学会这一招能让你的效率提升倍

　　最近换了新的工作，我的新老板周杰老师是一个对高效有着执念的人，他总是对我说：倩倩，你的工作效率太低了。作为一个知乎上还算有一点小小知名度的学习amp；amp；高效答主，居然被说效率低，我自然是不服气的。但是老板他并没有放弃，每天在晨会上坚持给我洗脑，强势安利他的时间管理工具，一副你不听我就烦死你的态度。
　　后来我被逼无奈终于去试了一下，发现，啊，真的，每天多完成的工作翻了3倍啊！关键是不用再熬夜了，还有了整块时间来休息。
　　这篇文章可能没有之前的那么流畅有趣，也没什么故事，但是真的可以能帮你节省大量时间。所以，答应我把它看完
　　1：hr外包大脑
　　前段时间给大家推荐过一本书，叫做《有序》。这里再次！强烈推荐！！手机党amp；amp；效率低星人，一定要看一下这本书！！！
　　每天当我们拿起手机的时候，就会有千百条信息映入眼帘。抖音、微博、公众号、知乎随便打开哪个刷上几页屏，大半天时间就没了。当你放下手机，内心的空虚感充斥着你，这才恍然大悟：原来已经过了这么久了！之前我打算干什么来着？
　　过量的信息输入抢夺了我们的专注力，造成了庞大的内耗。于是，我们总是丢三落四；计划好一件事等到了眼前又忘记自己该做什么；焦虑，总觉得自己的努力跟不上时代发展的节奏这本书的作者把这种信息爆炸时代不知道该做什么、焦虑、遗忘的状况称为心智失序，书的内容就是解决这个问题的。
　　《有序》一书中提到了一个重要观点：把能外包的信息外包，让云盘帮你记忆。
　　为什么职位高的人都配有秘书？因为他们每天要处理的信息实在是太多了，要批复各种各样的文件，几点钟要去开会，几点钟又要去见客户。
　　如果全都用大脑记忆，很容易丢三落四，一不小心就会错过重要的事情；而且因为我们大脑的短时记忆的容量是有限的，记住这些琐事会让人感到心烦意乱，必然影响重要事件的决策。
　　所以，秘书会帮他们安排好生活中的事，会帮他们定好出差的酒店，提醒他们几点钟要会客。这样，这些大人物就可以专心做重要的工作了。
　　想想看，在你学习和工作的时候，是不是经常被各种琐事打扰？你刚到自习室想要看会儿书，结果室友就发微信问你课后习题做好了没有借他抄一下；正在做重要的工作PPT，结果同事来找你复印文件，等复印完已经忘记了自己刚刚的思路；好不容易进入状态，报告写到一半突然想起来过两天出差的机票还没有定，于是你赶紧放下了手中的工作，打开飞猪订机票。
　　这些事情，看起来没占用多少时间，其实消耗了非常大的精力。它们把整块的时间切割成了细小的碎片，让你无法全情投入。做重要事情的效率大打折扣。
　　你也需要一个帮你安排生活，告诉你今天要做什么事，几点钟完成的秘书。
　　你需要外包大脑。
　　2：hrGTD时间管理法
　　外包大脑的意思就是，把需要脑子记住的事情让别人帮你记住，相当于请了一个私人秘书。
　　怎么样才能把琐事外包，腾空大脑，做更重要的事呢？这里，喵给大家介绍两种时间管理法（GTD、番茄）一种工具（teambition）配合使用。好用到我从此抛弃了所有其他时间管理工具。
　　那我们还是先讲道再讲术和器。
　　道就是GTD的时间管理法。GTD是GettingThingsDone的缩写，翻译过来就是把任务完成。它的核心观点是，在任何时候，都做到既高效又放松。
　　我们平时感觉到焦虑，往往并不是因为工作量太大，而是因为大脑中要做但是却没做的事情越来越多。这时候你可能会生自己的气，天呐，我怎么什么都做不好我怎么又堆了这么多事没完成。解决的办法就是清空大脑，清空的东西外包出去。让大脑用来思考，而不是用来记事。
　　那么，该如何清空大脑呢？
　　1：hr收集
　　第一步是建立收集清单。将大脑中所有各种未完成的事情进行收集，有任何想法，任何可能要做的事情，一旦出现马上记下来。先别管放在什么地方，只要你想起来，写下就好。
　　2：hr存放
　　第二步是存放，把【所有】的事情，都只记在一个地方。GTD的收集清单和普通的时间管理清单不同，它是百分百的收集，所有要做但未做的事情，无论大事还是小事，统统记在清单里。
　　喵的习惯是记在teambition里面（后面会说）。
　　3：hr下一步行动
　　这时候你有很多的杂事，你需要把这些事变成下一步行动。因为完成一件事往往需要很多步骤，下一步行动就是你接下来要做的事情。
　　比如说，如果写项目报告是你的任务，下一步行动可能会是给小A发邮件开个简短会议，给小B打电话问报告的要求之类的。虽然要完成这个事项，可能会有很多的步骤和行动，但是其中一定会有你需要首先去做的事情，这样的事情就应该被记录在下一步行动列表上。
　　比较好的做法是把这些事项根据能够被完成的情境整理分类，例如在办公室，用电话，在商场。然后你可以把这些事再分成哪些是必须要做的，哪些是可以不做的；哪些是必须要有本人完成的，哪些是可以由他人代办的。
　　给必须要做的任务一个期限，把它们写在你的清单里。
　　4：hr回顾
　　回顾，就是每隔一段时间，查看自己的工作和生活，查漏补缺。每完成一件事，你就去看一眼teambition清单，知道自己下一件事该做什么。每天结束的时候，你可以对这一天的工作内容进行反思总结，看看哪里的效率可以提升，哪些任务自己明明完成不了却安排了，这样你就会对自己完成任务的能力有一个系统的评估。下一次制定计划的时候，就能做出相应的动态调整。
