推进高中档案网络信息化发展的途径探索

　　【摘要】推进高中档案管理朝着网络信息化发展，不仅是由于信息技术的重大推动作用，还源于传统档案管理方式存在的诸多弊端，对于高中档案管理的效率产生了诸多负面影响。因此，推进高中档案管理的网络信息化是适应当前科技的发展潮流以及能够提升档案管理效率的必经之路。
　　【关键词】高中；档案管理；网络信息化；策略探究
　　传统高中在进行档案管理的过程中，存在着保密性差、效率低下以及更新维护困难等诸多管理问题，为高中档案管理工作带来了诸多不利影响。而网络信息的不断发展，使得高中档案管理能够实现科学化与规范化操作，对于高中档案管理工作提供了诸多便利之处。实现高中档案管理网络信息化可以从转移档案工作重心、提升档案管理人员素质以及加强档案信息保密三个方面来落实。下面，笔者将针对高中档案管理存在的问题以及高中档案管理网络信息化实现路径两个问题展开详细论述，希望能为高中档案管理工作实现信息化提供可参考意见。
　　一、传统高中学校档案管理存在的问题
　　（一）安全保密性差，信息化程度亟待提高。传统的档案管理主要依靠人力实现对档案信息的录入、分析整理以及保存工作，在这种工作管理模式之下，存在着诸多安全方面的管理漏洞。由于档案信息的录入依靠工作人员的手工操作，很容易受到操作人员的主观性限制，造成信息输入错误的现象发生。而且在高中学校，由于档案管理工作的繁琐性以及重要性，其主要管理人员多由学校中具有一定资质的教师负责，这些教师由于自身对信息技术掌握程度有限，且知识结构缺乏创新性，在运用计算机进行档案信息录入的过程中，缺乏操作的规范性与合理性，进而由于操作失误造成档案信息的缺失与错误现象，阻碍了学校档案信息管理工作的顺利开展。另外，纸质档案信息的保存也存在着安全性方面的问题，这主要是由于纸质档过度的暴露性导致其所承载信息的安全性得不到有效保障。
　　（二）工作量大，效率低。对于高中来说，档案信息具备较强的变动性，这与高中学生的流动性具有较大关联。高中档案管理面临着新生入学、老生毕业两大重要时期，新生入学与老生毕业期间，档案管理工作面临着巨大的工作量，在数以千计的档案信息中进行建档与退档工作，管理人员需要在承受巨大的信息量的基础上保证档案建立与退还工作的有序性，对于管理人员来说是一项重大挑战。依靠人力处理档案信息的变动工作时，不仅需要耗费大量人力物力，其工作效率也会大打折扣。
　　（三）查找档案繁琐，更新和维护困难。在采取传统的档案管理方式进行高中档案信息的管理工作时，档案信息的更新与维护工作不仅复杂，而且往往需要耗费大量时间与精力，造成了档案信息维护十分困难的状况。大量纸质档案在保存时会占据一定的空间，而且随着时间的不断累积，档案的数量也是不断激增的，这不仅对高中学校的档案管理场地提出了较高要求，也预示着高中档案信息的查找工作变得更为艰难，更新与维护工作也日益繁琐复杂。
　　二、计算机在高中学校档案管理中的应用
　　（一）档案管理工作重心转移。高中学校在进行档案管理工作的过程中，应该尽可能将档案管理工作的核心转移到对于档案信息的信息化加工领域，而不仅仅只将档案管理工作看作对档案信息的保存。管理工作核心的转移是为了确保在档案信息管理上游实现档案信息零错误录入，只有在保证了档案信息正确性的基础上，档案信息的保存管理工作才能够彰显其作用与价值。档案管理网络信息化的实现，可以有效落实对档案信息的信息化加工，实现档案信息管理上游工作的科学化与规范化运行。在进行档案信息管理网络信息化的过程中应该充分意识到计算机设备与技术的重要性，将计算机作为档案管理的首要管理工具。例如，在进行档案信息的录入时，网络信息化可以避免管理人员认为输入时所产生的主观性错误，管理人员的信息录入不再是进行信息的誊写工作，而是信息的选择，譬如学生的出生年月等信息完全可以通过计算机设置使其变为对数字的选择，大大减少了档案信息的输入错误。而且信息网络的智能化可以对档案信息进行智能化输入结果分析，对可能存在的信息错误进行提示，实现了二次信息检测；另外，档案管理人员在进行档案查阅时，不需要进入档案保存场地进行档案原件的翻阅，只需在网上进行数据资源的调取，便可实现对学生档案信息的查阅与更新工作，大大减少了档案检索时间与精力。而且档案信息在实现了信息化管理之后，使得学生档案的完整性与连续性得到了有效保障。在此基础上打印出的档案信息的纸质档文件，格式实现了统一，且信息表述也更为清晰。
