档案信息系统运行安全管理研究

　　【摘要】档案是一项具有历史传承的工作，它即要有真实性、完整性、封存性还有最重要的安全性，所以档案的安全管理是档案能否长久保存的关键。在现今这个数字化档案管理的大环境下，怎样做到档案数据信息化的安全管理就成为了档案管理中最为重要的一环。本文结合笔者在工作中所发现的一些问题提出相应的设想与建议。
　　【关键词】网络安全；档案信息系统；档案管理
　　互联网时代的到来为我们的工作提供了无限便捷，档案管理也进入了信息化管理时代。信息化档案管理解决了传统档案管理中的诸多弊端，大大提高了档案管理质量。信息化档案管理虽然极大地提高了档案管理能效，但在档案信息化管理系统的整体运行过程中也存在着一些的弊端。其中档案信息的安全维护与管理是最容易出现问题的，因此做好网络安全防范与管理，成为信息数字化档案管理的重中之重。
　　一、信息化档案管理中存在的一些问题。
　　（一）档案信息化存储硬件设备老旧。在信息化档案处理与存储时所用的硬件设备过于老旧，没能跟上计算机硬件发展，陈旧的设备大大降低了信息档案管理的高效工作。在《档案法》第二条中规定要对具有保存价值的文字、图表、声像等都要存入电子档案中进行保存。由于硬件设备的陈旧，导致电子存储量有限，无法大量存储一些珍贵的图表与声像档案。特别在对一些需要扫描图表进行保存的时候，由于扫描仪的陈旧导致扫描后的电子图表严重失真，造成扫描后的电子图表不够清晰。由于设备的老旧问题在查阅电子档案时也造成了诸多不变，查阅时运行速度过慢，图表与声像文件显示不清楚。陈旧的硬件设备不但影响了信息化档案的输入、存储与查阅，还极大地制约了整个信息档案的运行管理效率。计算机设备的老旧导致无法安装高端网络防护软件与杀毒软件，降低了档案信息在网络平台运行时的安全防护性。这样就为档案信息的安全性和保密性带来了极大的隐患。
　　（二）日常设备维护不及时。在日常工作中，操作人员很少对档案硬件设备进行维护整修，造成设备磨损严重，大大降低了设备正常使用年限。特别是对备份电子档案的存储设备维护管理不到位，造成备份的电子档案缺失或不能再正常使用。
　　二、档案信息安全问题
　　（一）检阅电子档案权限系统设置不清。档案具有一定的保密性，有的档案是不能公开的。所以应在系统平台内根据借阅者设定不同的借阅权限。借阅者根据各自不同等级的权限来查看所需的档案。而现在一些档案信息系统在设定借阅等级时设定模糊不清，借阅权限过宽。这样就会造成档案中一些保密内容外流。
　　（二）档案信息系统防御不强。由于当下网络技术的不断发展，虽然为我们的工作带来了很多便捷，但同时也带来了阻碍，那就是网络系统平台安全问题。由于档案信息具有一定的保密性，但在当下的网络大环境下档案信息系统时刻面临着网络黑客、网络病毒或计算机病毒的侵害，一但档案信息受到网络黑客、网络病毒或计算机病毒的入侵那后果将不堪设想。因此加大对档案信息系统的安全防护是保证档案信息系统运行的重中之重。
　　三、档案信息管理问题
　　（一）档案信息管理制度不强。电子档案信息的录入、审核、入库、备份、借阅、日常维护等环节管理制度设定不健全，管理混乱，没有相应的操作规范来对各项工作进行规范性梳理。多个工作环节时常由一个人来完成，没有检查校对，致使档案信息在存入档案电子信息数据库时存在大量错误，无法为以后的借阅者提供正确的信息，失去了参考价值。
