非常时期聊聊办公协作产品

　　疫情下的非常时期，办公协作产品成为了重要的企业经营工具。而非常时期下的特殊环境，也为观察这办公协作和远程办公协作的场景和相关产品，提供了样本。具体是怎样的呢？感兴趣的小伙伴可以继续往下读读看。
　　开工是不可能开工的，这阵子不可能开工的。
　　正月初十的时候，一个朋友如是说。他自己有一家小公司，几个核心员工都是湖北籍，短期内别说返京，离开湖北都很困难。
　　在经历一个加长版的春节假期后，复工复产成为和抗疫同等重要的话题。以科技企业为代表的大量企业，采取线上复工或者错峰现场办公，办公协作产品成为恢复生产力的必要条件。
　　疫情终会退散，企业经营将恢复常态。但长期来看，办公协作和远程办公协作，仍会是企业经营的重要场景。近期特殊的环境，正好为观察这一用户场景和相关产品，提供了样本。
　　春节期间的远程协作经历
　　这个春节，基于我所在的Yo！群成员成立的支援湖北志愿者组织，用一周时间募集和捐出近五十万元的善款和物资，对接超过110家医院。
　　参与者位于国内外的不同地点甚至不同时区，其中25位核心志愿者分为资源组、医院组、财务组、物流组，需要高频交流和协同工作。活动虽然较为圆满的结束，却也暴露出办公协作的一些痛点：
　　1。弱工具场景下，对参与者的要求高
　　相信大家都体验过在微信上处理工作的无奈和艰难。微信作为一个IM通讯工具，并不是为办公而生，这种弱工具的场景，对参与者提出了更高的挑战。
　　我们这群人都是资深的互联网从业者，彼此又非常熟悉和默契，但相信大多数办公协作的团队，不具备如此高的起点，则以微信作为平台，效率和效果往往很难令人满意。
　　2。沟通共享文档日程协同，是办公协作的三大核心场景
　　当下的办公协作，往往是IM在线文档团队日历这样的实时系统。这三大系统各自的产品成熟度，和彼此之间的耦合度，决定了办公协作的效率。
　　如果选用两个或者三个独立产品来分别满足三个场景，这种彼此割裂的体验非常糟糕。
　　3。敏感业务的安全性问题
　　涉及到资金流动、物资采购和发放，仅靠微信交流，其实是有风险的。在企业的日常经营中，对财产、物资和信息交换的安全需求，使得大众的、非私有部署的平台，更加不适合敏感业务。
　　办公协作要注意哪些问题？
　　前几天，我参加了职业社区职人社举行的线上沙龙，主题是如何高效地开展团队远程办公。三位分享嘉宾分别位于新加坡、巴黎、杭州，同时也都参与了前述春节期间Yo！群的志愿活动。分享中，嘉宾提出了几个办公协作普遍存在的需求，与解决思路：
　　信任的建立，是协作的基础。见面三分熟是人性使然，涉及会议和重要沟通，视频好过语音，语音好过邮件和IM。
　　小范围讨论，大范围执行。讨论沟通的分级分层，以及形成决策后的文档传递下发，是决策和执行的保障。
　　远程协作会丢失大量信息，如语气、语境，因此充分的信息铺垫，和恰当的传达手段，是很重要的。
　　团队的状态、进度是需要对齐的，通过工具而不是口头协调日程，是对齐的关键。
　　文档的版本管理、权限控制、高亮变更、批注，项目进度记录的更新、项目管理手段的线上化，是在线办公工具需要支持的。支持多人协同编辑、实时在线共享，已成为在线文档必须完美支持的功能。
　　由于内部与外部（客户、供应商、协作方、政府机构等）的信息化水平差异，尤其涉及与传统企业的对接，文档交换和信息格式转换的效率，需要提升。
　　用QQ、微信土法治大病
　　大多数企业对办公协作的理解，还停留在协作拉群的阶段。十多年前到现在，很多传统企业的协作，依赖于QQ和QQ群，因为其提供临时对话、群文件、群内音视频会议文档共享，能满足许多基础的协作、会议、培训需求。2017年我所在的某科技企业，办公协作也是以QQ为主。而在微信时代，仅提供群内聊天和九人通话的微信群，用于办公协作就显得极为勉强。
　　与在PC上演进多年的QQ不同，微信是一个原生的移动产品，为迁就手机应用场景，砍掉了大量的冗余功能，仅保障了聊天沟通的基础体验。电脑才是典型的生产力工具，微信原生于移动的设计理念，削弱了其作为生产力工具的场景。
　　越来越多的管理者和员工意识到了微信办公的低效，以及工作生活不分对两者的负面影响。
　　钉钉、飞书、企业微信的对比
　　以Slack、Notion为代表的国外产品，很难满足IM在线文档团队日历的一站式解决方案，且由于并非原生的中文产品，对国人友好度较差。
　　钉钉、企业微信和后来者飞书，就是在这种背景下崛起的。理论上，SaaSISV（独立软件开发供应商）的模式，以及技术实力相当，会导致同类产品设计逐渐趋同。但现实中，三家企业的理念和战略侧重不同，最终还是使产品呈现出一定的差异化。
