高职院校档案管理工作创新与优化研究

　　摘要：当前，档案对于我国高职院校的发展具有极其重要的作用，如何与时俱进，提高高职院校档案管理水平，是我们要重视的一个问题。当前，高职院校档案管理的问题还很不完善，因此，我们要大力改革和创新高职院校的档案管理工作，改善档案管理的服务功能。
　　关键词：高职院校；档案管理；制度；信息化
　　高校档案是学校教学、科研与管理的最原始文档，记录着各种文字、图表和影像资料，承载着学校发展的历史，是人类社会宝贵的信息资源，是传承大学文化和精神的重要载体，既可以借鉴档案中留存的经验，又可以从中吸取教训。因此，我们要高度重视高职院校档案管理工作，认真做好高职院校档案管理工作。
　　一、高职院校档案管理的主要问题
　　（一）学籍档案管理过程不规范
　　高职院校很多建设历史不悠久，有很多是近年来新建的或者是由中职学校升格而来，没有深厚的功底和管理经验，因此，高职学校的档案管理的理念和工作方式还停留在从前，较为落后，学籍档案的管理过程还不是很规范。造成上述问题的主要原因有以下几点：第一，近年来我国对高职教育越来越重视，随着高职教育的快速发展，越来越多的高职院校是由几所中专合并或者是由原有中职学校升格的方式建立起来，这就使得档案管理出现难以统一规范管理的现象，问就更不用说实现档案的服务功能了；第二，高职院校有多种学制、多种形式、不同学历层次的学生，无论是学生数量还是学生的质量都不一致，并且学生的流动性比较大，这就给高职院校的档案管理带来了困难，学生的学籍档案不能与实际情况相吻合，反映不出学生的异常变动，学生信息不均衡，造成学籍档案信息不完整，大大降低了档案的真实性，同时也失去了参考价值；〔1〕最后，我国高职院校的档案大部分还不能实现统一管理，学籍类档案的管理者由于缺乏必要的档案管理相关业务常识和基本技能，结果导致学籍管理的质量十分差，不利于高职院校的档案管理工作。
　　（二）学籍档案信息不完整
　　根据有关规定，高校学生的学籍类档案应由高考到高职毕业之间的所有学习记录，这是学生学习生涯中的重要组成部分，是个人档案的主要职责部分，不能与其他档案分离。学籍档案管理不仅仅是反映高职院校教学的真实记录，也是学生的重要人生记载，所以，学生档案管理对学校和学生都有十分重要的意义。但是，当前我国高职院校的学籍档案管理与普通高校相比，还缺乏行之有效的档案管理标准，致使学生在学校期间的信息不完整、档案收集范围不规范，对学生入学前档案的不重视，有的甚至就没有建立学籍档案，并未对学生做出解释，结果毕业时高职院校仅仅给学生提供所需的学生成绩单或简单的鉴定表，这就严重影响了学校的声誉与个人的发展。
　　（三）档案管理的信息化建设滞后
　　当前，随着社会信息化发展迅猛，越来越多的信息化产品与模式不断普及人们的生活，使得人们的生活发生翻天覆地的变化，新兴的网络技术得到普及，甚至逐渐取代了以往的工作方式。但是，在高职档案管理工作中，还没有实现信息化管理。由于高职档案管理高职的理念和工作方式十分陈旧，这就造成档案利用效率低下。并且，由于没有做好档案管理的宣传教育，学生和老师的档案意识不高，不了解档案的意义。结果到了用档案的时候，学生不知所措，花费大量时间与精力，耽误了自己的前途。
　　（四）档案工作者综合水平不高
　　高职院校目前的档案管理工作者的素质都不是很高，大多数人员还停留在以往的收集、整理、查找阶段，缺乏档案现代化管理应该具备的知识和技能，大部分还是兼职人员，档案工作者的社会地位不高，缺少参加重大会议、外出调研、交流活动的机会，档案业务能力难以得到有效的锻炼提升。
　　二、改革创新高职院校档案管理的几点建议
　　（一）改善档案管理工作环境
　　首先，提高档案管理的重视程度。学校领导层要以积极的态度来对待高职院校的档案管理工作，不断提高档案管理的工作，逐渐加大政策、经费、物资、人力等方面的投入，给予档案管理工作者更多人文关怀和培养，全面提升档案管理和档案工作者的社会影响力，为档案管理服务功能创造较为有利的环境。
　　其次，健全管理机制体制。为了使档案管理工作标准化与规范化，需要不断完善、健全相应的机制来保障档案工作的有效落实执行。
　　再次，加强档案知识普及宣传。档案的宣传要紧紧围绕学校的中心工作，增强服务理念的宣传，有效加强对档案工作的宣传，提高档案管理工作的地位，加强对档案管理工作的宣传教育，以便加强人们的档案意识。
　　（二）加强专兼结合队伍建设
　　首先，提高专职管理人员素质。高职院校提升档案管理水平关键是不断提高专职人员的综合素质，不断满足档案工作发展的需求。高职教育的迅速发展，给档案管理带来了巨大挑战，专职档案员应该不断提升综合素质，全面掌握管理的工作技能，更好地为师生、学校服务。〔2〕专职档案员还应该掌握档案事业发展的动态，积极参与培训、交流会议，借鉴先进的管理理念，掌握一定的现代化办公技术，并借助互联网拓展服务范围，提高人际交往能力，培养和提高信息分析能力，不断改进服务方式，提升服务水平，提升职业道德，维护档案权威。
　　其次，提升管理队伍综合素质。火车跑得快，全靠车头带，要培养综合素质较高的档案管理的负责人，对档案管理业务了如指掌。因此，高职院校应当大力引进档案管理专业技术人才，开辟档案干部上升渠道，鼓励档案管理人员学习新知识，锻炼其业务素质和综合工作能力，不断提升档案管理工作队伍的综合素质。
　　参考文献：
　　〔1〕孙菲。高职院校档案管理工作的探索与实践〔J〕。武汉船舶职业技术学院学报，2013（06）。
　　〔2〕黄梦华。如何提升高职院校档案管理工作的服务能力和水平〔J〕。漯河职业技术学院学报，2013（03）。