重大固定资产投资项目归档控制策略

　　张建铭徐敏杨礼兵
　　【摘要】本文根据项目归档管理经验，从明确归档责任制、恰当控制归档节点、制定归档计划、加强业务指导促进归档几个方面阐述了重大固定资产投资项目归档控制的一些方法和策略。
　　【关键词】固定资产；项目归档；控制策略
　　从20102015年，我所承担的多项国家重大固定资产投资项目进入密集验收阶段，针对项目实施周期过长，工艺设备组成复杂的项目，我们采用了分年度、分阶段、分子项、分系统等多种做法结合的方式控制项目文件及时归档，避免了突击归档带来的一系列人力、物力不足影响质量问题，保障了项目顺利通过国家竣工验收，本文对分段控制归档的一些具体做法和策略进行了阐述和总结。
　　一、明确收集和归档控制责任制
　　按国家重大项目建设规定，项目档案包括工程准备阶段文件、施工文件、监理文件、竣工图和竣工验收各阶段文件。根据我院和我所情况，项目各阶段由不同的单位、部门来实施管理，文件产生错综复杂。因此，根据项目管理、实施及文件产生情况，明确档案工作牵头责任单位及文件的收集归档责任是做好项目归档控制的首要任务。首先，所统一构建档案工作体系，明确档案管理组织机构及职责。从领导决策层、管理机构层、任务承担单位几个层面明确了相应的职责，管理部门间明确分工、密切合作。同时，各部门明确设置专、兼职的档案管理员，从事具体的日常收集和归档移交管理，做到了专人负责、统一管理，从计划、收集、归档几个执行层面保障了档案的管理工作的常态化运行。其次，完善制度、明确归档范围。根据国家和院固定资产投资管理相关办法，所办先后组织编制了《流体物理研究所科学技术研究课题文件归档管理实施细则》《流体物理研究所重大科学仪器专项文件归档管理实施细则》《流体物理研究所档案综合管理实施细则》等制度，明确了我所固定资产投资项目和科研课题从立项、实施、竣工各阶段产生的资料的收集、整理、归档范围及具体管理。最后，项目档案进行统一管理，项目一旦立项，档案管理部门即指定项目档案管理员，制定归档计划，按项目进度分段、分项收集整理，及时检查档案质量和完整性情况，并依据归档要求和合同进行追溯或考评，确保项目档案的完整性。
　　二、恰当控制归档时间节点
　　正确选择归档时间，对于维护项目档案的完整与安全，确保管理部门和实施单位正常的工作次序具有重要的实际意义。归档时间过早，会影响管理部门和实施单位对文件的使用；后续文件的频繁补充归档，影响项目档案的成套性和系统性，也影响档案部门正常的业务开展。归档时间过晚，文件长期滞留在单位或个人手中，容易散失、损坏，还会对文件形成部门造成负担；突击归档会增加档案部门对文件接收整理的困难，影响项目档案的质量。熟悉项目管理的全过程，掌握从立项审批、项目管理、基建施工、设备采购、竣工验收全流程的各项工作的重点，恰当利用招投标完成、子项验收、年度考评、成果鉴定、项目验收等时间节点组织归档，可保障项目归档工作有序进行，提高项目档案收集的质量和效率。
　　（一）招投标完成后收集工程准备阶段文件。根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DAT28）和《建设工程文件归档整理规范》（GBT50328）的要求，工程准备阶段文件包括：立项文件、建设用地征地拆迁文件、勘察测绘和设计文件、招投标文件和相关的管理（计划、财务、审批和单位）文件。该阶段文件涉及到的单位、管理部门多，产生的文件跨度时间长，类型复杂，使用频繁，文件的保密性也很强，是项目档案收集中的难点，适时控制收集时间是关键。
　　在项目招投标完成后是收集工程准备阶段文件的较好机会。第一，通常情况下，招投标前已完成各种审批，具备施工条件，建议书、可研、勘察、设计、拆迁各阶段文件已基本成套，较为齐全完整。第二，招投标完成后，招标、评标、投标文件齐全、完整。此时，除中标单位文件外，其他文件较少使用，招标代理单位可及时整理移交建设单位，如不及时收集归档，极易造成文件缺失。第三，此时即将进入施工阶段，与施工单位签订合同，项目重点移到现场的施工、监理管理，管理部门可对整个项目进行梳理，便于工程准备阶段文件的归档整理。
