加强科技档案管理信息化建设的策略

　　【摘要】随着计算机技术和互联网技术的不断发展，越来越多的科研院所通过建立信息资源网络化，将重大的科研成果展示给人们，同时也为科研人员后期研究和开发新产品提供有价值的参考资料。但是当前科研院所在加强科技档案管理中还存在着一定的问题，本文就科技档案管理存在的问题，探讨如何加强科技档案管理信息化建设。
　　【关键词】科技；档案管理；信息化建设
　　随着科研体制的改革，科研院所的研究开发活动也慢慢地与市场经济挂钩，研究开发活动更多的成为一种市场行为，基本收入主要来源于社会研究、咨询服务等。所以科研档案的管理工作必须要做出一定的转变与调整。
　　一、科技檔案管理信息化存在的问题
　　科技档案指的是在科研过程中形成的，以文字、图标或者数据等形式出现的材料。在过去相关的资料大多数是以纸质的形式保存，一方面占用大量的空间，另一方面不利于资料的保存查找，开发利用。并且在科技档案信息化过程中，缺乏科技信息开发方面的人才，信息自动化管理进程非常缓慢。这些历史的遗留问题在一定程度上对当前科技档案信息化管理建设带来一定的阻碍。
　　（一）信息化建设基础工作薄弱。由于科技档案管理的历史问题，档案业务基础差，案卷质量不高，尤其是在各类归档的著录细则相容性不强，系统软件的移植性也不够高。这些历史问题导致我国信息化建设基础工作非常薄弱，由于这些历史遗留的问题和信息化建设的复杂性，我国现今还未建立一个以达到数据交换为目的的机读目录系统。也就是说，我国当前的状况是档案信息系统和网络建设各行其是。这样一来，档案自动化工作尚无统一标准，无法全面实施，推广统一的标准，这严重制约了档案管理电子化。
　　（二）电子文档不易长久保存。原来的文件大多数以纸质的形式保存，但是随着科学技术的发展，原来的保存方式出现了占用大面积空间，不利于开发利用的问题，所以科研院所在发展中逐渐以电子的形式保存资料。在实际的保存工作中，科技档案管理不仅要不断收藏档案，还要保管、保存好档案，并且要保证档案的永久性。电子文件形成的时间比较短，缺乏实际储存的验证，所以电子文件是否能长久保存是当前的一个重要问题。
　　（三）电子档案系统建设的保密性。众所周知，当今网络发展的速度非常快，网络本身具有高度的开放性。而电子档案是利用网络的相关信息来对档案进行管理的，所以档案管理的保密性就成为了当前建设的重要问题之一。对于电子档案的保存，最重要的就是要确保文档的准确性和有效性，而网络本身是开放的，外界人员如果利用不正当的手段对档案信息进行更改或者盗用，就会为档案管理工作带来隐患。所以如何做到一方面保证电子档案的保存，另一方面又可以树立电子档案的权威性，是最主要的问题。
　　二、加强科技档案管理信息化的建议
　　（一）加强档案管理网络系统的建设。档案管理系统建设，包括总体设计、软件开发、档案整理、信息录入、查询管理、安全措施等各个方面的工作。而为了解决历史遗留的问题，首先需要从硬件配置上下手，从储存空间到整体性能，再到系统兼容等各个方面都要满足档案数字化管理的需求。其次要注重对软件系统的开发与利用，并且将电子档案管理进行细致归类。然后开发具有时效性和针对性以及兼备安全性的系统软件，在实现档案信息资料共享的同时，可以兼顾安全性。值得注意的是，在信息大爆炸的时代，科研院所想要更好地对科技档案进行管理，就必然要加大软件系统研发人力物力的投入，并且在建立信息化系统初期应该加强调查研究，结合实际工作提出符合科技档案法规要求的技术，为软件的开发提供依据。
　　（二）转变电子文件管理方式。电子文件的特性决定了电子文件与纸质文件的区别，所以这要求档案管理工作人员必须要改变传统的工作模式，接受新的电子文件的工作模式并且适应电子档案信息处理的特点。比如通常情况下，是可以不保存草稿文件的，因为草稿文件不具备正式文件的功能，但是在保留文件的修改过程中，需要对原稿进行收集。
　　对于已经归类的电子文档要做好技术处理工作，将已经归档的电子文件的属性改为只读，即是在打开文件资料的时候，只能阅读观看但是不能对文件进行更改，运用这种方式可以识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性。
　　对于文件的永久保存性，应该在收集文档积累的过程中，将其制作成纸质拷贝或者是做成微缩品，防止系统在发生意外情况的时候，电子文件信息丢失。
　　（三）加强档案人员队伍建设。信息大爆炸时代，一方面为档案管理工作带来了发展机会，同时也带来了严峻的挑战和考验。档案管理人员队伍素质的高低，决定着档案管理工作的成效。所以加强档案人员队伍建设，非常有必要。首先科研院所要从内部档案人员开始，定期对档案管理人员进行培训，加强档案工作者的继续教育，推动档案管理理论的进步。其次是向社会人才发出邀请函，经过层层筛选，选择最优秀的人才到自己的岗位进行档案管理的工作。然后定期对工作人员进行新技能的培训，提高工作人员的科技素养以及动手操作计算机的能力。通过对内部工作人员的不断培训，可以在某种程度上提高整体档案管理信息化的质量。
　　三、总结
　　科技的发展是经济发展的重要因素之一，加强科技档案管理已经成为了我国现代化事业中的一环，也是科研院所发展的必然趋势，信息化管理不仅可以提高信息的准确性，还可以加快信息交换的速度，提高了信息管理的准确性。相信经过科研院所的努力，科技档案管理信息化一定会发展得更好。
　　【参考文献】
　　〔1〕张海韵。基于知识管理的企业科技档案信息资源开发利用研究〔D〕。广西民族大学，2015。
　　〔2〕刘阳。大数据时代档案管理模式变化研究〔D〕。湘潭大学，2015。