　　我本人在过去的一年，用钉钉和飞书比较多。总的来说，产品设计理念上，钉钉更关注过程，侧重管理；飞书更关注结果，强调协作。这也体现了阿里和字节跳动两家企业的不同文化。
　　我有个朋友，去年到今年，在两家企业先后深度使用了企业微信、钉钉、飞书三款产品。她认为，之前在使用钉钉时，主要是打卡大文件传输的场景让她印象比较深。而飞书产品功能乍一看和钉钉差不多，但日历共享和文档协同编辑体验更流畅。之前一直用企业微信和钉钉，突然冒出一个飞书，期待不是很高，反而惊艳到了，觉得是个非常成熟的产品。她说。
　　飞书是字节跳动为了满足自身办公需求，内部孵化的产品。并且，考虑到字节跳动本身是个国际化的公司，飞书提供对话、文档翻译和时区功能，利于跨时区跨语言协同。
　　在产品设计方面，飞书在移动端和电脑端，都把日历和文档这两个协作的高频应用放在一级菜单，界面也比较简洁清爽。而钉钉的功能更复杂，从主界面到对话框以及二级界面，充斥大量按钮和入口，5。0又推出了对标微信朋友圈的圈子，意图服务外部客户，进行企业私域流量运营。
　　在易用性方面，飞书是一站式办公套件，不同模块之间信息可以互联互通，比如在文档中直接同事，同事就可以在IM信息流中收到提醒。而钉钉的在线文档集成的是WPS，企业微信集成的是微文档，与IM信息流没有打通。
　　关于易用性还有一个细节差异。电脑上，使用钉钉从主界面到新建日程、以及使用企业微信从主界面到新建文档，一共需要打开三个窗口（包含产品本身），其余操作需要打开两个窗口。而飞书除了文档操作需要打开新的浏览器标签页（不单独占用浏览器之外的窗口），其余操作均在主界面内进行。
　　飞书这种自研模块之间的高耦合性优势，在其他方面也有所体现。例如，在日历中可以订阅和预约其他同事的时间安排，可一键拉会议群。群组中可以一键开启线上办公室，然后大家随时可以口头交流，模拟在办公室的场景。
　　在线文档方面，有GoogleDoc珠玉在前，三款产品选择走了不同的路线。钉钉的WPS文档和企业微信的微文档，在电脑端更强调排版能力，提供字体字号颜色等类似word的编辑器功能。而飞书的在线文档更加重视协作能力，支持插入多媒体内容、投票、任务列表等丰富内容。由于是完全的云端编辑，可以实时产生、聚合内容，官方也提供了大量模板供用户选用。
　　有趣的是，钉钉在学习飞书，例如表情快捷回复横向排列、IMthread（对话盖楼不丢信息）、对话翻译，在刚发布的钉钉5。0中都有体现。而飞书也在增强过程管理方面的能力，如审批、打卡等细节。
　　至于企业微信，在我与其他朋友的讨论中，大家普遍认为，它更侧重CRM（客户关系管理）而非协作办公平台。企业微信可以与微信协同，因为你无法强迫你的客户安装微信之外的app来与你交流，所以企业微信与微信的互通就成为一种优势，但这个优势也带来许多迷之困扰。
　　譬如，前段时间，企业微信开放了朋友圈和200人的外部客户微信群（前100名外部微信用户直接扫码可进入），却又施加了各种限制，需要申请和审核。作为一个企业产品，很难想象其功能开放的策略，竟然是不透明和不可预见的。
　　同时，企业微信一方面需要考虑保留微信的使用习惯，另一方面又需要考虑企业客户的需求，这种又要对齐又要有差异的拧巴，在功能设计上造成的挑战会长期存在。
　　例如，与移动端不同，企业微信的电脑端群聊不显示成员头像；而其移动端和微信一样保留一个我的一级功能（在企业微信场景下几乎用不到），用工作台替代微信的发现位置，将日程、文档等常用功能收纳于二级界面。
　　在部署企业微信后，两种微信同时使用是常态，但是，混用时因为同时操作两个信息互通、逻辑相似但又不完全相同的产品，经常会让人感到困扰。
　　究其原因，企业微信首先是一个防御性产品，还依赖于微信这个核心产品的拉动，在设计上和产品理念上，无法完全推翻重来。其次，企业微信更多注重的是企业的营销和客户维护需求，以及员工离职别带走私人微信上的企业客户，而非办公协同需求或者效率工具。
　　总之，如果你有大量的外部客户需要维护和运营，内部的协同要求较低，那么企业微信更适合你。如果你强调企业内部管理与协同，提升企业信息化办公效率，钉钉和飞书都可以满足要求。当然，钉钉的钉一下可能更受到部分老板的欢迎。如果你的企业和组织具备如下特点：
　　从办公协同到远程办公协同，比如国际化企业
　　采用小团队提高抗风险能力和平均产出
　　强调自下而上的效率驱动（少数优秀的人联合）而非自上而下的管理驱动，如工程师文化的企业
　　则字节跳动Developacompanyasaproduct方法论具象化的飞书，更加适合你。