刍议审计档案存在的问题与对策

　　【摘要】审计档案作为审计工作的重要组成部分，其客观真实地反映了审计业务的整个过程。作为一项专门性档案，其特有的形成过程与业务性质决定了与一般档案存在显著区别，同时存在着一些显而易见的问题。本文在揭露问题的基础上，提出相关对策。
　　【关键词】审计档案；独立审计；问题；对策
　　随着改革开放以来我国市场经济的深化发展，公司企业规模变得越来越大，业务也变得愈发复杂，加之伴随着多种所有制下公司企业管理权和所有权的分离，各方面影响下带来了越来越多对审计工作的需求，这同时对审计档案工作提出了更高的要求。
　　本文主要就公司企业独立审计（外审）和内部审计存在的问题与对策进行探讨。
　　一、人才培养
　　（一）审计档案管理人才匮乏。相比其他类型档案，审计档案因其特殊的形成过程具有相当程度的专业性，需要从审计角度理解审计档案，从档案角度管理审计档案。但当前审计档案的从业人员总体学历水平和理论水平都未达到应有的层次，在专业的培训方面尚显匮乏。较好的从业者一般也仅单方面具备档案专业知识或审计专业知识，这给审计档案的管理工作带来了很大的影响。
　　（二）培养高素质复合型审计档案管理人才。审计档案行业要大力培养专业人才。只有存在一支拥有新颖思想观念、较强研究能力、乐于奉献精神的审计档案管理人才队伍，才能给予审计档案行业生生不息的人才支撑和智力支持，这也是审计档案持续发展的不竭源泉，是审计档案行业不断发展的必要保障。
　　基于审计档案的专业性要求，当前应进一步加强对审计档案从业人员在档案和审计两方面专业知识的培训，培养档案、审计复合型人才，从而提高审计档案从业人员素质，促进审计档案的管理工作。培养完成的相关从业人员也要定期进行继续教育，促进有关人员不断学习，从而及时更新从业人员知识架构，以更好地进行审计档案编研，在工作中创造更多新方法、新技术，推进审计档案发展。
　　二、档案利用
　　（一）审计档案利用现状。在当前审计行业中，审计档案的作用实质上仍主要作为审计工作成果考评、经济事件中审计责任划分等依据性证明文件，其更多从证明审计人员勤勉尽责、凸显审计人员工作成果，以在经济事件中从法律层面上保护审计人员等相对被动方面发挥作用。
　　（二）加深拓宽审计档案利用深度广度。审计档案除了传统概念中可以帮助审计业务在传统的责任划分、绩效考评等被动领域发挥作用，起合规、监察等功能；也应跟进当前审计业务发展，发掘审计档案的其他潜在职能。
　　在当前发挥作用仅止于相对被动的现状下，审计档案应就提高审计效率、强化审计质量、促进咨询治理等方面发挥更重要作用。审计档案行业及其从业人员应该认识到自身所具有的重大潜力，通过进一步拓展与加强自身服务，拓宽审计档案的利用方式、加深对审计档案利用深度，在效率、质量控制和咨询治理等方面发挥审计档案的主动性作用，使审计乃至审计档案行业能在公司企业治理等更多场景充当新角色，在公司企业的价值提升中作出更大贡献。而这也正如上文所述，对从业人员从业水平提出了相比以往更高的要求。
　　三、归档质量
　　（一）审计档案案卷质量有待加强。在整个审计项目进行的过程中，收集、起草的相关底稿往往仅基于审计理论编制，忽视了档案理论的要求。这容易导致出现如：文件材料案卷排列不规范、各单元划分不准确等问题。导致极大程度上影响审计档案案卷质量，使相当一部分审计档案实质上并不符合有关标准。
　　（二）审计档案归档检查流于形式。审计档案归档工作进行时，审计档案管理人员对档案检查往往流于形式，通常做法是对审计业务人员上交部分照单全收。其关注点往往仅止于卷册和清单是否相符等等表面问题，难以从审计及档案两方面检查出问题。这也正是上文所述，因同时具备审计与档案专业知识的高素质复合型审计档案人才匮乏而带来的不利影响。
　　（三）加强审计档案相关质量控制。审计档案既要符合审计理念的专业性，又要考虑档案行业的标准性，要注意同时兼顾审计理论与档案理论对审计档案的理论指导。