　　3：hrteambition
　　GTD是原理，teambition（以下简称tb）是帮助使用GTD时间管理法的有效工具。
　　我们公司现在用的团队时间管理软件是tembition。老板要求我们把每天要做的【所有】事，无论是个人的事还是工作的事都全部写在tb上。
　　比如我有好几个项目，也有我个人的事情，就把它们分别建在不同的项目组中。
　　每个项目又可以根据不同业务类型建立子模块。在GTD第一步的收集中已经把所有的事都搜罗起来了，这时候再经过项目、子模块两次分类，就能做到不重不漏。
　　然后在工作台列表里，你可以看到自己当天要完成的【所有】事，这是不分项目，全部以deadline方式进行归类的。
　　在上一节下一步行动部分我们讲了，要把所有的事情进行分类、授权。你可以给别人建tb任务，授权别人完成。
　　我刚开始用tb的时候，超级，无敌，不习惯。特别是之前的工作环境，国网全年100多个采购批次都是直接分配到个人的，加上我做自媒体又是自给自足，基本上没有什么teamwork，时间安排也比较随性，想一出是一出。
　　但是随着管理的项目越来越多，打交道的人越来越多，每天都被一大堆信息轰炸，tb的优越性就体现出来了。把所有事情外包以后，真真发现tb是降低焦虑感的神器啊！自从我开始不用脑子记事，工作的状态就越来越专注了
　　4：hr记录自己的时间
　　这种方法适合前期还没习惯管理时间的时候使用。刚开始列清单、定计划的时候，其实你也不知道自己一天能干多少活，结果就会出现任务太少，一会儿就做完了，然后没事干；或者计划里写了太多任务，结果一半都没完成的情况。前者会导致时间白白荒废，后者因为你没完成任务，就会有很强的挫败感。
　　这些都是正常的。喵刚开始适应新公司时间管理制度的时候用了一个多月（是的我的老板把tb写到了公司的规章制度里，逼我们每个人都要用，而且每天早上还要检查，不合规定还罚款。我就是被罚得受不了了才开始决心好好研究这个东西），到现在有时候还会出现任务量完不成、能力误判的情况。
　　一开始的时候，你可能觉得自己完成A任务只需要2h，又给自己加了B任务和C任务。结果A任务做了8h然后下班了，B和C就都堆在了你的列表里。这时候你可以采用记录时间的方法。
　　你可以用手机便签记下自己从早上起床到晚上睡觉每一分钟是怎么度过的。几点到几点，你在做什么事情；几点钟吃饭，几点钟和同事聊天，几点在回微信回邮件。通过回顾时间的过程，你就能够发现自己浪费时间的地方。比如，不知不觉玩了1h手机。比如，本来打算1h做完ppt，结果因为中间回了几条微信思路被打断了，没有按时完成任务。
　　当你坚持用这个方法实践一段时间，你就会发现自己的效率越来越高了。你不再对没完成任务有负疚感，因为你已经清晰地知道自己做每件事要花多长时间，每天有限的时间可以完成几件事。最后你几乎可以精确地、高质量地完成清单里的所有任务。
　　5：hr进阶版番茄时钟法
　　很久很久以前（大概是在去年），喵曾经写过番茄时钟法。这个方法如此知名大家应该都听说过。
　　1：hr基础番茄时钟法
　　简单来说就是你准备好一个闹钟，定25min时间。然后在这25min中，你不回邮件、不回信息、不和别人聊天、不玩手机，专心致志地去做一件事。在这个过程中你什么都不想，仅仅专注于眼前的事。然后呢，等到25min一到，你就休息5min，然后再开始下一次专心工作。
　　2：hr进阶番茄时钟法
　　进阶版的番茄时钟法，就是把番茄钟和GTD配合使用。在GTD中，你已经知道了自己今天必须要完成的任务；然后预估每个任务要花的番茄钟，以番茄钟为单位进行统计。
　　以番茄钟为标准的两个好处：一是把大任务拆解为番茄钟，这样就成了小任务，可以有效缓解任务堆积带来的焦虑感；二是以一个标准的番茄钟计时，能建立完成一个任务要花多长时间的时间概念，能让你对自己完成某项事情的能力有个系统评估。
　　番茄工作法着重强调要保证在25分钟的时间内专注做同一件事情。这个时候你要给自己断网、手机飞行模式，坚决不回微信。然后带上降噪耳机，让自己进入一个无人打扰的专注世界吧
　　如果不知道怎么专注的话，喵之前写过一篇文章如何提升专注力？
　　3：hr注意事项
　　我们平常工作有一些简单的、轻松的劳动；还有一些很累的烧脑工作，长时间做烧脑工作会脑仁疼。比如对喵来说，回喵粉微信就是一个不太累的工作，读书对我来说也是比较轻松的；但是写推文、写项目计划书、写月报、带团队成员复盘都是很烧脑的。
　　比如说我写一篇文章需要3h，大概是6个番茄钟，很烧脑；如果我写完文章接着写月报，月报也很烧脑（因为老板要求要反思总结），结果可能就是要么文章没好好写，要么月报敷衍写。所以我要安排今天的工作，为了让每一件事都能够做到比较好，就会选择写推文的这天去做一些其他简单工作。
　　真正能够提高效率的番茄时钟法，不仅仅是简单的每工作25min休息5min的形式，还要配合GTD的工作规划、配合烧脑工作和简单工作穿插，才能够达成最好的效果。
　　今天的文信息量有点大大家消化一下。