基建工程项目中档案资料的管理与监控

　　【摘要】基建项目完成期间，档案管理记载着项目的所有过程。就项目建设而言，档案资料贯穿于所有的环节，同时，发挥着管理和监控项目的作用。本文就基建工程项目档案资料管理与监控进行分析。
　　【关键词】基建工程项目；档案资料；管理
　　工程项目建设，档案资料管理对整个工程顺利完成有着极为重要的作用。管理好基建工程项目，有助于工程扩建、设备检修以及技术等各项工作，并能够为各项工作提供真实可靠的资料。加强基建工程项目档案资料管理，强化档案资料监控，对基建工程项目顺利展开具有一定的必要性。
　　一、基建工程项目档案资料管理的重要性
　　基建工程项目建设的所有环节，详细记录工程建设的过程就是整个项目的档案资料。通过档案资料，可了解项目建设的实际情况。同时，依据档案资料记载，有助于各类设备安装调试，且项目建设完成后的竣工验收、投入使用与修改等，都需依照档案资料记载的内容。基建工程项目档案贯穿于项目的所有过程，其中包含的单位、部门与人员非常多。从项目设计至施工，直至竣工验收，项目建设周期长，基建项目的档案资料内容也非常复杂。而通过分析档案资料内容，能够了解项目施工中的详细情况，实现有据可查。唯有如此，才有助于工程建设期间与完成后各项工作的展开。
　　二、基建工程项目档案资料管理与监控的不足
　　分析基建工程项目档案资料管理与监控的现状，不难发现其中存在着较多的问题。由于此类问题的存在，对基建工程项目建设产生了严重的影响。
　　（一）缺乏全面的档案资料。档案资料本应记载工程项目建设的所有过程，里面的各类数据都应真实可靠，有据可查。但实际中发现，档案资料收集的并不是非常全面。不全面的档案资料，致使工程项目建设很难做到有据可循。如基建工程项目设计中存在变动，编制资料期间，只记录变更的通知书，并没有详细记录项目施工的具体情况。同时部分特殊用途的材料，特别是以大代小的材料没有核定审批意见。缺少审批意见，就表明材料使用不合规。部分交接验收的记录，并没有签字确认手续。
　　（二）资料真实性有待考证。分析基建项目记载的内容，发现里面的资料随意性比较明显。工序相同的工程操作，记载的数据与类似的同类工序相同。实际上这种操作并没有检查。就数据监测存在的误差，一般是允许在一定范围内。但不少人认为只要误差在允许范围内即可。随后就在缺乏实际根据的情况下，填上看似合理，但缺乏真实性的数据，由此给档案资料的真实性产生影响。
　　（三）资料收集不及时。通常情况下，基建工程项目的档案资料管理理应从合同签订后就可开始着手。图纸需审计、开工报告等。施工期间还需依照具体的规定规范记录，这样才能够做到开工有报告、进场有合同、变更有手续、验收有根据。确保基建工程项目各个环节都能够顺利展开，并能够确保各项工作都能够做到有据可循，有真实的数据与资料可以支撑。但如资料收集不及时，就会对资料管理产生影响。
　　三、改进基建工程项目档案资料管理与监控的措施
　　基于基建工程项目档案资料管理存在的问题，就需要采取具体的措施予以改正，促使基建工程项目档案资料能够充分发挥其效果。
　　（一）利用培训，提高工作效率。关于工程移交工作，工程合同中都有明确的规定。作为档案管理的直接人员，施工单位的管理要求和执行的标准是否符合时代发展的要求，是否具备档案管理意识，对档案保存的质量有着一定的影响。部分单位重视入厂时的安全，并没有就档案管理等知识内容进行培训。为避免在实际工作中出现不利现象，需通过培训的方式促使监理人员树立档案管理理念。唯有经过系统的培训，监理人员才能够保证档案资料的全面，并确保高质量的管理。与此同时，还可对施工单位的工作人员就档案整理、管理和交工等方面进行技术培训，促使相关工作人员能够强化自身的工作，熟悉档案分类，确保档案管理的各项工作符合标准。
　　（二）加强质量监控。基建工程施工期间，承建方提供的档案资料，对工程竣工和验收有着重要的作用，同时承建方还需要发放施工图纸和资料。为保证后期工程施工的质量，就需要加强对档案的管理。管理人员自主参与到资料分发中。资料分发前应将档案进行分类保存，随后发放到其他受众。尤其是詳勘这方面的数据资料，非常的有限，需妥善保管。唯有如此，才能够确保图纸质量和档案资料的全面性。
　　（三）强化立项中的资料监控。在所有项目成立、勘察、审批前，并没有成立与之相对应的部门。而对于各部门的资料管理人员也没有形成。但是整个工程的材料在前期是处于分散状的，有的文件遗留在其他部门，有的文件放在规划部，并没有对文件进行必要的处理工作。同时，工程招标和勘察的文件仍然放在管理部。如果资料过于分散，没有及时收集，时间一久，就会加大收集的难度，且还有丢失文件的可能性。因此，工程立项的前期，应注意档案收集的及时性，并整理好，有专人负责。在此过程中，还应加强对设备的监控。保证设备符合要求，确保设备工作的质量。
　　四、结语
　　档案资料是基建工程项目管理中非常重要的内容。高质量的档案资料管理，有助于提高工程项目建设的质量。同时对档案资料实行监控，可确保档案资料的真实性，及时收集档案资料，以便工程建设任何环节需要时能够提供真实可靠的数据与信息。
　　【参考文献】
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