浅谈医院文书档案管理工作的体会

　　【摘要】医院文书档案是医院重要的史料，是医院发展变化的见证，是加强规范管理的基础工作，做好医院文书档案工作，是提高医院文化建设的重要组成部分，正确认识档案管理工作的现状，开发利用医院档案资源，对提升医院档案管理工作有重要意义。
　　【关键词】医院；文书档案；体会
　　上海市皮肤病医院始建于1945年，是目前全市唯一一家以皮肤病、性病为主要诊疗特色的公立三级专科医院，连续多年荣获上海市文明单位上海市平安单位上海市卫生系统职业道德基地称号。多年来，医院承担同济大学医学院、扬州大学医学院、安徽医科大学等高校的本科生、硕士研究生、博士研究生的培养任务，是上海市住院医师规范化培养基地和专科医师规范化培训基地。2012年8月，我院和上海市第十人民医院实行两院一体化管理模式。秉承团结、奉献、求精、图强的医院院训，全院干部职工在各级领导的关心支持下，坚持公益性办医方向，顺应转型发展的主旋律，强学科、重人才、塑品牌、构和谐，怀揣普济众生之仁心妙术，在漫漫医学的征程中，不畏艰难、勇攀高峰，为打造国内一流、国际有影响的著名皮肤病医院而不懈努力！近年来，医院得到全面发展，为档案管理提供了有利条件，档案管理逐步规范化，为医院服务和发展发挥了应有的价值。医院文书档案是医院重要的史料，是医院发展变化的见证。医院档案管理工作作为医院事务管理的重要组成部分，虽然不像医疗业务活动那样能直接产生看得见的经济效益，但随着医疗卫生事业的不断发展，对医院持续健康发展的作用不容忽视。本人从事基层档案工作几年来，总结了一些浅显的体会。
　　一、医院文书档案管理的现状
　　医院文书档案管理工作的主要职责是负责医院文书档案的收集、编辑、归档、存储、借阅等。我院文书档案主要包括6大类：党务类、院务类、人事类、业务类、财务类以及综合类，是医院在行政管理活动过程中，由各种行政性公文，如医院年度工作计划和总结、统计资料、会议记录、通知、决定、申请、批复、协议、合同等转化而成的档案。这种档案是在医院管理和组织活动中形成并被完整保存起来的，具有不可替代的参考保存价值，是做好医院行政管理工作的必备工具，是医院管理历程的见证和有效凭据。近年来，上级医疗卫生业务指导性文件及党务工作类文件逐年增多，相较于刚接手档案工作的时候，文书档案数量已成倍增长，有时无法很好地界定归档内容，总是根据自己的需要来收集管理文书档案，具有较大的盲目性和随意性。许多有价值的医疗卫生档案资料没有得到足够重视和有效收集，造成资源的浪费，破坏了档案工作的完整性。
　　作為一家专科医院，不比综合性医院的体量规模，但麻雀虽小，五脏俱全，该做的一样不能少。档案管理人员也就是办公室科员，在加强文秘工作素养的同时，又必须具有文书档案工作人员的专业理论、业务、纪律、技能等方面的修养，才能成为一名合格的文书档案管理工作者。
　　翻看以往的文书档案，大多是采用手工记录和整理，内容复杂，字迹容易混淆或内容出现遗漏，不利于档案的收集、利用和开发，无法适应现代化医院发展的需求。虽然我院暂时还没有专门的档案管理软件，但已经实现利用office软件把目录电子化录入，大大方便关键字检索查找档案，并在平时借阅档案的时候把纸质档案扫描转化成电子文档保存在电脑里，以便下次查找利用，并逐步完善纸质文档和电子文档同步归档。与纸质档案相比，由于电子档案更易于管理和查询，这就可以方便医院各个部门能够很快查找到自己需要的档案文件，不仅节约了查询时间，也提高了档案的利用率。通过对纸质档案的信息化处理，将其转化成电子档案，能够有效避免档案因为过多被借阅而出现损毁、丢失等情况。
　　二、医院文书档案管理的措施
　　在医院的管理考核体系中，尤其专科医院，文书档案管理得不到重视，档案管理制度不完善、档案管理措施不到位，档案管理工作者工作积极性不高，档案移交不及时、档案收集难度大、档案管理工作效率低，大大降低了医院文书档案的有效利用率。
