高职院外聘兼职教师档案管理的思考

　　【摘要】建立外聘兼职教师业务档案是教师个人发展、高职院校人才资源管理、教学管理的需要，更是学校加速发展的需要。本文以广西现代职业技术学院为例，分别从高职院校建立外聘兼职教师档案的重要性、外聘兼职教师档案管理存在的问题以及提高外聘兼职教师档案管理的对策等方面进行了阐述。
　　【关键词】高职；外聘兼职教师；档案管理；思考
　　自国务院颁布《关于大力推進职业教育改革与发展的决定》以来，在国家政策的支持和推动下，高等职业教育取得了突飞猛进的发展。随着我国高等职业教育的发展，高职院校教师数量的补充已经跟不上高职教育规模的扩张，尤其是专业课教师和实习指导教师紧缺现象严重，高职院校主要通过大量的外聘兼职教师来解决这一瓶颈问题。外聘兼职教师作为学校师资队伍的重要组成部分，如何建立外聘兼职教师的档案以及如何规范化管理，越来越重要。笔者长期在院系级从事管理和教学工作，根据自己在基层多年的管理经验，以广西现代职业技术学院为例，对加强外聘兼职教师档案管理提出了一些建议，进行探讨。
　　一、高职院校建立外聘兼职教师档案的重要性
　　高职院校在发展过程中，根据需要聘请校外有教学资质的教师、企业工程技术人员、高技能人才到学校担任专兼职教师，参与学校的教学工作，对弥补学校师资力量不足，优化教师队伍结构，推动学校内涵发展，不断提高教育教学质量和整体办学水平起到积极作用。建立外聘兼职教师业务档案是高职院校人才资源管理的需要，对于促进高职院校的师资队伍建设、专业建设和对外交流，都有着十分重要的意义。
　　（一）外聘兼职教师档案具有查考和凭证作用。高职院校外聘兼职教师档案是外聘教师在学校开展教学活动过程中直接形成的原始材料，包括教师基本信息登记表、课程教学、指导实习实践、参加科研项目等方面的真实材料，记录了外聘兼职教师在整个教学活动中的主要工作，能为利用者提供重要凭据。学校在开展教学研究活动，对教学质量进行评估时，外聘兼职教师档案都起着重要的查考作用。外聘兼职教师档案具有档案的共同属性，与其他档案相比，外聘兼职教师档案全面、客观地反映了该教师在教育教学工作中的主要表现，是学校对外聘教师进行聘用及解聘的重要根据。
　　（二）外聘兼职教师档案具有激励、鞭策和促进的作用。外聘兼职教师档案是其在聘用学校开展教育教学工作期间政治思想表现、课程教学、实训指导、科研成果等方面的真实记录，外聘兼职教师从中可以汲取经验教训，不仅可以为自己所做出的成绩和贡献而感到自豪，增强了自身的荣誉感和自信心，同时，还可以通过教育教学反思，正确地对待自己的失误和不足，更好地服务于学校教育教学工作，不断提高教学质量。有效地激励、鞭策外聘兼职教师，使他们在教学、实训指导、科研等工作中更加敬业，更好地发挥他们在学校工作中的特殊作用，提高学校的整体教学管理水平。
　　（三）外聘兼职教师档案管理提供教师资源库的作用。做好外聘兼职教师档案管理工作，建立外聘兼职教师人才资源库，对兼职教师的个人信息进行管理，不但可以建立起顺畅的沟通渠道，便于学校掌握一支相对稳定的外聘兼职教师队伍，还为学校领导、人事部门对外聘教师考察了解以及挑选，提供准确、可靠的信息和依据。
　　二、外聘兼职教师档案管理存在的问题
　　广西现代职业技术学院与其他高职院校一样，在学校快速发展同时，出现师资队伍总数不足，尤其是双师型教师的不足。为此，学校采取了一系列措施，从非高校的企事业单位、社会组织中聘请了一批管理专家、技术骨干和能工巧匠作为学校的外聘兼职教师，充实了教师队伍，弥补了师资短缺问题。但由于学校对外聘兼职教师档案重视不够，使得外聘兼职教师档案的建立、管理存在着诸多问题。
　　（一）学校对外聘兼职教师档案管理重视不够。在高等职业教育高速驶入快车道的今天，虽然学校领导非常重视档案管理工作，设立有综合档案馆（室），对校内专任教师的档案管理比较规范到位，可是对于外聘兼职教师的档案管理，没有制定相关制度，提出具体的要求。致使有的人认为外聘兼职教师流动性大，不是本校的教职员工，为他们建立档案会增加工作人员的工作量，没有必要花太多的力量去做这项工作。殊不知建立外聘兼职教师的档案也是学校档案工作的一部分，是不可缺少的重要环节。由于宣传不到位，思想认识不足，外聘兼职教师参与意识较薄弱，有的外聘教师认为自己只是短期的兼课，不是学校的固定教师，怕麻烦不愿配合提供相应资料。系部的教学秘书、干事在档案资料的收集、整理方面因还未能得到理解和支持，造成外聘兼职教师档案不能及时、完整地归档，在一定程度上制约了外聘兼职教师档案管理工作的开展和利用。
　　（二）学校管理制度不健全，给管理带来难度。目前，许多高职院校在外聘兼职教师档案管理方面，没有出台相应的管理制度，外聘兼职教师档案管理制度不完善和缺失，没有相应的归档制度作保障，加之学校在人员、经费和设施设备等方面投人不足，导致院系级教师业务档案从管理到应用环节，绝大部分仍停留在手工操作上，早已不适应当前学校高速发展的需要。
