浅谈照片档案的意义和作用

　　【摘要】照片档案在单位生产、经营和管理等各项工作中起着重要的作用。随着信息技术的发展，影像成为社会生活中的重要组成部分，以其特殊的画面载体形式，记录了不同时期单位管理的变化和发展及各种具有历史意义的活动。
　　【关键词】照片档案；意义和作用
　　一、档案记录和传承历史的主要方式
　　档案记录和传承历史的主要方式有以下几种：一是文字，包括史书、历代研究的史学论丛、档案文件。二是图片，包括书画作品、壁画、老照片等等。三是声音，就是所谓的口述历史，古代史学家就曾深入调查、采访，运用口耳相传的方式记录历史；过去主要依靠文字记录保存下来，到了近代出现了声音存储技术，就有了录音方式。四是文物，包括作为古董流传于世的，还有随着墓葬挖掘出土的，反映了当时社会的经济发达程度和民生民俗。五是古迹，如墓冢、宫殿、战场原址等等，但在这些方式中，文字大多无法完全回避记录者的态度，经过了二次加工和整理，带有很强的主观性；声音也同样带着部分讲述者的主观意识和再加工；图片虽然留住了真实的一瞬间，但往往只是孤立的场面，信息含量很有限；遗迹、文物这些都只能算是二手资料，因为历史年代久远和时代的变迁带有很多的不确定因素，可参考的价值是有限的。
　　而照片档案是采用感光材料利用摄影的方法记录真实形象的单个画面，让人们可以永远记住那些瞬间的景象，由于摄影的最基本功能就是把事物的形象瞬间记录下来，它能把历史的某些重要的瞬间保留下来，在档案管理中，照片档案是以直接且逼真的影像将资讯传递给使用者，不受语言、文字的限制，让人犹如身临其境，更具有感染力；所以只有真实的影像记录能够相对真切地再现历史，最大限度地为历史保真。现在人们已经习惯于在历史影像中去找寻时代的遗迹来作为我们讨论和建构历史时的佐证。所以说照片档案就成为了记录历史最有价值的档案了。
　　二、如何理解照片档案的重要性
　　照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史纪录。照片档案归档管理工作即是档案管理中的一项重要内容，又是一项记录历史真实面貌的原始文献。照片档案是以直接且逼真的影像将信息传递给使用者，不受语言、文字的限制，让人犹如身临其境，故更具有感染力。照片档案在档案利用中发挥着重要的作用，如提供证据、举办展览、编辑图书以及画册等，照片档案都充分发挥了档案管理最大价值的作用，随着时代的发展，照片档案扮演着记载各单位科学、技术、文化、活动、学术研究等方面重要的辅助角色。照片檔案还可以在网上传，使各种照片档案以不同内容分门别类展现发展的历程，使影像档案起到最大的利用开发作用，大大促进了档案管理工作的顺利开展，同时也可以提供大量可供参考的照片档案，使影像档案更加便于查询，采取以影像档案为主要反映方式的历史纪录。如何有力推动照片档案管理上新水平，取决于档案管理者对照片档案归档的规范程度，各方面配合共同做好照片档案的归档工作，才能更好地服务于人民。
　　三、如何完善照片档案管理制度
　　照片档案是对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。因为照片档案继承着文件的原始性，在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。它不同程度地记录了单位或个人参加重要活动的载体，更是记录着各项重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。为保证照片档案管理工作有章可循，要加强制定管理措施，落实管理制度，并且要长期重视，还要制定下发包括照片档案在内的档案管理规章制度。使日常工作活动的照片拍摄后及时整理移交；真正实现制度化、规范化、经常化，而且要持之以恒，日复一日，年复一年，照片档案归档移交工作贵在坚持。还可采取多种方式，通过接收、征集、交换、复制、购买等多种手段，多渠道、多途径开展照片档案的收集归档管理工作，并随时进行规范整理和保存。如果不坚持，不落实，不执行，即使有再完善的制度，也只能流于形式，甚至成为笑谈。
　　四、如何遵循照片档案的归档规律
　　尽管照片档案的应用十分广泛，由于影像本身大多不具文字说明，在归档过程中一定要注意及时注解说明；整理照片档案时首先要清楚它的六大要素，主要包括文字说明的内容和事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）；照片和档案卷内目录项目的整理内容过程应包括以下：照片号底片号、照片题名、页号、备注，底片经过分类后应编号并编制底片目录登记簿，一张底片或一组相关的底片为一个保管单位，编一个底片号。有时它对于某种事件内容上所反映的信息往往是影像化且不完整，所以按照它的整理原则应该是：1。整理照片档案时应在全宗内按年度问题进行分类，分类应保持前后一致，不能随意变动。2。对于反映同一事件的一组照片可以编一个号，然后每组照片分别编小流水号，底片在全宗内编流水号，格式为全宗号底片号，同时在底片袋的右上方标明底片号。3。一张照片应有一个说明，一组联系密切的照片应加总说明。4。对于数码照片归档的管理数码照片档案一般由数字图像（照片）、文字说明两部分组成；为了保证新型载体档案的完整与安全，档案工作人员在整理数码照片档案时，为了保持数码照片档案的特殊性，归档的数码照片格式应为TIFF、JPEG格式。对具有永久保存价值的数码照片，归档时必须冲印或打印出纸质照片，按双套制要求保存；归档时应标明互见号，格式为：全宗号光盘号照片号（标注于纸质照片的文字说明中）或全宗号册号张号（标注于数码照片的文字说明中），整理完后，编制照片档案卷内目录使位置固定下来，以便于更好地查找和利用。