传统档案管理与电子档案管理的利弊分析

　　康婕？程菲
　　摘要：随着信息技术的广泛运用，在档案管理过程中，新的档案管理方式也随之出现。电子档案管理作为一种新的档案管理形式，对于提高档案管理效率和降低档案管理成本具有重要作用。
　　关键词：传统档案管理；电子档案管理；利弊分析
　　从目前档案管理实际来看，传统档案管理虽然应用时间较长，但是受到信息技术以及电子技术的影响，传统档案管理无论是在管理效率还是在管理成本上都存在一定的缺陷。
　　一、电子档案管理
　　（一）传统档案管理延续时间较长，是一种有效的档案管理方式
　　从传统档案管理的施行时间来看，传统档案管理所采用的时间相对较长，具有较长的管理历史，在实际的管理过程中也起到了积极的管理效果，是一种主流的档案管理方式，被许多管理机构所接受，在实际的使用过程中满足了档案管理的实际需要，提供了有效的档案管理手段。
　　（二）与电子档案管理相比，传统档案管理成本相对较高
　　虽然传统档案管理在长期的管理实践中取得了积极效果，但是与电子档案管理相比，传统的档案管理需要专用的场所用于档案存放，并且需要对档案进行分类，同时还要安排专人进行管理工作，在整体管理成本上要比电子档案管理有较大增加。因此，在成本比較上，传统档案管理与电子档案管理相比不具有优势。这个也是电子档案管理逐渐取代传统档案管理的重要原因，对此我们应当有正确认识。
　　（三）传统档案管理与电子档案管理各具特点各有利弊
　　虽然电子方案在施行过程中具有较多的优势，但是传统档案管理还是具有一定的优势，在短期之内电子档案无法实现。档案原件本身具有一定保管价值。对于这些档案的保管，就需要采取传统档案管理方式，而对于其他的一般性文件，则可以选择电子档案的管理方式。
　　二、传统档案管理的利与弊分析
　　（一）传统档案管理可以实现对档案原件的有效保存
　　基于对传统档案管理的了解，传统档案管理的优势在于可以实现对档案原件儿的有效保存，由于传统档案具有专用的场所以及专业的管理人员进行管理，可以实现对档案原件的有效保存，并且保存质量相对较高，可以实现档案原件的长期保存，对于重要性较高的档案原件，采用传统档案管理方式具有较大的优势，可以最大程度的保管档案原件，避免档案原件丢失，或者在保管过程中受到损坏。因此，传统档案管理在这一方面具有一定
　　的优势。
　　（二）传统档案管理流程相对严密，能够满足档案管理需要
　　除了上述优势之外，传统档案在管理过程中对管理流程有着严格的要求，无论是对档案保管还是对档案借用都进行了明确的要求，对于档案管理有着重要的影响。基于传统档案管理流程的实际特点，在实际的管理过程中，传统档案管理能够满足档案管理的实际需要，在基本的管理过程中能够实现档案管理功能。
　　（三）传统档案管理占用场地大，需要的场所较为特殊
　　但是由于传统档案管理需要专门的场所进行档案保管。对档案管理场所的规模有较高的要求，同时还需要档案管理场所具备基本的硬件设施，能够保证档案材料不发生损毁。这一要求相对较高，需要档案管理场所具有专门的除湿和加热设备，保证档案管理场所恒温，为了满足这一要求，传统档案管理需要在管理场所上投入较多的资金，由此也导致了传统档案管理成本相对较高。
　　三、电子档案管理的利与弊分析
　　（一）电子档案管理效率高，实现了信息化和网络化管理
　　从电子档案管理方式来看，电子档案管理在管理效率上相对较高，不但能够根据用户的需求快速地实现档案资料的查找，同时还能够对系统中所存储的电子档案信息进行有效的分类整理，实现了档案资料的信息化和网络化，在整体的管理效率上相对较高，是目前档案管理所采用的主要方式之一，也是未来档案管理的重要发展趋势，对于传统档案管理有着重要的影响。
　　（二）电子档案管理有利于降低管理成本，实现了网络信息共享
　　由于电子档案管理从根本上改变了传统档案管理的方式，使得档案管理的存储和档案管理的调用都采取网络化信息化手段来进行，这种管理模式实现了网络信息共享，对于一般的档案信息可以实现网络化调用，既节约了管理成本，又提高了档案的管理效率，最大程度的满足了客户的实际需要，实现了档案资料的优化利用，使得整个档案管理流程更加优化更加有效。
　　（三）电子档案管理存在一定的安全隐患，需要专门的信息加密技术
　　虽然电子档案管理具有较多的优势，但是电子档案管理也存在一定的安全隐患，对于公共档案可以实现信息共享和用户随时调用，但是对于一些机密的档案就需要设置一定的管理权限，确保机密档案不发生泄密。但是由于现有的网络系统还存在一定的安全隐患，要想保证档案资料的完整性和保密性，就需要专门的信息加密技术予以处理。因此，安全性低是电子档案管理的一个重要弊端，也是其必须解决的问题之一。
　　四、结论
　　通过本文的分析可知，电子档案管理成为了一种新的档案管理形式，对于提高档案管理效率和降低档案管理的成本具有重要作用。但是从传统的管理与电子档案管理的实际管理过程和内容来看，传统档案管理与电子档案管理各有利弊，要想提高档案管理的有效性，就应当把握传统档案管理与电子档案管理的优势，根据实际需要合理地选择档案管理方式，实现传统档案管理与电子档案管理的融合。
　　参考文献：
　　〔1〕傅荣校，章燕华。电子文件管理机制研究〔J〕。档案学通讯，2011（4）。
　　〔2〕屈一平。中国规划电子文件管理〔J〕。瞭望，2011（29）。