　　审计档案作为极为关注内控的审计业务的重要一环，更要关注自身业务过程中的内部控制。审计机构应注重对审计档案质量的要求，建立保障审计档案质量的适当内部控制，在归档过程中，对有关档案严格检查，就其内容真实性、完整性及案卷排列、单元划分的规范性认真把关，合理保证归档的审计档案符合相关质量要求，避免审计档案归档流于形式。
　　四、意识薄弱
　　当前审计档案的形成主要源于對审计过程中产生的底稿进行恰当整理归档。其形成标准主要基于审计理论指导下的逻辑证据链条，即其形成过程的初衷主要为服务于审计过程中得出相应审计结论、出具相应审计报告。与之相对，对审计档案最终需要归档、就档案层面的归档需要的考虑相对薄弱。形成过程往往缺乏基于档案理论指导下档案需要的意识。其主要表现为以下情况：
　　（一）档案人员制度遵守意识松懈。由于包括上文提到的原因在内的因素，使得审计档案工作的价值通常需要较长时间体现，其往往得不到审计档案人员自身足够重视。相关业务人员通常不愿意严格遵守相关审计档案工作制度，这将影响内部控制制度的有效性，产生审计档案乃至整个审计业务管理上的控制薄弱环节，增大审计风险，最终严重影响审计工作的可信度与审计档案的价值。
　　（二）审计机构重视审计档案不足。并且，审计机构往往不重视审计档案归档工作。审计工作计划中常常没有对归档工作作出具体安排甚至没有安排，审计档案归档往往不在年度审计计划之中，且一般没有在项目组中指定人员去负责具体归档工作。
　　如笔者曾考察过的几家国内超大型（均为2016年中注协全国综合排名TOP12）会计师事务所，其通常把归档工作交给未参与审计项目、对审计项目具体情况缺乏必要了解的内勤人员甚至是缺乏相关审计理论基础的行政文秘人员。显然，缺乏对该项审计项目的业务了解的人员负责整理归档一方面容易影响审计档案包括完整性在内的档案质量；另一方面也会产生控制薄弱环节发生审计质量下滑或增加审计舞弊风险。
　　（三）加强对相关制度和理论遵循。审计档案形成过程中，审计机构应对审计档案的重要性有充分认识，在审计计划订立之初就充分考虑到审计档案归档的各项需求，作出妥善安排；有关人员也应该在保证遵照审计理论和相关法律法规的基础上，关注对档案理论的遵循。
　　审计机构与相关从业人员要强化在审计档案形成过程中的档案意识，加强对相关制度和理论依据的遵循，改善审计档案的工作质量，促进审计工作对公司企业的增值作用。
　　五、细化标准
　　当前，审计档案虽然在全球有诸如财政部和国家档案局联合印发的《会计师事务所审计档案管理办法》（财会〔2016〕1号）、中国内部审计协会发布《第2308号内部审计具体准则审计档案工作》等相关文件指导，但往往仅从宏观角度上确定审计档案在审计工作中的地位。
　　以会计师事务所为主的独立审计和以单位内审部门为主的内部审计在相关审计档案归档方面通过范式标准文件等方式规范化、统一化上有待加强，较少就审计档案的格式、内容、保存方式等作出微观指导与规范。使得不同时期或（和）不同审计机构的审计档案往往缺乏可比性与可读性。这给独立审计与内部审计的协调过程设置了障碍，不利于审计档案发挥包括本文第二章所述在内的各种有利影响，也在当前独立审计强制轮换制推行的形势下显得不合时宜。
　　相关政府机关或行业组织应出台有关指导文件，规范审计档案归档流程控制，细化审计档案形成形式，以促进审计档案更好服务于包括审计工作在内的各种合理需求。
　　六、结语
　　现代商业高速发展下带来的管理经营权与企业所有权分离产生的监察治理问题，使审计业务在经济活动中显得越发重要。反映一定时期被审计单位各项真实情况，涵盖了对整个审计项目过程各项情况与资料记录的审计档案也因此在复杂的商业环境中承担更重要的职责。随着时代的进步，审计档案工作也应不断得到完善与改进，由此才能肩负起维护国家经济秩序、促进公司企业健康发展的重要使命。
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