企业公文审核精益管理之我见

　　【摘要】在公文审核过程中，时常发现一些这样那样的问题。归纳起来，主要集中在以下几个方面：公文格式不规范、标点符号用法不規范、数字用法不规范、序次语不规范、不遵守行文规则、引文不规范、文字表述不规范等等。为有效应对和处置各类公文，需要改变以往被动式的应对工作，开展主动式的精益管理，创新公文管理理念，建设公文精益管理体系，以高效的体系运转来提高公文管理水平。办公室近几年在公文精益管理方面做了许多有益的探索，本人结合工作实践，就如何做好公文审核的精益管理谈几点体会。
　　【关键词】公文；审核；精益管理
　　公文审核是公文处理的重要环节，是文稿送交单位负责人签发前的关键性程序。它前承拟稿环节，后启签发流程，在整个公文处理过程中有着十分重要的地位，直接影响着公文的质量。
　　公文文稿的审核工作一般由办公室经验丰富、水平较高的文字秘书负责，主要对文稿内容、政策界限、事实数据、实施举措、决策意图、条理结构、文字表达、行文程序、公文格式等方面进行全面的审核。公文审核是公文起草工作的延续，是对公文的进一步完善，是确保公文质量的关键环节，是一项非常严谨细致的工作。对公文审核的精益管理主要从以下几方面入手。
　　一、审核政策界限是否清晰
　　公文作为传达政令的工具，其本身具有强烈的政策色彩，这就要求公文审核人员要把讲政治放在首位，不断强化政治观念和政策意识，把好政策关。政策界限的审核主要看公文所反映和体现的基本立场、观点，所提出的意见、措施、办法和要求以及所得出的结论，是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律法规，是否符合上级机关的指示精神；同现行有关规定是否衔接，有无矛盾之处。文稿中的内容有无政策界限不清，或把政策界限规定得过死、过宽的情况；有没有党政不分、内外不分的问题。对于因情况变化需要对原有政策作出变更或提出新的政策规定的，是否与有关部门协商沟通。文稿中的观点、提法是否正确，提出的工作意见、要求、措施和办法是否切实可行，有无主观武断或者片面的、绝对化的问题。文稿中所下的结论是否恰当，理由是否充足，收文机关是否能够接受。
　　如果公文内容与法律、法规和政策不一致，审核人员应提请起草单位（部门）弄清情况，根据法律、法规和政策会同有关部门修改完善。特别是对规范性文件，要本着成熟一个出台一个，不成熟的，坚决不呈批或发文，以免引起不必要的混乱。
　　二、审核决策意图是否明确
　　决策既是集思广益的结果，又是领导集体智慧的体现。从行政决策和行政执行方面看，领导意图就是今后单位发展的大政方针。因此，公文文稿所承载的决策内容，一定程度上就是领导意图的体现，也是制发文件的出发点和落脚点。对决策意图的审核就是要保证公文观点明确体现领导意图，保证公文承载的内容与领导集体和领导者思路的一致性。
　　决策意图的审核主要把握两个方面：一是要结合决策会议的记录或者会议纪要，结合领导人的表述，力求使领导决策精神在公文文稿中得以充分展现。二是要审核公文的引文和引言部分，保证领导的决策表述原汁原味、不差分毫。
　　三、审核实施措施是否可行
　　实施措施是公文的主体所在，也是公文审核的着力点之一。实施措施的审核主要看公文所列措施内容是否切实可行，各种措施的依据是否真实充分；各种措施之间是否符合逻辑，各种概念是否恰当准确；各种措施或具体事项由哪个部门执行，谁是负责人，怎样执行，有怎样的期限和要求以及对这些具体要求交代得是否明确，是否会出现相互推诿扯皮的现象。有了周详恰当、切实可行、具体明确的实施措施，便于公文的运行和贯彻执行，防止公文成一纸空文。
　　四、审核结构条理是否清晰
　　公文的实用性相当强，印发公文的目的就是明确收文单位在阅读完公文后，知道干什么，怎么干，什么标准。这就要求公文的表述一定要清晰明了。因此，结构与条理在公文中的重要性尤为突出，也是公文审核的环节之一。
