掌握后就没有搞不定的数据

　　Excel是最广泛的数据处理工具之一，数据处理包括数据输入、数据加工和数据输出3个密不可分的环节，如果日常数据输入环节的效率都很低，那么再强大的工具也没有用。
　　数据是多种多样的，有数值型数据，如销售量；有文本型数据，如产品名称；有日期和时间型数据，如业务产生的时间等，如下图所示。
　　在Excel中输入数据时可能会遇到各种问题，如身份证号码显示不全、特殊字符的输入等，今天我们主要与大家分享如何快速准确地输入数据。
　　1：hr身份证号码显示不全
　　除常规数据外，还有一些比较特殊的数据，如身份证号码，大家在输入身份证号码时，是不是都会遇到下面的问题呢？
　　明明输入的是这样的：
　　按【Enter】键后却是这样的：
　　在该数据上双击后，是这样的：
　　怎么解决呢？其实很简单，在输入身份证号码之前，先输入一个英文单引号。
　　然后按【Enter】键：
　　这样就没问题了，只是单元格的左上角有点特别。这是因为Excel中默认数字显示11位，如果超过11位，就会显示为科学记数法，如4。1E17，如果超过15位，15位后的数字就会显示为0，如411111201903032000。这就是上面例子出现意外的原因，而解决方法就是将数值型数据转换为字符型数据。例如，在输入数字前，先输入一个英文单引号，如411111201903032359。并且，默认情况下，数字会右对齐，而字符会左对齐。
　　2：hr输入特殊字符
　　在单元格中输入键盘上没有的符号，如在B5单元格的文字前输入小节符，具体操作步骤如下。
　　步骤01把光标定位在文字的最前面，选择【插入】选项卡，在功能区中选择【符号】组中的【符号】选项。
　　步骤02在弹出的【符号】对话框中选择【符号】选项卡，找到需要的小节符号，如下图所示。单击【插入】按钮，即可把插入编辑区光标所在位置。
　　提示：在插入特殊字符前记得先把光标定位在要插入的位置。
　　3：hr输入多个0的方法
　　有时要输入的数据非常大，如1200000，后面有好多0，特别容易输错，这时用下面的方法，可以快速输入。
　　先数一下数据共有5个0，在单元格中输入【125】，按【Enter】键即可。最后的数字5就表示末尾有5个0，前面用两个分隔。这时显示数据为1。20E06，这是因为Excel对比较大的数自动按科学记数法的格式显示，可以通过将单元格的数据格式设置为【常规】，即可显示为1200000。
　　4：hr只允许输入某范围内的数据
　　工作表中有些数据的取值范围非常明显，如学生成绩表中的成绩范围在0100之间。可以利用数据验证功能保证输入的成绩都是有效的，关键是它可以在输入数据前进行有效提醒，而不是输入错误数据后再提醒，这样可以大大提高输入效率，具体操作步骤如下。
　　步骤01选中C2：E6单元格区域，选择【数据】选项卡，在【数据工具】组中单击【数据验证】下拉按钮，选择【数据验证】选项，如下图所示。
　　步骤02弹出【数据验证】对话框，在【设置】选项卡中，设置【允许】为【小数】、【数据】为【介于】，在【最小值】参数框中输入【0】、【最大值】参数框中输入【100】，如下图所示。
　　步骤03在【输入信息】选项卡中，在【标题】文本框中输入【数据范围】，【输入信息】文本框中输入【0100的实数】，如下图所示。
　　步骤04在【出错警告】选项卡中，在【标题】文本框中输入【输入错误】，【错误信息】文本框中输入【数据范围为0100的实数。】，单击【确定】按钮，如下图所示。
　　步骤05单击C2：E6单元格区域中的任一单元格，系统会显示设置的输入信息，提醒用户输入数据的范围。如果数据输入错误，系统自动显示设置的出错警告，提示需要重新输入正确数据。
　　提示：如果输入信息提示框挡住了输入数据的单元格，可以把它拖动到不影响输入的区域。在【数据验证】对话框的【设置】选项卡中，【允许】下拉列表中还有一些常用数据有效性设置，如整数日期文本长度序列等，甚至数据范围中可以用函数作为参数，该功能有非常实际的管理意义。
　　5：hr防止输入重复数据
　　在学生成绩表中，学号具有唯一性。此外，还有身份证号、物资编号、快递单号等都是没有重复数据的，同样可以通过设置数据验证防止输入重复数据，具体操作步骤如下。
　　步骤01选中A2：A11单元格区域，选择【数据】选项卡，在【数据工具】组中单击【数据验证】下拉按钮，选择【数据验证】选项。
　　步骤02在【设置】选项卡中，设置【允许】为【自定义】，在【公式】参数框中输入【countif（A：A，A2）1】，即在A列中A2单元格的值只能有一个，A列后省略了行号，如下图所示。
　　步骤03在【出错警告】选项卡中，在【标题】文本框中输入【输入错误】，【错误信息】文本框中输入【学号不能重复！】，单击【确定】按钮。
　　步骤04单击A7单元格，如果输入的数据与之前的数据重复，系统自动显示设置的出错警告，提示需要重新输入正确数据。
　　提示：countif函数中的数据范围A：A表示A列中的所有数据。
　　由于Excel的运算精度是15位，而身份证号码是18位文本型数据，countif函数会将身份证号码第16位后的不同数字误作为相同的数字进行判断，从而造成数据验证设置错误。这时需要用到sumproduct函数，公式为sumproduct（N（A：AA2））1。
　　6：hr防止分数变成日期
　　在单元格中输入分数15，按【Enter】键后变成了日期1月5日！这与系统的默认设置有关，输入数据前要把单元格格式设置为分数。将单元格格式设置为分数的方法有以下4种。
　　（1）选择单元格区域，按【Ctrl1】组合键，弹出【设置单元格格式】对话框，在【数字】选项卡的【分类】列表框中选择【分数】选项，在【类型】列表框中选择其中一种格式，单击【确定】按钮，如下图所示。
　　（2）在输入的分数前加（半角的单引号）。
　　（3）在输入的分数前加0（数字0和一个空格）。
　　（4）把单元格格式设置为文本格式。
　　提示：这种情况不能输入数据后再设置成分数格式。
　　这些小技巧，你都了解了吗？