浅谈公共就业和人才服务档案规范化管理

　　秦好奎高洪伟
　　【摘要】公共就业和人才服务是人力资源和社会保障部门的一项重要工作，档案的规范化管理是做好公共就业和人才服务的基础和前提。临朐县人社局和县人力资源管理服务中心对公共就业和人才服务档案管理工作非常重视，1996年实现了各种档案集中统一管理，并晋升为省二级先进。2009年，晋升为档案管理省一级先进。
　　【关键词】公共就业；人才服务；规范化
　　目前，临朐县人力资源管理服务中心存有文书、会计、科技、人事代理、电子、特殊载体六大类。其中，文书档案534卷（份）、会计档案2614卷（册）、科技档案11卷、人事代理档案78514卷、特殊载体档案37件（张）、电子文件16件。如何做好公共就业和人才服务档案的规范化管理？笔者认为应重点抓好以下几点。
　　一、建立档案管理网络，严格目标考核奖惩
　　将档案管理工作列入工作议事日程，经常研究档案工作。建立组织领导体系，由一名领导分管，档案机构负责人具体抓，每个科室配备1名兼职档案员，形成齐抓共管的管理网络。临朐县人力资源服务中心配备了3名专职档案员，他们在单位工作时间比较长，都具有较高的政治素质，熟悉单位各项业务，有一定的档案管理知识和经验；建立档案管理人员岗位目标考核办法，做到档案工作有布置、有检查、有考核，推进档案工作不断上档升级，服务好单位中心工作。
　　二、配齐档案管理设施，健全完善规章制度
　　一是根据《档案法》和上级业务部门的有关规定，制定《各类文件材料归档制度》《保管期限表》《借阅制度》等规章制度。根据《人事档案整理规范》，着力建立人事代理档案管理制度。二是设立档案库房、阅览室和办公室，购置档案密集架、空调、防磁柜、去湿机、消毒灭菌机、吸尘器、灭火器、温湿度计等设备，安装了防盗门和双层遮光窗帘，室内放置杀虫药、灭鼠药等，达到九防措施齐全；配备录像机、录音机、照相机、微机、复印机等档案现代化设备。临朐县人力资源管理服务中心建设了150平方米综合档案管理场所，投资十几万元用于档案库房基础设施建设，安装潍坊市劳动事务代理管理系统软件，利用数字技术动态管理人事档案信息，提高查询效率，最大限度地保护好原始档案。2018年，临朐县人力资源管理服务中心录入代理人员档案年龄8150份。
　　三、注重档案日常管理，发挥档案利用价值
　　按照《档案法》和单位档案管理制度的要求，及时组织做好档案的收集、整理、归档工作，确保档案齐全完整。根据单位的历史沿革和档案工作的历史演变，依据有关材料，按照档案行政管理部门的要求，建立全宗卷。安排专人做好库房管理，天天检查，天天控制库房温湿度。依据需要和方便查阅的原则，编制多种检索工具，并充分利用数字技术，努力实现全息输入、关键字检索。注重档案的开发利用，积极主动开发利用档案信息资源，为单位工作中心服务，编纂《全宗指南》《大事記》《机构沿革》《档案利用典型事例》《人力资源管理政策汇编》《人事代理指引》等多种专用材料，实现档案的利用价值。2018年，临朐县人力资源管理服务中心办理失业、二次就业、退休、补交保险转移，借出档案8763份，为各类代理人员查阅档案3446人次，为达到退休年龄的代理人员查阅档案年龄，为代理人员少跑腿、确保一次办好，提供了极大方便，得到了领导和社会各界的广泛称赞。
　　四、认真开展监督指导，提升档案管理水平
　　根据《档案法》、上级业务部门的有关规定和本单位的规章制度，积极邀请档案行政管理部门的专家，为专兼职档案人员上课辅导，组织人员到较好的单位学习经验，科室立卷时，派出专人，手把手指导，现场解决疑难；时常对各科室文件材料的收集、保管进行监督检查，发现问题，及时整改。采取多种形式对专兼职档案人员进行档案管理业务培训，不断提高档案队伍素质。