　　（二）管理人员对于网络或计算机操作水平不高。档案管理人员对于网络与计算机操作知识不是很娴熟，时常出现误操作或错误操作对于档案信息内容造成破坏。对于网络安全系统的操作不熟悉，造成网络安全防护系统未能完全发挥防御功能。当网络防护系统出现问题时，就会遭到网络黑客或网络病毒的入侵，一但档案信息系统被网络黑客成功入侵，那档案数据库中的所有电子档案内容将会面临外泄的问题，而如果档案信息系统被网络病毒入侵成功，那后果也是难以想像的。对于硬件设备操作不熟练也会降低工作效率。
　　四、对问题的改善建议与措施
　　（一）改善硬件设备提高工作效率。通过档案专属设备购入渠道，购买较为先进的计算机、扫描仪、存储介质等档案工作专用硬件设备。这样即可以提高工作效率，又可以加强图表与声像电子档案在入库存储时的清晰度，为以后的储存与检阅带来成效。特别是高端存储介质将会更好地保存备份的电子档案信息，一旦档案信息系统受到破坏或是电子档案信息丢失，我们就可以迅速地将存储介质中的备份档案信息重新导入电子数据库，保护档案信息系统的正常运行。
　　（二）加强系统安全防护。寻找像OA、EverDo等大型档案系统制作公司，根据自己单位不同需要与要求来订制一套适用于自己的档案信息系统。这样可以增强档案信息系统在运行时的可靠性和专属使用性。购买正版的网络防护系统软件，这样可以加强档案信息系统在运行时加强对网络黑客和网络病毒对系统的入侵防御能力，有效抵制非法入侵，保护档案信息系统的正常安全运行。设定借阅人权限，通过借阅人权限来控制借阅人在查阅电子档案时的查阅范围。这样就可以更好地对一些具有保密性电子档案进行保护，以防信息外泄而带来巨大损失。借阅者要在系统中实名注册，并设定八位以上的字母与数字混合密码。每个借阅者只能登陆自己的用户名与密码，这样在档案信息系统的后台管理系统中，系统都可以对每个借阅者查阅的所有电子档案、登陆时间、登陆地点等相关查阅信息进行保存，并建立查阅信息档案，以便出现问题时可以准确知道借阅信息。
　　（三）制定完善的档案信息系统的管理制度。根据运行档案信息系统的独特性，有针对性地制定相应管理制度。应从信息采集、信息审核、电子信息入存档案信息系统、电子档案查阅等环节制定相应工作步骤与规范性工作条例制度。设定专人专岗，特别是信息采集这个过程当中要设定双岗，针对所采集的信息进行严肃认真核实后，才可以将采集到的电子信息根据类别分存入库，这样才可以保确档案信息的正确性和有效性。对档案信息系统运行当中所使用到的硬件设备，制定相应的维护制度，定期对硬件设备进行全面系统维护。要增加对那些备份用的存储介质的日常维护，因为一旦档案信息系统出现问题，这些备份介质当中的电子档案信息就成了至关重要的唯一信息。因此日常对硬件设备的维护，即保证了档案信息系统的正常运行，也延长了硬件设备的正常时间。建立培训制度，定期对档案管理人员进行相应的技术培训，因为现在的档案信息系统管理人员，不但要掌握档案管理，还要具有一定的网络与计算机知识。定期培训可以让我们的管理人员掌握当下网络与计算机的硬件与软件技术知识，这样就可以在实际工作当中更好地提高工作效率，避免一些错误操作，维护好档案信息系统的正常运行，抵御网络黑客、网络病毒与计算机病毒对档案信息系统的侵害。
　　五、结语
　　档案是前人留给后人的宝贵财富，如何保护好这些财富是一个重要的工作。因此建立健全档案管理工作体制规划和制度，加强硬件设备与软件系统的投入与维护，加大对管理人员的定期专业培训教育，强化各工作环节中的细节工作，全面严谨工作才能保证档案信息系统正常安全运行。我们不但要利用现代的科技来发挥出檔案的价值，还要做好保护工作，这样才能更好地发挥出电子档案为我们工作带来的重要作用。
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