档案工作资料编辑的重要性分析

　　摘要：作为档案管理的重要组成部分，资料编辑至关重要。本文立足于档案资料编辑的实际情况，详细分析资料编辑工作的重要性，并提出做好资料编辑的基本方法，希望为以后提高档案管理效率提供参考。
　　关键词：资料编辑；重要性；基本方法
　　档案管理是存储信息的重要手段，因此，档案资料是否完善，直接关系着整个信息服务的质量。做好档案资料的编辑，一方面能够为后期信息检索提供便利，另外一方面也能够在编辑的过程中加深管理人员对档案内容的了解和掌握，便于后期工作的有效开展。
　　一、资料编辑工作的重要性
　　随着互联网的普及，档案管理进入网络管理时代，文件材料在网络系统的支持下扩充了使用范围。所有部门在通过计算机网络系统进行档案资料管理时，也将相关的服务信息进行保存，从而保证了完整的档案信息，为后期档案资料的使用提供最全面的信息〔1〕。然而，从目前档案资料编辑的实际情况来看，大多数工作人员仍然受到传统档案资料管理思维的影响，不利于档案资料编辑工作的创新发展，因此，为了提高档案资料编辑的效率，必须打破传统的思维定势，结合实际需求开展具体的编辑工作。作为档案管理的重要板块，资料编辑主要是对各个方面的零散文件信息进行重新整理，然后归档保存。笔者主要负责我市35个分局，110个派出所，35个交警大队的每宗案件的各类鉴定文书，并对每一份档案进行接收、查询、及归档保存，工作量十分巨大，且随着社会的不断发展，各种文件信息越来越复杂，人们在档案方面的使用需求也随时发生着变化，因此，档案信息中的选择编辑至关重要〔2〕。作为档案管理工作的核心内容，选择编辑一方面解决了资料储存空间不足的困难，另外一方面也实现了复杂档案资料的分类整理，为信息检索提供便利。档案资料主要来源于多方面信息的汇合，因此，资料的完整程度直接决定了档案信息的存储质量，进而影响到后期其他工作的正常开展，如果在日后的档案管理中不能及时必然对查阅效率造成影响，因此资料编辑工作对于公安系统具有十分重要的影响作用，如果采用信息化管理方式，再以条形码方式贴上每一份档案的右上角，当在电脑系统上用条形码枪，扫描一下，就能快速地在系统里显示具体档案位置。根据电脑上显示的归档位置就能快速地查找到，节约时间提高效率。
　　二、资料编辑工作的基本方法
　　我市的公安档案管理主要流程可分为以下7步骤：（1）接收审核及录入数据鉴定书；（2）登陆网络刑事技术实验室综合信息系统以网上操作系统接收和录收查找案件内容；（3）整理发放各分局领取鉴定书文字签收同时要在网上登记；（4）电话接听咨询及查阅档案资料；（5）档案清理（在每一份专业的鉴定书里检查还未领取正本的将其取出，并做好文书台帐，分类好每个分局，然后按排一个星期通知二个分局来前来我处登记领取，这可以能及时把分局要办的法律文书送到他们手中；（6）借阅查看档案按先登记再查阅，再规定时间内归还；（7）定期储存数据，做好数据的备份。在档案归档后，按照档案信息的合理编辑直接关系着档案使用者的最终体验的根本原则，因此，要想最大限度地满足用户的使用需求，必须重视资料的合理编辑。资料编辑主要是根据档案信息的具体情况选择最佳的存储方法，便于资料的存储和检索。编辑方法的选择至关重要，直接影响了后期档案的使用效果，因此，作为一个合格的档案资料编辑人员，应该具备充分的信息编辑控制能力〔3〕。从档案管理发展的实际情况来看，信息编辑方法由单一的馆藏法逐渐演变为多种方法协调发展的综合法，今后的档案资料编辑的关键任务就是选择设计出最佳的工作方法，满足用户多元化的使用需求。
　　（一）档案文献线索编辑
　　线索编辑是为了给后期档案检索提供便利，方便用户使用文献〔4〕。如果使用者在使用的过程中产生某种档案的信息需求，档案工作人员必须根据实际的信息需求做好相关分类，并制定完整的信息检索方案。检索方案应该设置合理的检索思路，并选择恰当的检索手段和方法，最后还要与使用者的需求进行磨合，测试出整个检索的逻辑思路。其中，档案的文献线索必须与制定的检索策略相符合，从而保证资料信息检索的有效开展。
　　（二）档案文献的选择
　　使用者使用档案资料有一定的要求，并不是所有的资料都是用户需要的，因此，档案人员应该仔细整理档案的原始资料，根据检索的结果选取用户需要的信息，并删除使用者不需要的档案资料。从这个角度来看，档案原始资料与用户需求的相关编辑至关重要，档案管理人员应该结合实际情况做好相关的编辑工作，从而为用户提供有价值的文献资料。
　　（三）档案信息内容编辑
　　作为档案信息管理的关键环节，档案信息内容编辑发挥着非常重要的作用，一方面能够实现档案资料的高效储存，另外一方面为用户阅读原件提供方便。档案信息内容编辑主要是指对某种专题或者特殊的事情进行专题整理，比如某种行业数据、专业观点或者学术报道等等，这种专题性的编辑能够减少用户阅读原件的时间，满足用户多方面的需求。
　　三、结束语
　　综上所述，档案资料的编辑工作在档案管理中发挥着非常关键的作用，做好档案资料的编辑工作至关重要，一方面能够实现原始档案的合理保存，另外一方面也能满足用户多元化的信息需求。然而，作為档案管理工作的重要组成部分，档案资料的编辑工作本身就是一项复杂的综合工程，要想真正做好档案资料的编辑工作，必须坚持使用科学的方法，并结合实际情况，合理开发和利用档案信息资源，严谨高效地编辑档案资料信息。同时，还应该做好档案编辑的信息反馈，详细搜集用户的需求，及时根据用户的反馈情况做出相应的调整。
　　参考文献：
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　　〔2〕关杰，陈颖。档案的编辑与研究〔J〕。兰台世界，2014（S3）：2930。
　　〔3〕贾小丽。档案编研和档案文化建设〔J〕。档案与文化建设：全国档案工作者年会，2012。
　　〔4〕马琼。陈圣渠档案文化发展编辑研究先行〔J〕。山东档案，2012（2）：5455。