浅析电子文件的管理与规范

　　朱红徐冉李峥
　　摘要：电子文件已经以其无可争议的生命力，成为人类社会记录信息、传达信息、存储信息的重要工具，电子文件在办公领域和档案管理乃至整个社会生活中占据了一席之地，由于信息技术的飞速发展和广泛应用，更有成为未来社会文件主导形态的潜力和趋势。
　　关键词：电子文件；管理规范；文件归档
　　一、电子文件的概念
　　电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。这个概念表明电子文件是数字信息和文件两个概念的交集，它是以数字信息为特征的文件。
　　归档是将具有档案价值的电子文件由生成部门向档案部门移交的过程，标志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式转移。
　　二、电子文件的归档范围
　　电子文件的归档范围主要包括：（1）在行使本机构职能以及行政管理、经营管理、生产技术管理、科学研究等活动中形成的各种文本文件；（2）利用计算机辅助设计、检测等技术形成的具有查考利用价值的数据文件、图形文件等；（3）本机构制作的各种数据文件，如合同管理信息系统形成的数据库、财会数据库、图纸设计图形库等；（4）对于软件研发人员而言，在其研究开发活动中形成的程序文件，如由本单位自行研发的PDPMIS系统。（5）为保证电子文件的长期可读性而收集的各种支持软件。（6）以上各种电子文件的整理、著录和鉴定信息，这些信息可能存在与电子文件管理系统中，与文件相联系；也可能以纸质形式存在。（7）相关的纸质文件及其他载体类型的文件。
　　三、电子文件归档工作存在的问题
　　第一、思想观念滞后，组织协调不到位，收集难度加大。有的职能部门领导的观念还没有转变过来，认为电子文件在一定程度上应归本部门所有，不应成为更广范围内共同的财富。再有，对于归档电子文件数量较多单位，认为对目录的输入和把电子文件导入数据库太烦琐，存在少交或者不交情况，在当今现代化办公环境下，产生的电子文件数量与日剧增，范围遍及各业务部门，产生的形式更加多样化，对这些文件收集齐全、完整也相当不易，还要把相应的支持软件进行熟练掌握就更加难了。
　　第二、归档内容不齐全。我们现在归档的电子文件主要是本单位在党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、科学研究、基本建设等工作形成的，主要是纯文本文件，比较单一，在提供利用和管理上的问题都不是很突出，但相对于我们在各项活动中产生的电子文件而言是太不齐全了，尤其是在技术领域产生的设计图纸，研发软件、各专业应用软件产生的数据库、图形库，配套说明信息等都收集不齐全甚至是空白这无疑给资源共享的开展带来诸多困难。
　　第三，应用软件的使用各行其是，缺少兼容性。目前在单位使用的软件就有：合同管理信息系统、财会管理信息系统、OA办公自动化系统、档案信息管理系统、即将实施的QHSE信息系统等软件有十来个之多，这些软件都是从各自的业务工作角度出发研发的，对本专业以外的工作均不适用，而且软件之间不兼容，作为档案工作来说，要想把本单位的各项工作中形成的记录都归到一个软件中来是相当困难的，甚至是不可能的。但如果放任各行其是，无疑给管理和利用带来不便。以本单位来说，合同管理信息系统对平时工作所有签订的合同，软件中描述的都特别清楚，而且检索速度很快。但是在档案管理系统中对此软件不兼容，根本不能调用其中的数据，形成两张皮的现象。
　　第四，归档人员对电子文件的保护意识不强。每年到归档时间，好多电子文件都不知去向，归档文件仍分散保存在业务人员手里，而业务人员手中的电子文件，有的已删掉，有的已更改，变成当年的文件版本，往年的已不复存在，还得重新输入，增加了工作负担。
　　第五，对电子文件的事前控制力度不够。目前我们只是在归档时对应归的电子文件进行询问，并要求相关部门完成归档工作。这不利于电子文件的齐全完整，给归档工作带来很大困难，有时出现缺项，造成无法弥补的损失。
　　四、整改措施
　　制定严格的归档制度。归档制度包括归档时间、归档范围、归档要求三方面。我们要严格把控归档时间，防止时间过长，归档的电子文件越不齐全、越不完整。产生的归档范围内的电子文件必须全部归档，不能有遗漏现象，也不能以没有产生为由不归，致使应归电子文件游离于档案馆（室）之外。归档要求就是对归档电子文件的整理要求，对电子的存储形式、存储地址、和纸质档案的对应程度都应按有关文件执行，使其达到规范化、标准化的目标。
　　加速文档一体化进程。文档一体化就是将现在分开的文书工作和档案工作更紧密地结合，实现从文件到档案的无缝交接，目前，这项工作已取得了一定的进展，我们现用的OA办公自动化系统，为这项工作的开展提供了依托，日常工作中，文书人员利用此系统对所产生的电子文件进行管理，到归档时，利用归档功能模块进行转换即可。这即避免了电子文件的遗失，又能保证归档工作的及时到位。
　　加强超前控制力度。要想对电子文件进行超前控制，就要对电子文件的产生信息有一个充分的掌控，如果不知道产生多少、产生什么电子文件，那么就没有掌控的对象。加强与各兼职资料员的联系，及时对电子文件进行鉴定，对归档的电子文件提前保存到预设的地址。
　　加强软件的兼容力度。各部门之间应该加强沟通，达到协调一致，争取让专业软件都能和档案管理软件相互调用，或能借助某种工具把专业软件中的数据库导入档案管理软件中来，为利用提供一个统一的平台。
　　档案电子化是档案管理顺应社会发展，实现档案管理现代化的必由之路，是历史和时代赋予当代档案管理者的神圣责任。尽管档案在电子化的道路上面临种种困难，需要经过一个漫长而艰巨的过程，但只要我们提高认识，统筹规划，分步实施，档案的电子文件归档制度将日趋完善，归档工作的合格率将不断提高。