　　（二）子项工程竣工验收后收集施工文件、监理文件和竣工图。重大项目的基建施工通常按子项进行施工、验收和交付使用。目前基建施工单位多数采用项目负责制方式组织施工，有项目时组建，项目完成后即解散。通常在验收阶段，相关行政管理部门、行业对城建档案整理规范和归档责任有明确要求（如：建设工程文件归档规范GBT50328）。对于涉及子项较多的项目，建设单位需抓住項目验收节点收集各子项的施工文件、监理文件和竣工图，按子项收集可提高项目档案管理的效率和质量。
　　此阶段由于施工产生的文件资料较多，案卷内文件的整理工作多在施工单位和监理单位，由当地建设行业或档案主管部门规定，一些具体要求，如审批流程、原件存址、归档范围、卷内文件排序、保管期限等各地稍有不同，施工单位和监理单位之间有交叉或职责不同之处。此时进行施工阶段文件的归档工作便于各方之间的沟通交流，落实具体文件规范性整理工作，如文件的有效性、施工图的制作、验收会议资料整理、单项审计资料归档、缺失文件的追溯等，保障子项施工文件的齐全完整。
　　（三）年度考评和成果鉴定阶段收集科技文件。我所承担的国家固定资产建设项目还有一块投资比例较重的部分是主工艺设备的研制，涉及到各项子系统，其研制方式包括自主研制、委托研制、进口代理、物资采购等多种，涉及面广，程序多，通常由所属科研领域（研究室）按课题来执行。该部分内容按课题、系统、单台套设备进行收集整理，可利用年度考评、成果鉴定时间节点收集归档。
　　2012年开始，我所制定了《流体物理研究所科学技术研究课题文件归档管理实施细则》《流体物理研究所重大科学仪器专项文件归档管理实施细则》，对按课题管理的设备研制项目文件归档考核办法做了相关规定，每年的第一季度结束，科研技术处提供上一年度的年度科研课题计划归档清单，所办公室制定归档时间计划进度，各领域（研究室）按照时间进度组织科技文件材料归档。课题负责人要对全套材料进行把关，并按要求初步整理成卷，填报归档文件清单，汇总并经相关负责人审查通过后，移交档案室。原则上要求每年第三季度前完成上一年度的科研课题的归档工作，归档完成情况纳入年度目标考核、成果鉴定及科研人员职称申报。
　　（四）验收结论下达实时归档。项目验收前，由档案部门对项目档案进行单项验收，保障了项目档案的规范性、齐全性和完整性。此时，可抓紧补充变更、调整、整改、单项验收等文件，管理部门完成环评、职业安全卫生、审计、档案等单项自查情况报告、单项验收申请及相关验收总结。验收会上，还会产生技术总结报告、项目管理总结报告、专题影像片、会议验收结论等文件，此时应加强与管理部门沟通，实时归档，文件成形或处理完毕后即归档，可保障项目档案的完整性，利于后评价管理工作。
　　三、制定归档计划、业务指导归档进程
　　根据以上归档时间节点和项目工作计划，档案管理部门及时制定项目的归档及验收计划，对归档单位进行及时的业务指导，通过前、中、后期工作的介入，减少了整改的反复次数，从整体上提升归档文件的完整性，保障项目档案管理工作的有序进行，提高了工作效率。
　　（一）前期：通过完善规章制度、簽订合同时明确归档要求、加强档案人员业务能力培训等几个方面介入项目档案管理工作。
　　（二）中期：主要是加强与相关业务部门的沟通，掌握项目进展情况，对承担单位进行收集指导，对科研、基建、设备、软件等进行分类收集指导工作，通过这些方法，及时有效地解决了收集过程中出现的问题，掌握了项目资料收集状况，避免不清楚是否该归档、保存不好等原因造成阶段性缺失文件。
　　（三）后期：主要是通过制定验收计划，参加验收，归档过程中加强重要、关键档案的质量检查、请档案馆帮助预验收检查等方面加强了监督检查工作，督促完成归档，保障了归档文件的规范、齐全和完整。
　　四、总结
　　通过以上办法的灵活运用，四年时间，我所完成了13个（总投资20多亿元）固定资产投资项目的档案的归档和验收工作。总之，要提高项目档案管理质量，档案人员必须跟踪项目，从源头开始，明确归档职责，抓住各个有利时机，制定计划，加强业务指导管理，灵活运用各种策略。只有将档案工作控制到文件产生的各个环节，具体到每一份文件的掌控，每一次合同的交付，每一项验收中资料的审查，才能从根本上提高项目档案的整体质量，确保项目档案收集的高效、系统和完整，确保顺利通过验收。
　　【参考文献】
　　〔1〕王传飞、张斌主编科技档案管理学（第三版）。中国人民大学出版社，2012。4
　　〔2〕姬广鹏。电力企业跨区线路工程项目档案收集工作的实践。中国档案，2013（11）：6667。
　　〔3〕么甜甜。浅谈企业日常积累科技档案的重要性。中国档案，2013（9）：6263。