高校实物档案管理存在的问题及对策分析

　　【摘要】当前，高校实物档案管理工作暴露出了很多问题，这些问题如不及时处理将会对高校档案信息的利用产生不利影响。本文中，笔者提出高校实物档案管理中存在的4个主要问题，并给出建立数字化实物档案管理、制作照片档案、建立牌匾陈列室等对策，旨在为提高高校实物档案管理水平提供参考。
　　【关键词】高校；实物档案；管理
　　实物档案是指以实物为载体的，能够反映档案主体真实历史面貌的特定物品，如荣誉证书、奖杯、印章、字画等等。高校实物档案管理是高校档案管理的重点内容之一，同时也是高等教育事业不可缺少的环节，对于史实性要求较高的档案需求以及重大历史事件的传承具有极大的现实意义。
　　一、高校实物档案管理存在的问题
　　（一）对实物档案管理工作重视度不足。首先，大多数人认为高校的核心任务是教学科研等人才培养工作，实物档案管理时辅助性的，甚至是无关紧要的，只有当上级视察或富裕时间时才安排档案管理工作。其次，档案工作者投入了大量时间与精力在文字档案的收集、整理上，忽视了实物档案的整理与保管。加之实物档案种类、形态各异，大到牌匾、锦旗，小到奖章、荣誉证书，整理、归集起来有一定难度，一些管理人员缺乏工作热情，实物档案长期处于无人管理的混乱状态。
　　（二）高校实物档案管理方式落后。当前，参与高校实物档案管理的工作人员大多不是档案专业出身，普遍存在着业务素质偏低、年龄偏大等问题，加之高学历、业务能力强的管理者稀缺，导致实物档案管理工作迟迟得不到发展，管理方式仍很落后。尤其是档案管理信息化的今天，证书、牌匾、奖状等实物均需要用电脑系统进行登记，一些档案管理人员仍采用手工纸质登记的方法，这不仅浪费了大量时间和人力，还容易造成重要信息的丢失。
　　（三）管理工作循规蹈矩，创新意识不强。高校档案工作人员对于如何利用高科技管理实物档案、如何提高档案信息服务效率缺乏实质性创新，有些档案管理人员在接手实物档案后，不愿花心思与精力去解决实物档案的存放问题，也不愿依据实际情况制定出一套简便、快速的实物档案接待查询方案，致使实物档案管理常年以陈旧的模式运行，服务效率较为低下。
　　（四）实物档案质量不高，无法有效开发利用。以往，实物档案管理工作过于注重档案数量，盲目收集实物档案，这造成实物档案的质量和利用率不高。一些有价值的实物档案被埋没于眾多实物档案中，一旦使用难以找到。譬如，对于荣誉证书的管理，工作人员大多不做分类直接堆到一个地方，利用时需要耗费大量人力和时间进行翻找。而一些奖牌、奖杯等实物档案由于怕借用损坏，常年堆积在角落中，利用价值很低。
　　二、高校实物档案管理的对策
　　（一）解放思想，重视实物档案管理工作。1。高校档案管理部门的主管领导要提起对实物档案管理工作的重视度，努力发挥实物档案在高校发展中的作用。2。发动广大师生共同参与实物档案的搜集、保管工作，让他们真正成为实物档案信息的受益者。3。调动档案工作人员的积极性，激发他们的创新意识，让他们更加热爱实物档案管理工作。
　　（二）建立数字化、信息化实物档案管理系统。目前，高校实物档案的登记多以纸质为主，电子形式的存储少之又少。高校应积极利用互联网技术，对高校实物档案管理系统进行数字化、信息化改革，通过数字化的实物档案信息汇总缩短档案的查找时间，提高档案利用效率。同时，将实物档案制作成书籍、光盘，供课堂教学、新生入学培训、爱国教育培训等日常教育教学活动使用。
　　（三）制作照片实物档案，按主次收集照片。实物档案管理要适应当下社会读图为主的信息传递特性，以照片的形式记录实物档案信息。高校可将学校获得的牌匾、荣誉证书、奖杯、名人字画等拍摄成照片，从而便于收藏、拷贝。在对照片进行采集时，档案管理部门要掌握好主次：一是要将实物档案进行主次分类，对使用率高、意义重大的实物档案照片进行网络备份、传播。二是要按重要与否分类存放照片，以提高工作效率，方便师生调取。
　　（四）建立网络化牌匾实物室。高校可将部分牌匾集中于一间可供展览与多媒体直播的房间内，以此向外界更加直观地展示牌匾等实物本身。这种立体化的档案展示方式能够给档案使用者更全面的印象，是对高校档案管理信息网络最有力的支持。
　　（五）建立实物档案陈列室，以满足高校教育教学目的。实物档案是见证学校荣誉与历史的重要印记，将这些档案展示出来，可以使广大师生更加了解学校，更加以学校为荣，从而激励自己为学校争光。有条件的高校可将便于直接同外界接触的实物档案归集到一间陈列室内，定期开放，供广大师生以及校外人士参观。同时，学校还可将实物档案陈列室的参观作为爱国爱校教育的必要内容，将课堂搬到陈列室中，以更好地发挥实物档案的价值与意义。
　　三、结语
　　总而言之，高校要不断引导档案工作人员朝着实物档案工作所应当努力的方向前进，让实物档案管理的工作目标成为档案工作人员积极工作的内在动力。当今社会经济高速发展，实物档案管理方法要跟上时代的步伐，走科学化、信息化的道路，努力改革旧有模式，最大限度发挥实物档案的内在价值。
　　【参考文献】
　　〔1〕江中兰。加强实物档案的管理及应用〔J〕。四川电力技术，2002（5）。
　　〔2〕濮仁沛。实物档案的规范管理〔J〕。北京档案，2006（3）。