高校采购内部控制办法高校采购管理规范化方法

　　高校采购内部控制办法
　　加强采购管理需要体制上的约束，学校领导的支持，职能部门的尽职调查，部门之间的合作，勤勉工作以及教职员工的奉献精神上，有必要在实践中深造各方意见，继续总结和总结。改良并继续创新，以充分发挥学校经费的作用，确保学校教研活动的正常开展。
　　（1）系统建设控制。
　　建立完善的采购管理体系是规范采购行为的前提和保证。采购管理体系一般应包括三个方面：采购管理规章制度，采购工作流程和完成采购工作流程的有关形式。
　　采购管理规章制度是高校实施采购行为的书面文件。它是规范购买行为的合法性，合理性，效率和经济性的系统保证。它的基本元素是：什么是采购范围，哪个部门负责组织采购工作，那里有什么样的采购方法，如何制定采购计划，谁来批准采购项目，什么是采购程序，采购管理中各部门如何进行验收，工作范围和工作职责等。一般来说，采购范围不仅包括货物的采购，还包括服务的采购。学校应设置管理部门负责采购；同时，根据政府采购法规定，有必要为每个采购项目确定适合的采购方法。此外，对于一些零星采购，学校应选项是否由采购商进行集中采购。用户部门根据单价或总额进行的学校或自购，无论是询价采购还是内部招标采购。采购的接受方式应分为商品接受和服务接受，以及采购管理系统应明确接受基准。建立规范人们在采购活动中行为的采购系统，有利采购的有序发展。
　　采购工作流是实施采购管理规章制度的具体工作步骤，可以通过流程图等方式表述，将各个职能部门的工作联系在采购环节中，并明确工作内容，程序和职责其主要工作流程可设计如下：用户部门提交采购申请，集中部门综合并批准财务部门的签署意见，校长批准政府集中采购或学校的集中询价采购以及使用部门零星的采购，合同的签订，承兑和付款等待。当然，您也可以根据需要设计不同采购方法的工作流程。
　　另外，有必要设计相关的表格来完成每个链接的工作。这些表格称之为工作流程表格。工作流程表是每个部门完成采购管理工作的信息交流的载体。实际工作中的主要形式为：采购批准书，招标文件审批表，预算控制价审批表，合同批准书，询价采购审批表，验收报告等。该表应具有完整的内容，并且一般而言应具有部门称谓，批准项目，联系方式，发送的材料，审查，批准意见等元素；例如，采购批准书应主要包括申请人单位，联系人和电话号码，并声明时间，申请项目和现有设备配置，要购买的商品称谓，参见品牌，规格，技术参数，数量，单价和数量，以及管理部门，财务部门和大学领导的审批意见。在设计验收报告时，由于验收是商品和服务采购管理中的最后一个环节，因此关系到能否保证商品和服务的质量和数量。因此，有必要突出接受记录和有关处理问题的意见。如果数量或质量有问题，验收小组必须提出处理建议。同时，采购部门还必须在验收过程中表现出对问题的态度，并与验收团队合作以跟踪和调查问题。
　　采购管理系统组成了学校采购管理系统，它们之间具有紧密的联系，因此，通过系统的设计，各职能部门之间相互配合，相互制约，既达到了内部控制的目的，又促进了内部控制的发展。有效发展采购。
　　（2）审批过程控制。
　　建立严苛的审批制度，明确审批人的权限范围和工作职责。审批过程主要包括使用部门主任根据部门需求签署的意见；中央部门应该根据年度预算安排和发展需要，充分考虑各部门设备的合理利用和各部门之间现有设备的共享，并申请采购。进行简略批准；财务部门将根据资金数额和时间安排，对快要购买的商品和服务进行审查，以确定所购买的商品和服务是否有财务担保；大学领导将在职权范围内进行全盘检查；在没有预算的情况下，需要安排的主要采购事项需要在大学办公室会议上进行讨论后决定并集体批准。这样，一系列批准程序可以在采购过程中对商品和服务进行控制，从而防范部门使用回购和浪费资金，达到提高现有设备利用率，促进财产良性循环的目的。
　　在实施审批控制的过程中，必须以采购预算为依据。采购预算是学校根据不同专业的发展需求，于每年年底制定的全校范围内的商品和服务采购计划。以及部门和学校的财务情形，并分配给中央部门，由中央部门进行整体安排。用户部门根据需要向中央部门提交采购申请。预算中，如果采购大于年度预算，则应根据批准的权限范围渐次报告金额，以进行集体讨论和决策。通过预算控制，学校的资金可以在此过程中获取充分利用实现目标，并实现对采购计划的有效制衡。
　　（3）货物服务验收过程控制。
