人事档案在企业管理中的重要性

　　摘要：人事档案在企业发展过程中发挥着非常重要的意义，特别是在当前市场经济环境下，企业面临诸多严峻的考验，人才的利用尤为重要，在这种形势下。人事档案管理工作需要充分发挥自身的优势，掌控员工的多方信息，进而合理调配，才尽其用，以使其在企业发展中发挥出最大的作用。
　　关键词：档案管理；人事；制度；企业
　　目前为止，通过市场经济的快速发展，企业已能认识到人事档案管理在企业发展中的重要性，那么如何能更深刻的对他加以利用和发挥，就需要我们认真的按照既有模式去研究、探讨。在此结合自己在人事档案管理中实践，谈谈自己的理解。
　　一、人事档案的定义
　　人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动，人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历的德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料，主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工资活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。是人事管理活动中形成的，是记录个人自然情况及个人与社会各方面活动的真实性记录档案。在企业的人事管理制度中，人事档案不仅涵盖了每位员工的身份证明、基本学历、薪资待遇、工作经历等个人情况，也记录每个员工的品德作风、工作能力等客观评价情况，是每位员工转正定级、职称申报、办理保险以及考据相关证明时起着凭证、依据和参考的作用。
　　二、人事档案的具体特点
　　（一）真实性
　　人事档案形成的最基本要求就是真实性。对于企业来说，拥有可靠的管理人员和工作人员，是保证单位各项工作顺利开展的最基本保障。在企业中，人事档案对于每位员工的个人自然情况、工作经历、思想品德等进行记录的真实性，是企业在开展员工录用、人才选拔、职位晋升等工作时的最基础的依据。因此，人事档案必须真实可靠。
　　（二）全面性
　　一份合格的人事档案必须要具有全面性。人事档案不仅仅要对每个人的基本个人信息、家庭成员组成信息、成长学习经历等个人自然情况的进行记录，还要涵盖以往所在学校、单位对于个人的学历工作能力、思想作风等做出的客观评价记录。在人事档案中，要面面俱到，既要直面地记录着个人的基本情况也要包罗与社会活动时的重要情况，只有全面性的记录，才能让每个用人单位对于每位员工进行全面了解，才能体现每个人的社会价值，才能顺利的开展工作。因此，人事档案必须要具有全面性。
　　（三）可变性
　　人事档案的最大特点就是可变性。社会是随着时间的变化而变化，作为社会的组成部分，每个人也是随着时间的变化而变化。人事档案作为每个人社会活动的最基本记录文件，必须随着时间的不断推进和每个人发展的不断变化而进行不断地更新。所以，作为人事档案管理人员，我们必须要求及时收集和补充最新的员工个人信息，这样才能保证每份人事档案的真实和全面。因此，人事档案要时刻保持可变性。
　　（四）保密性
　　人事档案的真实性、全面性决定了它必须进行保密管理。人事档案是每个人的个人信息和社会活动的记录文件，其中既储存着个人的私密信息也反映了个人的在社会活动中功过得失，对于每个人来说，人事档案可以全面的体现整个人各方面的情况。因此，它属于个人的机密甚至党和国家的机密。在《中华人民共和国档案法》中，已有明文规定，不得私自泄露和保存人事档案，档案管理人员必须进行保密性培训。
　　三、人事档案的管理要求
　　（一）提高人事档案管理认识度
　　人事档案管理工作的有效开展，首先需要领导给予充分的重视，只有领导对人事档案管理工作重视度提升，档案管理人员才能对档案管理工作的积极性提升，确保各项档案管理工作都能够落实到实处，同时确保管理工作效率的提高。在人事档案管理工作中，可以加大对人事档案管理工作的宣传力度，使人们认识到人事档案管理工作的重要性，从而推动人事档案管理的标准化建设，确保人事档案管理体制一体化标准的实现。
　　（二）提高人事档案工作人员的素质
　　长期以来，人们对人事档案管理工作都存在着错误的认识，觉得人事档案管理工作不需要技术性，人事档案管理人员也不需要特殊的技能和素质，只要能保管好档案资料即可。但在实际人事档案管理工作中，很大一部分工作都是由手工进行整理完成的，因此极易出现一些人为造成的纰漏，如：档案材料内容填写前后不一；档案用纸规格不一；材料归类不准确；档案材料短缺等。这些都会直接影响到案卷质量。因此要求人事档案工作人员需要熟悉人事档案相关的法律法规，而且还要遵守人事档案管理的相关原则，档案管理人员还需要对各项档案规章制度进行严格遵守，具有较强的责任心、耐心和细心，对档案工作保持良好的热情，这样才能提高工作质量，确保档案管理工作质量的提升。
　　（三）完善人事档案相关制度
　　在现有管理条件下，为了有效避免档案丢失以及改动现象的发生，应建立起一套健全的档案工作制度以及责任追究制度。有关人员在对档案进行查阅的过程中，应严格程序办理相关手续，尽量做到档案的转入、转出以及在接收材料时的登记审查制度，与此同时，查阅以及借阅档案的过程中也应做好相应的记录，提供准确人事档案信息，有效地制约造成人事档案泄密、涂改等人为因素。对人事档案管理中出现问题的，实行责任追究。
　　四、结束语
　　人事档案企业发展之根本，员工信息之集结，有利于人才战略的实现，促进人才资源的合理流动，优化市场的资源配置。人事档案的优质管理将为企业的发展奠定良好的基础。