新时期办公室管理工作的实践体会

　　【摘要】办公室作为各级行政单位或者企业领导机构设置的主要办事场所，也是企业或者政府单位面向大众的窗口。近年来，我国自由民主化程度不断提高，办公室接待的民众数量不断增多，面临的问题形式多样化。新时期下的办公室管理工作则需要做出相应的改变，才能做好相关的工作。本文在阐述办公室管理工作的基础上，对新时期办公室管理工作中主要存在的一系列问题进行了更深层次的剖析，进一步提出了提高新时期办公室管理工作效率的具体措施，以期为新时期相关人员开展办公室管理工作提供一些具有参考价值的建议。
　　【关键词】新时期；办公室；管理工作；问题；措施
　　近年来，我国信息技术得以迅速发展，并广泛应用在社会各领域当中。信息技术在管理工作当中的应用，有效促进了管理工作效率的提升，同时促进了管理工作的创新发展。各级政府部门职能面临巨大的机遇与挑战，具体表现在信息技术在管理工作中的广泛应用，管理职能涉及到调研、业务接待以及通讯收发等任务。办公室管理工作水平直接关系到各个部门的管理工作质量与效率。因此，新时期下，办公室管理工作提出了新的要求，则需要相关人员明确当下新时期办公室管理工作中存在的问题，同时需要提高信息技术应用重要性的认识。鉴于此，本文对新时期办公室管理工作进行更深层次的分析具有极为重要的现实意义。
　　一、办公室管理工作概述
　　现如今，办公室并没有一个统一的认识，反而是存在多种理解方式，总结起来，主要包括以下几种类型，一是：办公室主要是集文书、档案以及人才为一体，利用现代公办设备与手段，从事一些信息收集、传达明令、检查执行情况、做好文书起草工作、负责接待接待来访群众以及做好会议准备工作的机构〔1〕。可见，办公室管理工作不仅仅牵涉到领导决策正确性、政策是否落实到实处，还对其他相关部门的办事质量与效率具有较大的影响；二是：办公室作为日常办理事务的机构，主要是设立各行政单位或者是企业最高领导旁的、直接为领导提供服务的部门〔2〕。鉴于此当下对办公室管理工作也有着诸多的理解，一是：办公室围绕具体的目标，按照相关程序或者是手法做好优质服务的全过程〔3〕。二是办公室管理通过组织、控制来合理调配办公室资源，促使办公室资源得到优化配置，并最大限度发挥办公室辅助性服务效能〔4〕。
　　办公室管理工作的指导思想可以概括为以本单位或者是本企业可持续发展目标为基础，为经济发展工作提出一系列服务，例如信息服务、政策解读等工作〔5〕。换言之，办公室工作主要是在相关领导的组织下，做好各项服务工作，为广大人民群众提供更为优质的服务。
　　二、新时期办公室管理工作中主要存在的一系列问题分析
　　（一）办公室工作队伍不完善
　　办公室工作人员青年人员缺乏，是当下办公室工作队伍最为显著的特征。办公室工作由于涉及范围广，各项工作比较繁杂，工作时间并没有规定化，而是经常性出现加班加点，当下大部分工作人员并不热衷于办公室工作。同时办公室考录的公务员较少，造成办公室工作队伍年龄结构不完善，专业技术人员缺乏，尤其是文职类，更是存在巨大缺口。除此之外，当下办公室大部分文秘工作人员自身所从事的工作与自身的专业不对口，并且没有接受系统的岗前培训，造成在具体的文案编制工作当中，时常出现抄袭或者是套路行为，工作质量低下。同时办公室文件收发由文秘兼职，造成文秘工作量呈现几何式增长，极易造成文件丢失等问题。另外，当下文件收发工作并没有规范的程序与手法，造成文件收发管理工作混乱。
　　（二）办公室杂物工作多