　　（一）将文书档案的管理工作做好的前提就是要得到领导的重视。文书档案管理人员要积极主动地向领导汇报文书档案的管理工作情况，使得领导提高对档案管理工作的认识，将档案管理工作纳入到医院的工作重点，纳入各部门职责范围，使得文书档案管理工作更加规范化和标准化，保证档案工作顺利开展。
　　（二）加强和健全医院文书档案管理制度的建设。通过制定规范的归档、保密、保管、利用、借阅、鉴定、销毁及档案室管理等各项制度，深入贯彻医院文书档案管理制度，促进文书档案管理规范性和标准性，切实提高文书档案的规范化现代化管理水平，才能做好医院档案管理工作。
　　（三）加强档案人员队伍建设，采取有效措施激励，为医院档案工作规范化、科学化打好基础。档案管理工作是一项具有服务性的工作，档案管理人员是连接档案资料和查阅使用者的纽带，工作特点就是无私奉献和默默无闻，更因工作环境的制约而不为更多人重视，因而医院档案管理人员须看淡个人名利，具有服务理念，这就要求其具备高尚的职业道德，以强烈的事业心对待档案管理工作，高度的责任感为医院提供高质量的服务。重视档案管理人员的培训与培养工作，档案管理人员通过学习进修，培养档案管理工作人员的责任意识，不断提高专业技术能力和水平。
　　（四）改善硬件环境建设，根据安全保密、便于查找的原则，对档案应严密、科学地保管。要建立专用档案库房，配置铁质的档案柜，八防措施到位，档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。充分借助计算机、扫描仪等现代化手段，应用于档案管理，提高档案管理的准确性和检索效率，以达到提高工作效率，逐步实现档案管理工作的科学化、现代化。
　　（五）做好医院文书档案信息化是做好档案服务的有效途径。信息化技术在医院管理中得到广泛运用，作为主要资料来源之一的医院档案管理工作面临着严峻的挑战。档案管理也要尽快实现信息化管理，把档案信息化工作列入医院整体工作的议事日程，纳入医院整体建设范畴，同步规划、同步建设是有效实现档案信息化管理的最佳途径，通过信息化手段进一步提高档案管理水平，今后在借阅、编研利用时都能更方便快捷。
　　三、医院文书档案管理的开发利用
　　档案资源的开发利用是档案管理的主要目的，通过档案深层次开发，提高档案的使用价值，为医院业务、医院管理服务。同时，通过利用档案为医院创造良好的社会效益和经济效益，提高档案在医院管理中的地位和作用，促进医院发展。
　　上海市皮肤病医院历史悠久，始建于1945年，前身是上海市皮肤病防治所，1994年10月与上海市遵义医院合并组建为上海市皮肤病性病医院，并在2010年正式更名为现如今的上海市皮肤病医院，文书档案中都有证可查，详细保存了各类申请、批复，历史演变过程都能在档案里找到相关资料。
　　2015年系我院建院70周年，院庆时档案发挥了它的巨大作用，翻阅历年文书档案，从中提取有用的资料，编制了一本两百多页厚的院志，并修建了一间院史陈列馆，从包括文书档案、荣誉档案等各类档案中找到了历史的见证，在陈列馆中展出，有历任领导任职情况、各时期医院的老照片、各类荣誉奖状、众多科研成果等等。举办重要会议或领导来院指导工作时，参观院史馆是必不可少的日程安排，这正是档案开发利用非常好的一个体现，集中统一保管文书档案，重视挖掘、保留历史资料，为医院院庆、院史馆建设提供了基础保障。
　　四、结语
　　随着医疗卫生事业改革的不断深入，对医院档案管理工作也提出更高的要求。在开展医院文书档案管理工作过程中，要充分认识到文书档案管理的重要性，并結合当前医院面临的现状与困难，积极探索新方法、新思路，适应医院现代化管理的需要。医院文书档案管理工作要坚持原则，遵循档案工作的基本规律，在实际工作中不断研究和探索，使文书档案工作逐步趋于完善，提升医院内涵，进一步促进医院更快更好地发展。
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