浅谈执法单位文书档案管理效率的改善措施

　　【摘要】文書档案作为执法单位档案管理中非常重要的一部分，执法单位的发展历程通通记录在其中，对执法单位的发展有着至关重要的意义。接下来就如何改善执法单位文书档案管理效率的几点措施进行探讨。
　　【关键词】执法单位；文书档案；管理效率；改善
　　执法单位文书档案保存的是有关本单位党务、行政执法、行政管理等活动的档案，通常情况下是由办公室来进行保管的，比如存档件、会议记录、发文原件等等文件资料。文书档案一般是指处理完好以后具有保存价值的文件。办公室执法单位的关键组成部分，主要负责处理日常业务、传达消息、协调沟通，这涉及到执法单位管理水平的高低，可见，只有提高单位文书档案的管理水平才能提高其管理效率，才能确保单位能够正常运转与稳定发展。
　　一、提升单位文书档案管理人员的素质
　　任何一个单位制度的制订、完善、执行都是由员工来完成的，可见，文书档案管理人员素质的高低直接影响着单位文书档案管理工作的质量。因此，要想提高单位文书档案管理的工作效率，就必须要提高文书档案管理人员的素质。一是要提高文书档案管理人员的思想认识，强化文书档案管理人员的服务意识。二是以是否具有责任心、是否具有学习能力、是否具有较高的专业素养作为选择文书档案管理人员的标准，同时进行岗位培训，进一步确保能够适应文书档案管理工作。三是提高单位文书档案管理人员的地位，帮助他们解决在工作、生活、学习中遇到的困难，使他们能够全身心地投入到单位文书档案管理中。四是组织经常性培训，提高文书档案管理人员的专业素养，从而提高他们工作效率。
　　二、建立科学机制将文书与档案工作实现无缝衔接
　　从执法单位文书档案的产生与利用而言，单位中文书与档案管理工作存有十分密切的联系，有必要从单位整体工作上来看待文书与档案管理工作，尽量从制度上为其创造一个完整的管理机制。一是实行文书岗位与档案管岗位工作人员的统一管理、培训，要熟悉相互之间的工作流程、要求等，为文书资料的产生到归档能够保持一致，以较高质量的文稿、以顺畅的公文流转来保证文书档案归档的高水平。二是为确保公文在起草过程中就能符合档案管理的要求，单位档案管理人员参与到单位文书的写作、运转过程中关注公文的动态，以便于做到公文的及时归档，让文书、档案管理一体化。三是加强对文书岗位人员档案知识的培训，确保在文书处理过程中符合档案管理的要求。
　　三、加强文书档案管理的信息化建设
　　随着计算机网络技术的广泛运用，信息化已然成为社会各个领域发展的前进方向，执法单位应该把握好这个发展趋势，积极推进单位文书档案管理工作的信息化建设。当前，由于受到我国档案管理观念、标准化落后与各类信息化管理软件良莠不齐等影响，执法单位的文书档案管理中信息化程度普遍不高，我们有必要正确对待这一普遍现象，致力于将计算机管理系统引入到单位文书档案管理工作中，认真分析单位文书档案管理工作各个环节中实现信息化的可能性，从而使单位整个文书档案管理流程实现标准化。文书档案管理的信息化建设是有个比较系统的过程，可以从提高单位文书档案管理人员的建档与归档意识出发，以电子化对纸质文书档案进行处理，然后利用网络技术来实现文书档案信息资源的共享，实现文书档案的价值。
　　四、优化文书档案的整理环节
　　单位的文书档案的收集整理工作，不单靠文书档案管理人员苦干实干就能够取得成绩的工作，如果执法单位文书档案管理人员关起门来认真做事，那么本单位的文书档案管理工作是无法有效进行的。执法单位的文书档案管理工作能够树立开展的前提是要与其他部门之间的相互合作，必须要获得其他部门的积极配合，文书档案资料能够及时全面地收集。因此，单位文书档案管理人员要与其他部门同事进行有效地沟通，在进行沟通的时候注意文书档案收集的原则、范围以及相关要求，这样不仅可以降低其他部门同事的工作量，还可以促进文书档案管理工作的顺利开展。
　　五、加强单位文书档案的集中管理
　　当前很多执法单位的文书档案管理工作都过于松散，导致文书档案管理工作的不及时等等。因此，执法单位有必要在单位内部建立起专门的档案室来进行文书档案的管理工作，对文书档案进行统一集中的管理。并根据单位实际的发展情况，制定相应的文书档案资料的分类制定并进行调整。除了特殊岗位、部门之外，执法单位需要将文书档案资料移送到档案室统一进行管理，决不允许将文书档案等留在科室、个人手中这样的现象发生。与此同时，加强对单位各类音频、视频、实物、电子等载体的文书档案的收集工作，使单位的文书档案管理工作的流程与管理方式方法更加规范，从而提高单位文书档案管理工作的效率。
　　总之，要想提高执法单位文书档案管理的效率，就必须要从思想上、行动上加大对单位文书档案管理工作的重视，转变观念，加强单位文书档案管理工作人员的专业素质与理论素养。从单位实际情况出发，提高对文书档案管理工作的认识，进一步推进文书档案管理工作的信息化进程，提高文书档案管理工作的工作效率，才能够使文书档案发挥出该有的作用。
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