高职院校办公室加强会议管理工作的策略

　　王喆任向明
　　【摘要】本文结合实际工作经验，利用系统化理论，论述如何提高高职院校会议管理水平，增加工作效能，实现规范化管理，为高职院校会议管理工作提供理论参考。
　　【关键词】党政办公室；会议管理
　　当前，随着高职院校办学规模的不断扩大和开放程度的不断提高，内部行政事务也随之不断增多，导致各类会议召开数量与日俱增。如何进一步加强会议管理，使各类会议有序、高质开展，从而推动学院各项工作及时、高效进行已成为一个重要课题。
　　一、统筹规划精细化
　　凡事预则立，通过制定详细的年度会议计划、月会议计划及周会议计划等，可高效发挥会议的作用。
　　会议职能部门根据学院党政工作要点、各职能部门年度工作计划，列出院级年度会议计划。学期中党政办公室根据各部门工作计划的进度与职能部门协商，制定月会议计划或周会议计划，确定职能部门工作会议。临时性会议的召開，要明确主题，协调与会人员，按照小会服从大会、下级部门服从上级部门、紧急会议优先的原则进行安排。
　　为进一步加强会议的有序性，会议计划需制定会议的整体结构和具体内容，对会议的议题和组织架构进行宏观的规定，细化成本管理，并对易出现的问题制定相应的防范措施。
　　加强统筹管理的核心步骤即会务管理人员针对会议内容、规格、规模等制定精细合理的预算方案。针对预算不合理、没有严格按预算执行、超出预算等情况，需在预算过程中结合实际进行预算；执行过程中不能随意调整预算金额。执行是控制成本的关键环节，必须严格按预算支出，如临时需增加预算费用的20以上，要求上院长办公会通过后方可执行。通过决算来评估年度预算执行情况，可为下一年度预算提供依据和支持。审计在于加强监管力度，具体过程中可联合多个部门参与其中，以使办公室财务管理更加合法、公开、透明。
　　二、会前准备规范化
　　（一）策划工作。规范制定会议的各个环节，包括会议名称、会标、会徽，确定时间、地点、参会人员范围、主持人、议题和议程的确定、会议期间周边安全措施的制定、车辆安排、会务工作安排、经费预算等。编制会议日程，对会议议题和会议期间各项活动时间做出合理安排。用简短文字或表格形式注明各项活动时间、时长、地点和注意事项，尽量使会议日常紧凑、具体。大型会议还需制定具体的会务工作计划，编制会务工作流程，应包括工作内容、完成时间、责任人、目标及有关要求等。
　　（二）明确、合理分工。对会议工作人员进行规范化管理，可确保会议的服务质量。根据会议规模人员可分为会务组、秘书组、综合组等。会务组根据会议主题和内容及时编制日程，提前1至3天通知参会者，并在会议召开前26小时再次发送短信提醒。可提前将资料发给参会者，确保参会者了解会议的大体内容。根据会议规模充分发挥会议布置的氛围效应。按照会议规格、参会人员、场所等布置会场，确保会场符合会议级别的标准，让参会者有充分的归属感，可为后续工作奠定良好的基础。同时，良好的设备运行、有序的签到引坐、周到的会场服务都会提升会议的品质。秘书组负责会议期间的文字准备材料，如主持词、欢迎词、领导讲话稿、发言人发言稿及会议上需交流的其他文字材料等。规范文字材料可使会议整体内容和思路明确、主持对时间把控合理、内容传达精确、提议讨论有效等，这对会议的成败起到核心作用。综合组主要负责会议期间与会人员的生活服务工作，如车辆、餐宿、物品等保障工作。
　　规范化的会前准备是决定会议成败的重要环节，工作中要做到提前安排，不厌其烦，反复检查、核对。
　　三、会中服务人性化
　　会务人员做好签到登记工作，如有文件需发放可在签到过程中逐一发放，并引领与会人员有序入座。开会前10分钟还未到者，打电话确认情况，会前5分钟统计应到、实到、请假人员，并在会前向相关领导通报，以确保会议的正常召开。
　　（一）会议记录。会议记录真实地记载了会议的情况，可客观反应会议的内容和进程，亦是形成会议简报、会议纪要的原始资料和依据。要求快速、准确、清楚和完成。现阶段可采用各类电子设备进行记录。
　　（二）服务工作。重要会议时，应安排专人跟进会议，负责会场音响设备、电脑投影等的使用；根据会议的时间长度，适时给参会者添加水，做好会间茶歇工作；会议进行过程中，要严格按照计划进行，如某个环节超时过长要及时有礼貌地提示；如有表彰环节，应提前安排好领奖人的上台顺序和领导发放证书及奖品的对应顺序；如遇临时性调整、突发事件时，要及时报告上级领导，并做好应对工作；提前协调有关部门做好会场内外的安保、保洁等工作，以保证会议有序召开。
　　四、会后管理常态化
　　会后管理包括会议文件资料的整理归档和会议的督查督办，包括会议精神的传达落实、会议评估等管理。
　　（一）会议文件材料的整理归档。会议文字资料包括会议期间资料、批注后的手写材料、会议记录等，按要求进行整理、立卷和归档。为了查阅方便，此类文件可每年或半年交于档案室进行存档。
　　（二）会议精神的传达落实。会后督查督办是会议管理的一个重要环节，也是会议精神是否得到落实的重要步骤，要及时跟进会议纪要、总结报告的撰写、具体工作的落实情况及反馈、资料的分发及新闻宣传的报告工作。
　　（三）总结评估。重大会议结束后会务组应对本次会议管理工作进行客观评估，主要是反思会务工作中存在的问题、不足，全面分析其形成的原因，讨论改进的措施，以免在今后工作中出现同类错误。
　　五、结束语
　　会议管理是办公室日常工作的重要组成部分，规范化管理有利于全院工作的开展和执行。作为办公室工作人员，应从工作实际出发，确保组织好会务工作以提高会议质量、效率。
　　【参考文献】
　　〔1〕庞孝飞。高效办公室会议管理工作研究〔D〕。
　　〔2〕韦小柏。浅谈如何做好现代化企业会议管理工作〔J〕。中国高新技术企业，2014（20）：149。