中能公司会议实效管理法初探

　　陕西中能煤田有限公司是一家由私营企业经过两次两制而成的现代化国有控股企业，成立于2003年，建有规范的法人治理结构。10多年来，公司秉承不求最大但求最好的核心理念，实现由小到大、由弱到强的快速成长。2013年底，由于资源重叠问题下辖榆阳煤矿被政策性关闭。2014年起，公司按照三转三安三变三成战略总部署，以一体两翼为支撑，以第四代新矿井争先探索者、关闭矿井转型率先实验者、煤矿托管服务领先实践者为发展定位，以五位一体、共融共赢，四大事业、同兴同强，优先聚力袁大滩、转型升级，争先奋力托管矿、平安创利为格局，以三年双五百、五年双千万愿景目标引领，正致力于打造国有煤矿关闭自己求生存谋发展的示范、资产盘活的典范、四代矿井建设的示范。
　　在行业去产能大背景下的中能，正处于爬坡过坎的关键时期，四大风险环绕、资金短缺受窘、项目推进遇阻。在多重困难和挑战直逼、工作千头万绪的关键时刻，必须要注重发挥集体智慧，科学决策，走稳走好过关迈坎的每一步，方能安然。会议作为发挥集体智慧的重要方法和手段在此关键时期显得尤为重要，如何既解决问题又不沉溺于会海，既提高会议效率也讲求会议成本，做到重要会议办出质量、日常会议办出效率、对外会议办出形象，成为中能会议组织者首当其冲需要解决的重要课题。
　　经实践总结，中能公司初步形成1143会议实效管理法：1是建好一项制度，即《会议管理办法》，使会议管理制度化。1是定好一个规范，即《会议筹备与组织操作规范》，使会议管理流程化、规范化。4是抓好四个关键，即会议计划审批、会议组织实施、会议质量效率提升、会议经费控制。3是实现三个目标，即重要会议办出质量、日常会议办出效率、对外会议办出形象。
　　一、中能公司会议基本情况
　　（一）会议的作用。会议是有组织有领导地商议事情的集会。它包含四个要素：有组织、有领导、商议事情、集会。四个要素缺一不可，否则就不是会议。会议是企业实行集体领导的方法之一，也是企业日常工作的一种重要形式。在宣传、贯彻、执行党和国家的路线、方针、政策，统一思想，提高认识，进行决策，布置工作，调查研究，交流经验，统筹协调，纠正失误，解决问题等方面有重要的作用。会议的根本是解决问题，但会议不是解决问题的唯一途径。会议不是目标，只是一种手段，也就是说会是形式，议才是关键。
　　（二）中能公司会议管理演变。2005年，出台《会议管理制度》，明确了会议召开的原则、分类、组织、会议的要求等，实现了会议分级分类管理。2007年，建立每周四高层碰头制度，成为班子成员沟通协商解决问题的高效会议。2013年，按照中央八项规定要求，精简压缩会议，将总经理安全办公会议同每月第一个晨会合并召开、七一会议同半年工作会议、干部述职考评会合并召开，大大提高了会议效率，降低会议成本。2015年，下发《关于规范公司安办会和周调度会有关事项的通知》，从工作汇报、工作安排、督办落实、会议纪律等提出明确要求，力争通过开短会、说实话控制会议时间，提高效率，不断改进会风，提升质量。2016年，下发《关于规范优化公司会议管理的通知》，建立了总经理协调会制度。2018年，公司修订印发《会议管理办法》，编制形成《会议筹备与组织操作规范》。《办法》旨在规范公司机关会议管理，提高会议效率，保证会议质量，节约会议费用，同时明确了会议召开的原则、会议组织及职责、会议的分类及审批、会议的纪律，以及主要会议的召开时间、参会人员、主要议程、督办落实等。《规范》按照会议组织流程和标准对会议计划与审批、制发会议通知、会议筹备、会议组织、会后工作的主要工作内容和要求进行了约定和规范，使会议组织流程化、标准化。
　　（三）中能公司机关主要会议类别。一类会议：由公司董事长、党委书记或总经理主持召开的综合性、全局性会议。包括年度工作会议、年中工作会、董事长办公会、总经理协调会暨安全办公会议、高层碰头会。二类会议：由公司有关部门主办，以公司名义或以公司有关部门名义召开的专业性会议。包括年度财务预算会议、周调度会、经济活动分析会、绩效考核小组会议等。
