部有大量档案以及各类文件等，利用电子软件把这些档案进行分类，可以准确无误地查找到所需的文件，大量缩短查询时间，提高工作效率，对会议前准备可以利用办公软件，提前查询前期资料搜集借助打印复印等自动化手段，更加便捷地完成工作，避免发生需要开会但没有会议室的情况，会议记录也可以借助办公软件，方便编辑和修改，这些都能够提高秘书的工作效率。
　　五、结束语
　　档案管理是文秘工作的基础，在企业占至关重要的地位；也是文秘工作的延伸，对于企业长期发展有着一定的促进作用，与日常管理内容密切相关，归档是文秘工作的基础，但是文秘工作与档案本身具有联系性，加强文秘归纳汇总工作，为后续档案工作奠定基础，总之，二者紧密联系，并且有效地结合和运用，在今后工作中更好地进行配合，不断完善文秘和档案管理的融合发展。
　　【参考文献】
　　〔1〕杨海燕。浅谈油田企业电子文件归档管理〔J〕。办公室业务，2014（12）。
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