　　货运服务验收是采购管理系统中不可缺少的举足轻重环节，包括数量验收和质量验收。在接受商品和服务之前，采购部门应牵头，并在采购部门的参与下组成验收小组。，用户部门和集中部门。根据招标时货物清单中货物的称呼，数量，品牌，规格，技术基准和合同，规定应该进行验收。对于技术含量高，难以接收的设备，可以邀相关专家或国家认定的质量检验机构加入验收工作，验收团队必须记录验收状况。如果存在质量问题，验收小组还必须根据不同情况区别职责，说明处理意见和建议，并跟踪处理结果，并在各方令人满意后才能进行结算和付款程序。不错的检验和验收是确保货物和服务正确数量和质量的关键环节，并且可以有效下降采购成本和使用成本。
　　商品和服务接受后，进入购买和结算阶段。财务部门必须精心审查相关凭单。申请，批准，投标，价格查询，审核，验收等需要一系列程序，并且可以在机票正确正确性后付款，以确保付款金额正确，完整的付款程序，合法合规并完成每笔交易。马上化解。
　　（4）充分发挥内部审计机构在后续审计中的作用。
　　作为学校的职能部门之一，审计部门除了具有监督职能外，还具有提供建议以提高学校管理水准的服务机能。内部审计机构可以在两个方面发挥作用：参与制定采购管理系统；二是在采购管理过程中进行审计监督，提出合理建议。内部审计机构是一个具有相对充沛的专业结构的部门。学问结构，工作特性和工作经验决定了其对学校采购管理系统提出建议的综合能力。在建立和完善采购管理系统的过程中，应充分发挥内部审计师的作用，审计师应鼓励审计人员参与制定采购管理体系。审计监督在采购管理过程中的作用主要表现为：内部审计机构在向财务部门报告采购事项之前，先对采购的基础价格进行审查。政府采购事项要报告，并通过市场查询，在线查询和平时收集价格信息。，审查要购买的商品和服务的价格合理性并提出修改建议；审查招标文件条款的合法性和合理性；检查供应合同的条款是否合法，有无不平等条约审查并提出修改建议；参与投标评估，并对投标进行评估监督整个过程；出席学院集中采购的商品市场查询；参与大宗商品服务采购等的检查验收，实现商品和服务采购的预，内，后审计，实现商品和服务采购的价格控制和质量控制。
　　高校采购管理规范化方法
　　高校的采购管理具有很强的行业特点，但高校的采购也应引起重视，不能仅仅借助于管理者的道德风范和自律来保持。，科技手段的配合，复合型人才的培养，应建立一套完整的高校采购管理监督体系，将标准化和效率化有机结合，为教学和科研的如愿发展创造条件。高校科研。
　　1高校物资采购的特点
　　高校采购管理具有采购对象特别，资金来源有限，项目进度有限，专业人才贫乏的特点。合理条件决定了高校的采购管理与其他行业不同，具有鲜明的行业特点。对大学采购管理提出更高的要求〔1〕。大学采购管理的特点包括以下几个方面：
　　（1）高校肩负教学和科研等多项任务，决定了高校采购管理的多面性，科研材料专业性强，往往伴随着研发设计，竞争范围是小。采购范围和数量难以形成规模，采购范围狭小。多数教材是基础应用，对设备的可靠性和多功能性要求很高。采购量庞大，采购关乎面广。
　　（2）高校是非营利性部门，主要仰赖政府投资，社会共建等多种渠道得到资金，尽管近年来政府和社会不停加大对教育和科研的投入，高校可以控制的资金是有限的。如何充分利用有效资金，发挥应有的作用，将是高校物资采购管理的首要任务。
　　（3）与社会企业相比之下，高校的行政机构比较繁杂，组织结构具有多个层次。多数高校有多个管理部门参与采购管理，或根据不同的职能范围进行管理，缺乏统一的协调管理部门。材料采购是一项对技术要求较高的市场活动，需要专职人员进行采购。具有一定的专业背景。高校的采购管理部门缺少具有专业背景的人员，而设备使用人员中多数师资人员缺乏与采购相关的学问。
　　2高校物资采购的基本流程
　　大学教材的采购可分为四个基本阶段，这四个基本阶段相互联系并相互补充。
　　2。1规划
　　在申请财务资金之前，有必要制定资金实施计划。具体来说，项目主任将根据部门的科研和教学需要，制定相关的应用项目实施计划。
　　在计划制定过程中，由于项目实施计划的申请时间集中，多数高校采用分散，集中申请的方法，在管理部门对项目执行计划进行总结和审查后，形成统一意见。在大学项目计划制定阶段，需要进行多次审查，但最后实施计划可能依然有不合理的预算和不明了的实施进度。
　　2。2资金分配