　　（三）院系级档案管理无专职管理员，多为兼职档案管理员，能力有限。各高职院校院系级的行政管理岗位很少能设专职档案管理员岗位，教师的业务档案管理，一般由办公室行政人员兼任。办公室行政人员本身事务繁杂，档案材料的收集整理子项较多，包含了教师的培养计划、每学期教学任务书、教学进度表、评教相关材料、教学检査、各类教学竞赛评奖材料、教学总结等，工作量较大。而这些兼职档案管理人员大多没有经过档案管理业务的培训，在教师档案材料收集之后，如何按照要求分门别类进行整理，建立档案，显得无所适从，力不从心。档案整理是否规范，建立的档案是否齐全，直接影响到档案的完整和质量。
　　（四）院系级教师业务档案管理信息化程度不高，双套制没有真正落地。在信息化时代的今天，教师业务档案管理同样离不开信息化建设，档案管理发展趋向双套制管理模式，即保存纸质档案的同时，又保存电子文件。但在院系级层面，外聘教师档案管理信息化程度却不高，虽然保存有部分电子档案，依然以实体档案管理为主，实体档案和电子档案不同步，没有完全实行双套制。随着外聘兼职教师数量逐年增多，实体档案存放数量也越来越多，院系级档案保管条件差、查找麻烦、利用率低、借阅易丢失等问题愈显突出。外聘兼职教师档案信息化程度的落后，影响了档案信息开发和利用。
　　三、提高外聘兼职教师档案管理的对策
　　外聘兼职教师档案与学校专任教师档案一起，构成了学校教师档案的整体，是学校全面准确地掌握教师教学水平、科研能力的重要依据，同时也是学校对外聘兼职教师实行人事聘用和解聘的重要根据。因此，做好外聘教師档案管理工作对加强学校双师型教师队伍建设和学校事业的发展都是十分必要的。对外聘兼职教师档案管理，相对专任教师档案而言，在收集和归档时，材料可以相对简单一些，以主要内容为主，可以去掉一些无关紧要内容。但在档案管理工作总体上，应该是内容充实、材料精炼、编排合理、管理科学。
　　（一）学校领导要重视外聘教师档案管理，认识到外聘教师档案管理的重要性。外聘兼职教师是学校师资队伍建设的重要组织部分，对强化教学实践环节、保障教学工作顺利开展起到积极作用。因此，学校领导要认识到外聘兼职教师档案与学校专任教师档案具有同等重要地位，带动树立外聘兼职教师档案规范化管理意识，给予院系级人员、场地设备、应用软件等方面大力支持。加强检查和督促，定期组织相关人员对院系级外聘教师档案的管理进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，使档案管理规范化。
　　（二）完善外聘兼职教师档案管理制度，实现教师档案管理的标准化、规范化。外聘兼职教师不仅要从事教学和教学管理工作，还参与专业建设、课程改革和实训室建设，因此，要从外聘兼职教师工作的性质和特点出发，确定外聘兼职教师档案的内容和范围，建立起从布置到检查、收集、整理、归档的一整套档案管理制度，使外聘兼职教师档案管理工作有章可循，防止和杜绝无档案及材料收集、归档不完整的现象发生。通过制定和完善外聘兼职教师档案管理制度，实现教师业务档案管理的标准化、规范化，提升教师业务档案管理水平。
　　（三）加强学习培训，提高院级系档案管理人员业务素质。有条件的高职院校应配备院系级专职档案管理员，无条件配备院系级专职档案员的学校，学校领导应重视提高现有兼职档案管理员的政治素质和专业素质，加大对院系级兼职档案管理人员的培训力度。采取内培请进来走出去等方式，对兼职档案管理员进行培训。一是学校综合档案室（馆）派专职档案管理员定期对院系级兼职档案管理员进行业务知识、操作的培训。二是聘请校外经验丰富的专职档案员对学校兼职档案管理员进行业务培训。三是安排兼职档案管理员参加各级档案局举办的档案员业务培训班。让兼职档案管理人员熟悉业务，掌握新的知识和先进的管理技术，并能熟练运用现代化设备管理基层专兼职教师业务档案，从而提高院系级兼职档案员管理水平，使他们成为合格的档案管理员。
　　（四）院系级专兼职教师业务档案管理必须实行双套制。因实体档案和电子档案的保存各有优劣，不宜相互取代。从现实情况来看，只有实行双套制归档，是最佳的选择，能避各自所短，满足档案的凭证性需求的同时，又方便快捷地提供利用，最大限度地服务于不同需求。院系级专兼职教师业务档案管理实行双套制，对有价值的档案资料进行双套制保管，将实体档案和电子档案及时同步更新，既规范了外聘兼职教师档案管理，保证了档案的质量，又避免了兼职档案管理人员重复工作局面，解决了档案工作与办公自动化的接轨问题。
　　四、结语
　　随着各高职院校的规模化发展，外聘兼职教师作为高职院校师资力量的重要补充，数量上呈现出逐年增加的趋势。建立外聘兼职教师档案，不仅是教师个人发展的需要，高职院校人才资源管理的需要，学校教学管理的需要，更是高职院校大发展的需要，档案管理员要顺应形势发展，积极探索研究教师业务档案工作，建立外聘兼职教师档案并满足规范化要求，为学校内涵建设和发展服务。
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