　　结构条理的审核主要看公文的层次是否清晰，条理是否清楚，中心是否明确，重点是否突出。公文一般采用凭析断的结构，凭是公文的目的，常用为了依据遵照等词语，表述清楚行文的根据和目的；析是公文的主体，具体安排任务，部署工作，是公文的核心部分，占有比较大的篇幅；断是在公文最后提出的希望和要求，起强调作用。这样的结构布局已经成为了固定的式样，较为周密严谨。公文主体部分的容量较大，篇幅较长，很难理出头绪，造成模糊不清的现象，影响公文内容的表达。为了保证条理清晰，通常采用序数的办法来区分层次。结构严谨、条理清晰的公文，给收文方领会公文精神、实践公文内容带来许多便利。
　　五、审核文字表达是否得体
　　公文是一种通过文字来传达政令的重要工具，文字使用的准确性和简洁性是其最基本的要求。同时，公文又是一种特殊的文体，有常用字句和固定的书写方式。根据行文规则的要求，公文文字要观点明确，表述准确，力求精练，而且要字词规范，朴实无华。因此，在公文的审核中，对文字的要求是严谨而细致的，要求审核人员以一丝不苟、严肃认真的科学态度，字斟句酌，锤炼文字，力求使文稿准（下转第14页）
　　（上接第6页）确运用公文语体，达到以记述为特征，以实用为目的，使每一个字都有每一个字的作用，每一句话都有每一句话的力度。文字表达的审核主要看措辞是否准确，表达是否周密，文字是否流畅；文件中的观点、思想、意见和主张是否完整、明确体现了公文的内容和整个的行文意图；文句段落的内容是否概念准确、判断恰当、合乎逻辑。文字的表述是否上下一致，前后一致，有无上下、前后矛盾的问题；语法修辞是否合乎规范，句子是否通顺完整，有无词搭配不当、词序不对或成份残缺等现象；篇幅长度是否适宜，有无空话、套话，有无错别字、生僻字、怪字；使用的标点符号是否正确规范，有无滥用省略和简称等现象。
　　在尊重并保持公文原意的前提下，敢于负责地对语言文字方面存在的问题做一些技术处理，淘汰那些与主题无关的内容和词句，删掉那些空话、套话、废话和多余的没有典型意义的材料，加工、润色那些不庄重、不准确、不严谨、不规范的语言。通过精雕细刻，使公文主题更加鲜明，语言更加精炼，篇幅更加简短，成为精品力作。
　　六、审核公文格式是否规范
　　公文是一种具有特定体式的文章，因此，起草公文和审核公文时，要严格按照《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》，认真审核公文的规格样式及其组成要素。
　　公文格式的审核主要是看行文名义是否得当，文种使用是否合适；标题是否规范完整，发文字号、发文机关是否准确；上行文要审核其签发人、会签人姓名是否注明，请示公文中是否在附注处注明了联系人的姓名和电话；主送机关与抄送机关的主次地位有无混淆和重复标注；有无附件，附件名称及其顺序与所附原件及其顺序是否一一对应；涉及紧急或秘密事项的文件紧急程度或密级的标定是否恰当；人名、地名的引用是否准确，文稿中引用公文的标题、发文字号是否齐全；数字使用是否准确规范，成文日期、印章、印发传达范围是否符合规定；版记是否全面。公文体式的准确规范，单靠核稿人员的把关是不够的，还要强化拟办人员的责任。审核人员要将审核把关中发现的问题和错误及时通报拟办人员，提出纠正建议，促进大家共同养成注重质量、讲究规范的良好习惯，从而减少差错，不断提高办文质量和效率。
　　【参考文献】
　　〔1〕赵绣雪。公文审核常见问题例析（上）〔J〕。秘书工作，2013（5）：2023。
　　〔2〕赵绣雪。公文审核常见问题例析（下）〔J〕。秘书工作，2013（6）：2527。
　　〔3〕杨霞。文件管理规程与案例〔M〕。北京：北京大学出版社，2014：132。
　　〔4〕卜建伟，吴毅主编。实用公文处理手册〔M〕。北京：中国铁道出版社，2002。