　　大学财政资金有统一的分配计划，一般由一个统一的部门管理，一般由学校的资金分配负责，具体的项目由各部门根据部门的实际需要申报，资金支持为应用。在管理部门宣告并启动该项目之后，确定资金来源和分配比重。
　　近年来，高校可主宰资金增长很快，但相关机构机制并未完善。出现了繁杂的行政机构和多种组织结构的问题。大多数高校有多个管理部门共同负责项目的审批和审批，缺乏统一的协调管理部门，有限的资金无法发挥关键作用，与此同时，高校没有相应的使用跟踪评估机制多部门的管理和报告容易出现管理裂口，这将影响项目的实施效用。
　　2。3采购执行
　　物资采购阶段是高校采购管理的最主要组成部分。大学相应的采购管理部门根据采购规模不同采用不同的采购方式。
　　目前，大多数高校采用多种采购方式，包括项目执行者自行采购，针对项目实施的针对性采购，组织校内招标采购的管理部门，校外管理部门和上司管理部门。招标和采购。不同的采购方法需要不同的程序，学校的干预方法也不同。不规范的采购流程，学校对单个采购项目的参与缺乏，随机采购和采购以及未按照相关法律执行程序是常见现象，这可能导致项目实施不受学校控制〔2，3〕。
　　2。4验收文件
　　物料采购完成后，将关乎一系列后续工作，例如物料验收，归档，存储等。此阶段是确保对采购的物料进行适当管理并在履行职责时可以发挥应有作用的最主要环节。按需采购。
　　但是，由于大学签署的采购方法和合同条款不同，设备验收的形式和验收方法不同，当前的管理方法也不同。但是，可能存在诸如对接收和文件建立的重视程度缺少，使接收过程仅仅是形式化的问题，在此阶段不能确实起到监督的作用。
　　3采购管理的风险节点
　　大学物资采购管理系统中心可以分为三个部分：项目执行，采购管理和学校一级的决策层，三方相互依存，有机结合，共同完成大学的采购管理。物料采购管理系统中心在特定的工作环节可能存在问题。
　　3。1高管职责范围内的风险节点
　　执行者作为采购项目的特定操作者，需要参与整个采购项目的实施过程，出现问题的可能最高，应有相应的配套管理措施。采购管理的实施不应仅依赖性执行方的道德和自律。
　　（1）计划阶段：由于大学购买设备的专业性和特殊性，确定计划制定计划的实施具有一定程度的权限，并且有可能进入后续的审批阶段相对较高。在采购管理方和决策层未充分参与的前提下，规划过程中可能存在规划不合理，规划和需求不一致等情况，无法满足实际需求。同时，由于现行国策法律的限制，项目采购计划无法实时改成，这会对项目的后续实施产生负面影响，并造成国有资产的浪费。
　　（2）资金申请阶段，在没有总体规划的情况下，执行方很容易导致资金分配不清，形成多个小利益集团，如果执行方根据利益集团的利益盲目追求小而全盘的物资分配小组织并没有从实际起程，最大程度地申请资金，很可能有大量的材料被闲置。这将导致学校内部反复注资或资金浪费。
　　（3）采购执行阶段，如果没有严苛的制度约束，则执行方的权限将无限扩充，并会出现各种问题；如果执行方的采购流程不规范，有意或无意地进行，则将躲避采购项目学校的监督，仅是完成采购项目将是目标，这将导致严重的国有资产流失。执行者本身对采购工作没有足够的重视或缺乏必要的专业知识。在采购项目的执行过程中很容易受到供应商的限制，无法掌握主动性；如果执行人不能适当地权衡成本绩效，将造成资金浪费；恶劣的社会环境也将影响执行方，并且在采购过程中很容易出现不正当行为，从而侵害大学的利益。
　　（4）采购项目后期的合同签署，验收检查和文件建设是最主要的延续，项目掌管需要完成许多任务，采购目的和要求是通过协议达成的。实施方缺乏必要的业务学问和关注，可能会导致不利于大学的词语，并且难以保证大学的基本利益；根据签署的协议，购买的材料抵达学校后，需要接受。执行者需要确保供应商按照技术要求交付货物，同时为材料发挥功用提供必要的条件。执行方没有予以足够的重视或不掌握供应商的基本参数和性能。产品，这将使验收成为一种形式，并且现有的问题无法马上发现。
　　3。2经理义务范围内的风险节点
　　作为高校采购工作的管理者和间接参与者，管理方需要在整个学校范围内管理和规范采购工作，包括相关的管理方法和规定，各种操作程序的规范，帮助和服务。管理方将是风险防控的基础，而问题的传播将是最大的。
　　（1）采购管理系统和操作流程的标准化是管理方的首要任务。采购管理体制不完善，经营过程不合理容易造成管理空白，严重影响大学采购工作的如愿以偿开展，甚至造成障碍。没有完整的管理制度和运行过程，就没有办法谈及大学的采购管理