　　（二）提高档案人员业务素质，实现档案无纸办公。当前，随着环保理念不断深入人心，无纸办公也逐渐成为当今企业办公的重要原则，无纸办公的实现不仅需要环保意识的推进，其真正落地实施依靠的是日益成熟的网络信息技术。作为教书育人的重要场所，高中学校的档案管理工作也应该身体力行，为培养学生的环保理念树立榜样。此外，无纸办公也是高中学校实现档案管理网络信息化的关键步骤，只有真正将无纸办公作为档案管理工作秉承的主要原则，档案管理的网络信息化才能够得到有效保障。在运用计算机进行学生档案信息的录入、更新工作时，由于摆脱了纸张限制，使得信息的录入与更改更为便捷，不必考虑信息涂改对纸张外观造成破坏，大大提升了档案管理的效率。而且在使用计算机信息技术进行档案管理的过程中，省去了诸如文件打印、分类、装订以及保存等一系列的管理流程，不仅节省了人力资源，且使得纸张、打印墨水以及其他办公物件的耗费量大大减少，实现了有效的成本节约。在计算机对于档案管理所发挥的巨大的便捷性的基础上，（下转第110页）（上接第104页）档案管理工作人员也需要不断进行知识面的扩充，不断增强自身计算机技术的专业性，使得自身计算机技术能够胜任档案管理工作要求。此外，档案管理工作人员还需要不断进行档案信息管理的技术拓展，积极找寻安全便捷有效的档案管理方式，在保证工作质量的前提下大大提升工作效率，进而实现高中档案管理工作的高效性。
　　（三）加强档案的保密，提高档案管理工作質量。档案对于高中生来说意义非凡，其承载着对高中生高中生涯学习成绩、道德品德的记载作用，对于高中生今后的学习与工作会产生重要影响。从另一方面而言，学校为了保证对所有学生的公正平等对待，必须全力保证学生档案信息与实际的贴切性，避免一些人员在一己私利的引导下利用职务之便对学生档案信息进行更改。因此，高中档案管理的安全性是其实现档案管理网络信息化后面临的重点实施工作。纸质档案由于其对于纸张的依附性，其信息的更改呈现出较大的显性特点，这能够在一定程度上减少不法人员对学生档案信息的修改行为，而档案管理在实现了信息化之后，对学生档案的修改后被发现的几率被大大降低，这也就预示着更改学生档案所面临的风险也被降低，所以，档案信息化管理必须采取严格的保密措施，才能够避免不公平现象的发生。因此，学校在运用计算机进行档案管理工作时，首先应该保证档案信息录入环节的公正公平性，可以通过设置监督人员的形式来减少档案信息不符现象的出现。其次，为了保证档案信息在保存过程中的高度安全性，学校需要设置专门管理人员负责对学校档案信息的管理工作，确保专人负责，进而在出现问题后能够实现有效问责。最后，在进行学生档案信息的更新工作时，应该对被更新的信息以及档案更新人员给予明示与文字记录，方便之后对其进行有效核查。
　　三、结语
　　高中档案管理网络信息化的实现，不仅是为了顺应当前的信息技术发展趋势，更是为了实现档案管理效率的提升，为学生的档案管理提供更为便捷、科学的管理路径，这是对学生负责的行为表现，也是学校履行自身管理职责的良好印证。因此，档案管理信息化的实现应该被高中学校所重视，在不断的实践过程中实现创新发展。
　　【参考文献】
　　〔1〕束云刚。新形势下优化高中学籍学历管理的实践方式〔J〕。文学教育（中）。2014（05）。
　　〔2〕叶丽群。高中学籍档案管理与利用现状探析〔J〕。兰州教育学院学报。2014（06）。
　　〔3〕佘利莉。以人为本的学籍档案服务〔J〕。赤峰学院学报（自然科学版）。2015（13）。
　　〔4〕李彩丽，许晶晶。学籍档案服务学历认证工作实践与思考〔J〕。黑龙江档案。2015（03）。
　　〔5〕王秀娟。学籍档案数字化管理的实践探讨〔J〕。长春工业大学学报（高教研究版）。2014（03）。
　　〔6〕罗长文。网络环境下高校电子学籍档案的管理〔J〕。九江职业技术学院学报。2015（04）。