　　二、中能公司会议实效化管理的具体举措
　　规范会议管理、保证会议质量、提高会议效率、节约会议经费，是中能公司会议组织者做好新形势下会务管理工作的基本要求。中能公司会议管理的重点是抓好四个关键：
　　（一）实行会议计划及审批制度。结合公司业务特点和工作需要，制定会议管理制度和流程，实行年、月会议计划制度，明确会议组织实施部门和审批程序要求，细化各类会议的组织标准和形式，严格控制会议的规格、规模、数量和会期。严格履行会议审批程序，一并审查会议经费预算。
　　（二）做好会议的组织实施工作。设立兼职会务管理人员，明确主要例会的归口管理部门（主办部门），做到分工明确、职责清晰。要求会议主办部门增强超前服务意识，做好会前准备（会议申请报批、会议通知下达、会议方案撰写、各类材料准备、会场布置、设备调试等）、会中记录，以及会后新闻报道、执行督促和资料归档等工作。总体要求是：会议组织方面，会前筹备充分，文件、材料以及证件等印制准确、规范、美观，接待工作准确无误；会场布置方面，会场席位分布有序、整齐，位次排序正确合理，文件摆放整齐有序，指示牌位置明显、标识准确，会议设施良好完备；会议服务方面，后勤保障措施到位，服务标准统一，服务准确到位无差错；会后工作方面，会议纪要起草及时，重要会议总结上报及时，会议资料归档及时、完整，会议议定事项督促检查落实到位。
　　（三）切实提高会议的质量效率。本着精简、高效、节俭的原则，从严控制会议数量和会议规模，尽量压缩会期。大力提倡压缩合并召开会议，少开会、开短会，力求以最少的会议活动取得最佳的工作效果，实现重要会议办出质量，日常会议办出效率，对外会议办出形象。1。严格控制会议数量。凡业务相近、联系紧密的会议，原则上合并召开或套开；凡能通过发文、内部网络和电话部署的工作，原则上不召开会议。2。严格明确会议纪律。要求会前十分钟进场，不得遲到、早退和在会议上交头接耳。不能出席会议时，须向会议主持人请假，并告知会议主办部门。对于替代出席会议的人员，要求会后立即汇报传达相关会议精神。参会前须将手机关闭或设置在静音状态，不得在会议现场接打手机，不得随意进出会场。严守会议保密制度。3。严格控制会议时间。会议材料由主办部门、协办部门、公司领导层层把关；讨论发言时，要求发言者紧扣会议主题展开讨论，语言要准确、简练。4。会前充分准备沟通。董事长办公会议案等经逐级沟通后于会前3日发各参会人员。总经理协调会需协调事项提前上报，整理后分发各领导。5。发言积极诚恳务实。工作汇报要求重点突出、简洁明了，做到定量工作说指标、定性工作说结果，时间不超5分钟。安排工作要求任务目标清晰、时间节点明确、责任落实到人，改进工作要提出具体要求和标准，对解决问题要提出具体的措施办法。6。督办落实形成闭环。会议纪要一般于会议当天或次日下发。特别是总经理协调会暨安全办公会纪要同督办表一并下发，定期跟进督办会议确定事项落实，落实情况下次会议通报。未完成事项持续督办，直至完成。
　　（四）严格控制会议的各项费用。目标是会议经费执行情况良好、支出符合规定。严格执行会议费开支范围和开支标准，严格按照中央八项规定和公司的有关规定执行，做到不发放纪念品，不悬挂横幅，不摆放水果、花草、台签等。对于会议地点选择，要求在公司所在地召开的会议，原则上使用公司现有会议室；不租用高级宾馆、饭店；会议期间不组织与会议无关的活动。做好公务接待管理认真落实中央八项规定和公司《公务接待及招待费管理办法》，会议就餐一般以工作餐或简餐为主，严格酒水使用审批（须经主管领导或董事长审批），力争做到依法依规接待。
　　三、效果
　　1143会议管理法使中能公司会议管理做到了会议制度完善、流程精益规范，会前准备充分、会议协调顺畅，会场秩序良好、环境布置优美，会议服务周到。特别是机关的会议管理规范、简朴高效，较好地保证了会议质量和效果，使会议实效化落地。