煤矿企业办公室工作现状与对策探讨

　　摘要：煤矿企业办公室属于企业的行政管理单位，担负着企业内部管理和传达上级决策和信息的重任。新时期煤矿企业办公室工作存在着很多问题亟待解决，本文首先详细介绍了煤矿企业办公室管理的职能和要求，罗列了煤矿企业办公室工作中存在的问题，并以此为基础，提出了提高办公室工作水平和效率的对策。
　　关键词：煤矿企业；办公室工作；现状；对策
　　办公室部门是企业内部管理的枢纽，协调企业内部很多复杂工作，并传达着企业管理层的重要经营决策，在企业的信息管理中起到纽带和桥梁的作用。在日趋严重的形势下，我国的煤矿企业正处于转型时期，提高企业的内部管理水平就显得尤为重要，这也是保证煤矿企业可持续发展的关键所在。随着现代企业改革继续深化，煤矿企业办公室的作用越来越重要，关系到企业内部管理体系的完善，以及管理水平的提高。因此，改进煤矿企业办公室工作方法是当前办公室工作的重点。
　　一、煤矿企业办公室管理的职能及其要求
　　煤矿企业办公室属于行政管理部门，相当于企业的机关，担负着企业行政管理的组织实施、具体操作，是行政管理工作中的一个部分、一个环节，是整个行政管理系统中的一个小系统。行政部门必须在管理、协调和服务三方面再上一个档次，才是一个合格的现代企业的行政管理者。
　　（一）管理角度
　　行政部门不能满足于在日常事务的层次上做好领导的参谋和助手，还必须在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题上有自己的思考，并且高屋建瓴地在实际工作中加以贯彻落实，成为领导不可缺少的高参和臂膀。这就要求行政部门的领导者不能满足于做一个事务主义者，而是要做一个有思想、敢创新、有冲力的领导者；换句话说，不能仅仅满足于做好一个战术家，还要努力做好一个战略家。
　　（二）协调角度
　　行政管理者不能简单地以传达领导的命令、完成领导交办的任务为满足；也不能凭借自己在企业的独特地位对各个部门颐指气使，以权压人。行政部门应主动做好上与下、左与右、里与外的沟通，在充分沟通的基础上做好协调。没有充分沟通的协调不成为真正的协调。
　　（三）服务角度
　　从服务上说，行政部门要甘当幕后英雄的角色。因为行政服务干得再出色，毕竟是服务于企业的最终目的的。行政部门的工作，特别是后勤服务工作，永远不要奢望成为企业关注的中心。不但不可能，而且不应该。行政部门最忌讳处处显示自己的存在，与其它部门抢镜头，争荣誉。管理是要执行制度的；但执行制度也是一门艺术，并不一定要搞得剑拔弩张，刀光剑影。特别是在高素质人才集中的地方，更要注意对人的尊重。行政工作要做得有人情味。
　　二、煤矿企业办公室工作中存在的问题
　　（一）管理制度不完善
　　完善的管理制度，是提高办公室工作效率的关键。部分煤矿企业的办公室管理工作缺乏一定的规范，并且没有一个完善、科学、具有良好可执行性的管理制度。办公室工作开展过程中，目标不够明确，缺乏科学的管理思路，管理职责没有清晰的划分。管理制度的不完善，对于企业的形象造成了很大的影响，并且增加了办公室工作人员的工作压力，浪费了大量的成本。
　　（二）管理意识不到位
　　当前社会不断发展，企业的办公室管理工作的开展要提高认识，并且关注自身工作内容与形式的变化。当前煤矿企业的办公室管理工作开展过程中，其管理的思维和方式依然停留在以往的阶段，整体管理工作较为僵化，管理意识难以适应当前的发展需求。
　　（三）服务能力有限
　　大多数企业在对于办公室工作定位上，仅仅视办公室为执行者，各项工作的落实过于被动，并且管理过程缺乏有效的沟通与思考。在执行一些具体事务时，难以灵活的进行把握，很多突发事件和问题没有得到有效的解决。另外，在开展调研和相关监督管理工作中，信息收集不够完善和完整，难以将办公室为管理者提供决策的职能进行有效的发挥。
