档案管理系统在档案现代化管理中的应用

　　【摘要】本文就本公司现使用的档案管理系统展开论述，详细介绍了BS系统及CS系统各自的优点和缺点，通过对比BS系统与CS系统之间的不同之处，使我公司能更好地选择合理适宜的档案管理系统，充分体现了档案管理系统在档案现代化管理中的重要作用。
　　【关键词】档案管理系统；BS系统；CS系统；现代化管理
　　目前我公司使用的档案管理系统V5。0版分为BS版本及CS版本。档案管理系统以CS版本为基础，BS版本主要提供与之配套的WEB部分功能。BS版本，即浏览器版本，提供给项目部的档案人员，进行录入档案数据、上传电子原文，系统V5。0版BS版本不提供打印输出功能。CS系统提供给专职档案人员，进行录入、打印卷内目录等报表、移交清册的统计等移交统计收进统计、设置项目的录入界面与授权。
　　一、BS系统体系
　　（一）BS系统简介。当前BS结构作为企业信息系统体系结构已基本成熟。在结构上，BS系统采用三层分布式，它是以BS应用系统结构为基础，缩小了整个系统的维护量，为客户机提供便利。该结构省去客户机与数据库互动的过程，客户机可以直接调用服务器的应用逻辑，然后由逻辑替代客户机对数据库进行存取。从而减少向服务器发SQL请求的次数，提高了服务器性能。在BS系统的三层分布式中，整个系统由三部分组成：应用服务器、数据库服务器及客户机。客户机主要负责处理与用户之间的交互和应用服务器的交互。而应用服务器的职责则是处理应用逻辑，接收客户机方应用程序的请求，然后通过转化为数据再与数据库服务器交互，将结果传达到客户机方的应用程序中。
　　（二）BS系统在企业档案管理中的重要作用。项目应用档案BS系统大大提高了工作规范性及工作效率。通过给项目开放档案室数据，项目档案人员可浏览到全公司相应类别档案馆藏，对比其他项目档案著录项，规范录入本项目档案。同时，相对项目传统的利用Excel录入档案数据而言，效率明显提高了很多。BS的批量编辑功能是一个亮点，它最多可执行20条目录同时批量编辑，对于录入相同著录项或改写相同著录项，这一功能非常实用。BS的检索功能也值得一提，通过查询界面，利用录入框中的相应条件，即可查询到相应文件，如果不知道文件字号，可在题名框中输入最有可能在题名中出现的文字即可显示查询结果，方便快捷。在BS系统中还可进行库房日常温湿度记录，需要的时候打印输出记录即可。此外BS系统还可实现档案预约借阅功能，简化了档案管理工作流程。
　　二、CS系统体系
　　（一）CS系统简介。CS模式体系的结构分为两层：一是在客户机系统的基础上添加了用户界面与业务逻辑的客户端程序。二是利用网络结合了数据库的服务器端。CS结构能够合理地将任务分配到服务器端及客户端，大大降低了系统的通信开销，充分发挥了服务器端与客户端硬件环境的优势。在早期软件系统中，客户端需要安装专用的软件。CS结构的优点在于其能够充分发挥客户端的处理能力，大部分工作可以先经客户端处理然后提交给服务器，从而使客户端的响应速度快，便于操作。
　　（二）CS系统在企业档案管理中的重要作用。CS系统较BS系统具有更强大的功能。在BS系统录入档案数据后，在CS系统可打印卷内目录、案卷目录等各类表报，实现移交清册、保管清册、销毁清册等统计功能，免去了制作大量表格的麻烦。机关档案管理人员可给项目设置用户并授予相应权限，从而通过网络检查档案数据录入是否规范，指导项目完成档案数据录入及更改。较传统的指导、答疑方式节省了专职档案人员的时间，从而使专职档案人员有更多的时间从事档案开发利用工作。在档案年报管理方面，在系统中填写年报数据后，利用数据上传功能，即可将数据上传至上级档案管理部门进行数据接收，无需报送纸质报表，极大地提高了工作效率、简化的工作流程。
　　三、BS系统与CS系统的比较
　　企业管理档案信息的两种常见模式是CS系统与BS系统，他们各有优点和缺点，同时适用的业务范围也不相同。在系统的投入成本上，BS系统由于只有一次投入成本，之后的投入只在服务器端的特点，它的投入成本比CS系统少很多。在系统的安全维护上，BS系统相比于CS系统略显不足，因为BS系统的前台效率不高，表现力低下所以安全系数并不高。企业应当根据自身发展状况及业务需求来选择适合的檔案管理模式。通常来说，CS系统适用于业务量较大且复杂的企业，因为CS系统能使企业在档案管理上更快捷更有效。而BS系统则适用于有众多异地分支机构的集团及企业或者业务量小且逻辑简单的企业，因为BS系统能简化网络模式，减少投资成本开支。笔者公司档案部门用的是CS及BS，BS主要用于录入，CS用于管理管理。
　　四、结束语
　　综上所述，档案综合管理系统的使用能够提高档案管理的效率，促进档案管理的标准化、规范化。它是档案现代化管理进程中的里程碑，是档案现代化管理模式的必然发展趋势。
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