　　（2）管理方必须面对的问题是采购项目管理的程度和干预方式。由于大学采购管理的多面性和科研材料的强劲专业性，往往伴随着研发和设计，这需要一定的专业背景。管理方参与采购项目计划的制定，资金分配等，对项目计划的制定过分干预或未能为项目提出可行的建议，将导致项目计划不合理或难以执行。同时，在资金分配阶段和关乎项目执行方利益的其他阶段，如果管理方不能从大学的利益起程，则要对整个学校进行总体规划和合理分配资金，在采购过程中，尽管管理方为执行方提供了便利，但它却不能恪守规范，并会出现各种问题。采购，如果管理方不能发挥审计作用并不能为执行方提供必要的业务支持，将很难o保证大学的基本利益。
　　（3）管理方是大学物资采购的组织者。在采购项目实施过程中，如果存在违法操作甚至违法行为，则管理方需要具有一定的处理能力和公平做事的决意。这是维护学校利益的最终障碍。
　　3。3决策层义务范围内的风险节点
　　作为大学采购管理的决策层，它是整个管理体系和管理学说的创造者。问题将是最危害的。决策层的管理学说与学校的实际情况以及相关法规法律的匹配将是制定各种任务的基础，并直接影响到大学的采购管理在具体项目的实施过程中，执行和管理的组织和协调也是决策层的一项关键任务。高校的采购管理要求学校一级的决策层具有一定的领导才能。
　　4可以采取的具体措施
　　加强大学采购的标准化管理可以从制度建设，科技手段和人才培养等方面入手〔4，5〕。
　　4。1系统构建
　　完善的管理制度和规范的操作规程是高校采购管理的基础和采购管理的基础。具体措施包括：审批机制，协调约束机制，绩效考核机制。
　　（1）根据学校的实际情况，建立项目计划的两级审批制度。执行者利用自己的技术背景和实际需求来提出采购项目计划，并由学校管理层进行审查。大型着重项目需要相关领域的专家进行论证后，由学校级决策层进行审查。在项目执行过程中，将根据实际情况评估项目计划，并计划通过管理方根据执行方的反馈进行适当调整，以确保设备采购计划的合理性和有效性。
　　（2）针对采购项目实施过程中出现的种种问题，建立执行人与管理方之间相互合作和制约的监督机制，可以有效避免采购问题的出现，加强项目之间的合作关系实施方和管理方，建立平等合作，相互监督的工作关系，利于采购工作的如愿以偿开展。简化了操作流程，在为项目执行提供便利的同时，可以有效扫除两者之间的差别管理和执行。根据实际情况，促进项目信息的披露，打破执行方封闭的采购环境，管理方将指导执行方进行公开采购，以确保学校在采购过程中的主导地位。在pos采购的继续工作，执行方，管理方和供应商共同参与，管理方向执行方提供必要的业务支持，以促进购买协议的签署，维护学校的合法权益，实现了三方的相互监督与合作。克制。
　　（3）建立绩效评估机制，对项目计划，采购运营，验收和维护等进行综合评估，并以此作为后续项目批准的依据，打破了过去项目的被动实施评价指标体系。项目执行者，管理者和管理者将共同组织绩效评估，以测量项目的投入和产出，测量每个项目的投入产出比并赋予奖励，同时提高执行者和管理者的热忱，介绍顾虑并增加非法操作的成本。
　　4。2技术
　　利用科学技术手段，可以简化采购项目的实施和制度化，以促进采购管理和下降内部消耗成本。目前的科学技术管理方法包括：项目申报和批准制度，采购管理制度，关键财产管理制度，项目执行者和管理方都可以摆脱繁琐的操作并提高采购管理效率。数据收集和分析方法还可以用以建立供应商数据库，
　　基本数据库，例如专家数据库和项目执行数据库，提供有关项目实施状况，专家的技术背景，供应商的信用记录和其他信息的统计信息，为后续的采购管理工作提供关键依据。
　　4。3人才培训
　　完善的系统和先进的管理方法与人的实施密不可分。加强人员队伍建设，提高项目执行人员和管理人员的素质，培养具有专业背景，熟识业务学问的复合管理人才，是提高大学程度的唯一途径。采购管理的关键。根据学校的实际情况，改革管理方，建立新的管理模式。通过管理方，执行方可以对现有管理人员进行培训，使他们成长为熟识相关法规法律并具有一定业务学问的管理人才。培训大学高级采购经理的有效方法。利用这些兼职执行经理和全职经理构成一个学校范围内的采购管理团队，以结合多种管理力量，可以有效地发挥系统和科学技术援助的作用保证高校采购管理工作有序高效地进行。