　　（四）队伍建设有待提高
　　人对于企业管理有重要的作用，人是组织的第一要素。因此，办公室人员的素质不可忽视。但事实是许多煤矿企业办公室的工作人员，既没有参加过专业培训，又缺乏理论基础，都是凭经验办事。在思想政治方面，政治素质不达标，工作缺乏方向性；在工作态度方面，服务意识较差，时间观念较弱；在业务水平方面，对企业的运作过程了解较少，行政管理知识缺乏，距离企业管理的要求还有一段距离，有待进一步提高。
　　三、提高办公室工作水平的对策
　　（一）提高认识
　　办公室工作的开展，要从企业发展的大局观来入手，提高自身的紧迫感和责任感。在外界形势变化的条件下，煤矿企业开展自身管理工作中，也要与时俱进地进行更新。针对于新的发展形势，办公室开展自身工作的过程中，要不断地创新管理理念，提高工作的主动性与自觉性。对于以往传统管理模式中的不足进行主动的突破与创新，积极地探索新的管理思路和管理思想。在遇到不能解决的问题时，要先冷静对待，再周全、客观地进行考虑和处理，树立正确的服务意识、政治意识、团队意识以及大局意识。
　　（二）改进工作方式
　　办公室工作为上下级提供服务，也同时为广大职工和企业的生产管理提供服务。办公室工作在开展的过程中，要重视为基层提供全面的服务。办公室人员要深入到基层群众当中，了解基层员工的具体困难和需求，并且积极听取基层员工的反馈，进而做好信息资料的收集，为企业领导决策提供客观的依据。办公室的工作看似琐碎繁杂，但实则与企业的生产和管理各方各面都有着密切的练习，在工作过程中要合理的进行计划，并且分清轻重缓急，合理、有序、高效地进行安排，并且严格地按照各项规章制度来办事，提高办公室工作的标准化与规范化的发展能力。
　　（三）加强学习
　　办公室的工作范围较为广泛，并且涉及了煤矿企业内部各个部门的很多业务内容。办公室的工作人员要积极地参与各项培训与学习，提高自身的业务能力和素质。办公室工作的开展，要以一个良好的精神面貌来接人待物。
　　（四）重视细节
　　办公室工作无小事，在工作中办公室工作人员要关注细节，把握好每一件小事。办公室的工作相对枯燥，并且工作职责范围较大，在工作中没有特定的标准和规律。面对于繁重的工作任务目标，办公室的人员要耐心地做好每一份细节工作。在各项文件的办理上，要严格地进行审核与把关，不放过一个错别字、标点和符号。只有以高度负责和耐心来对待每一项工作，才能真正的将办公室的各项工作做好。办公室的工作具有一定的繁琐性和枯燥性，这对于办公室工作人员是一项挑战。办公室工作人员要提高自身的职业素养，高度负责地完成每一项工作，保证煤矿企业内部管理工作的有序、高效地开展。
　　（五）加强监督管理
　　办公室要对于督查立项制度、重大决策部署落实情况报告制度以及回访复核制度进行健全，并且结合有效的分级管理制度，落实办公室各项工作开展的监督管理工作，提高各项管理工作的成效。与此同时，还要完善督促检查工作协调机制，办公室牵头做好内部管理工作，并且提高基层员工的参与度，合力构建成熟、稳定、高效的内部监督管理体系，为提高企业内部管理水平提供坚实的基础。
　　四、结语
　　总而言之，办公室工作的开展对于企业内部管理工作的进行有着重要的作用。办公室是企业上下沟通的桥梁和枢纽，也是内外联络的重要窗口。在开展办公室工作的过程中，要本着服务企业、服务员工、服务领导的重要原则和方针，树立科学的改革与发展意识，不断提高在岗人员的综合素质水平，真正地为企业长效发展贡献自身的力量。
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