　　在具体的办公室工作中，大部分工作人员过于安于现状，并没有对当下的工作机制进行必要的创新，造成办公室工作成为一种机械式的重复性工作。究其原因在于工作人员均担心创新失败，承担起风险。同时办公室工作作为一项事务性工作，工作人员的工作主要是借助现代办公设备或者是手段，在办公室完成一系列工作，并不需要深入调研场所，造成办公室工作人员缺乏相应的实践机会，同时缺乏对自身工作反思的机会。这种局面的出现，主要在于两个方面的原因。一是办公室领导并没有将实践机会安排给办公室的基础工作人员；二是办公室工作人员自身工作主动性较为薄弱。
　　（三）办公室作风不扎实
　　现如今，办公室工作人员在完成日常工作任务之后，并不注重自身能力提升。在业余时间主要放置在休闲娱乐上，在日常生活当中并不注重看书等，自身自主学习提升能力与业务素质较为淡薄。除此之外，办公室工作人员普遍存在年龄较大这一问题，均认为自己没有发展空间，造成其严重缺乏上进的积极性，不利于办公室工作的创新，同时极易在工作当中出现不规范操作。
　　三、提升新时期办公室管理工作效率与质量的具体措施分析
　　由上述分析可知，新时期办公室管理工作中还存在一系列问题，则需要相关人员从以下几个方面入手，切实提升新时期办公室管理工作质量与效率。
　　（一）提高领导重视度
　　办公室工作效率的提升，与办公室领导的重视度具有着密切的关系。因此，有必要提高领导的重视度。具体为：一是加大办公室工作人员的选拨力度，对于一些具有能力，或者是工作业绩突出的工作人员，应该采取破格使用；二是针对办公室具有特殊状况的人员，需要給予一定的补贴，帮助工作人员解决后顾之忧。三是增加办公室工作人员，减轻工作人员的工作负担，尤其是文秘工作负担的减轻更应该引起领导的高度重视。
　　（二）优化当下办公室工作人员结构
　　对于新进事业单位的工作人员，应该优先进行系统培训，并且将其安排在办公室当中，为办公室输入一些年轻血液，为办公室工作人员年龄结构的合理化奠定夯实的基础。在办公室人员不足的情况下，采用轮岗方式，促使更多的年轻人为办公室工作贡献出一份力量。除此之外，定期安排办公室人员参与到工作实践当中，尤其是一些重大问题的处理工作中，以此提升工作人员的协调能力。
　　（三）主动工作、管理工作需要落实到实处
　　针对办公室大部分文秘工作人员自身所从事的工作与自身的专业不对口，并且没有接受系统的岗前培训，则需要领导重视起工作人员的业务培训，具体包括文字写作能力以及处理能力等业务培训。同时对于具体的文案编制工作当中，出现的抄袭或者是套路行为，应该加强处理。规范办公室文件收发工作，设置专职人员从事，同时需要完善相关制度，制定可行的操作方法，规范文件收发管理工作。
　　除此之外，办公室需要逐步落实激励制度，对工作人员进行系统的评定考核，对表现突出的给予表彰，并且给予相应的物质奖励，以此提升工作人员的工作积极性。另外，需要不断增强工作人员的责任心，确保办公室各项工作能够高质量完成。
　　四、结语
　　综上所述，新时期办公室管理工作应该树立以人为本的理念，并且需要不断增强服务意识，为接受新时期的挑战，则需要注重管理工作水平的提升，促使办公室管理工作既有作用得到充分发挥。
　　【参考文献】
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　　〔2〕史俊。提高办公室档案管理工作效率实践探索〔J〕。人力资源管理，2018（03）：183184。
　　〔3〕李华，孟友瑞，龙芬，龙海燕。新时期国有企业基层一线办公室公务接待管理工作探讨以中国三峡集团乌东德水电站为例〔J〕。水电与新能源，2018，32（02）：6569。
　　〔4〕马琦。试论办公室管理中的人文沟通的必要性〔J〕。财经界（学术版），2018（04）：135。
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