金蝶外购入库财务业务处理流程

　　摘要：ERP是业务处理与财务处理相结合的一体化管理信息系统，在ERP教学中应体现其业务流程的整体性和连贯性。本文以外购入库业务为例，介绍了金蝶ERP财务业务一体化处理的操作流程，案例涉及了供应链、财务管理模块中的采购、仓存、成本核算、应付和总账系统，最后还提供了系统启用后选项修改的方法。
　　关键词：金蝶ERP财务业务一体化外购入库
　　中图分类号：F272文献标识码：A文章编号：10025812（2016）03012702
　　ERP包括了财务、供应链、生产制造、人力资源和财务等模块，模块间有互相的数据接口，将企业所有资源进行整合和集成管理，为企业提供决策、计划、控制与经营业绩评估。目前，ERP部分教材和教学，多采用文字描述业务或原始凭证样图来记账的方法，把ERP各个模块分开教学，业务不连贯甚至使用各自的业务数据，无法使学生了解ERP对企业资源的计划和控制的特性。因此建议教学中应采用基于以业务为主线的财务业务一体化流程的教学方法。
　　假定有如下采购业务：某公司A材料和B材料的计划单位成本价分别为29元和110元。向南方公司购进A材料1300公斤，B材料700公斤，发票采购单价分别为31和115元（不含税价），货到后收到南方公司开出增值税专用发票及380元运费的费用发票，款项未付。该业务涉及了供应链的采购和仓存管理，还涉及了财务的成本核算、凭证管理、应付和总账系统。首先由采购人员完成的采购、入库等业务处理，其单据传递到财务部门，再由财务人员通过单据关联的方式完成采购发票填制并传递到应付系统进行应付账款的核算。期末，财务通过勾稽、入库核算完成材料成本的核算并使用凭证模板生成凭证，其财务业务一体化和模块间的操作流程如下：
　　一、供应链系统参数设置
　　ERP系统启用前须按用户业务进行设置，供应链的参数设置在系统设置存货核算系统设置中进行，具体设置不再赘述，需注意的两项参数是：（1）如果启用应收应付系统，需在供应链整体选项中勾上第7项若应收应付系统未结束初始化，则业务系统发票不允许保存，以确保供应链新增的采购发票传递到应收应付系统。（2）核算系统选项中的第22项外购入库生成暂估冲回凭证选项。暂估冲回是指在一会计期内，采购的材料已入库但发票未收到，不能确定价格，为避免出现账实不符情况，期末财务人员根据入库单进行估价入账处理，下月初冲回。系统提供了原商业和原工业的模式，不勾为使用原商业模式，反之则为原工业模式。
　　原商业模式凭证模板生成凭证的方式是外购入库、采购发票及其费用发票各自独立生成凭证，业务单据之间相互没有直接的数据交叉。原工业模式外购入库凭证模板的方式是以一套相互勾稽的外购入库单和采购发票及其费用发票为最小单元生成凭证。对于材料的采购和入库，如采用计划成本法，那么凭证分录涉及材料采购进项税额银行存款应付账款应付票据原材料材料成本差异等科目。外购入库单和采购发票单据间的材料、增值税和往来科目等数据有相互的交叉，因此应该选择原工业模式的凭证生成方式。
　　二、供应链采购业务处理
　　金蝶采购业务的流程为：采购申请单采购订单收料通知单外购入库单。新增业务单据如采购订单有手工录入增加、源单类型或下推（上拉）式关联三种方法。源单类型和下推（上拉）式关联都是通过关联其他单据来生成记录，关联是指单据间建立一种传递业务信息的关系，即在连续的业务处理中，将某一流程单据的业务信息传递给下一流程单据，譬如外购入库单传递到采购发票，供应链的采购发票审核后传递到财务模块应付系统，关联的方式使二者之间保持业务的连续性，同时也减少大量相同信息的重复录入，建议新增业务单据使用这两种方法。
　　上述流程涉及采购和仓存的管理，其过程并非每步骤都必须的，但是外购入库单是必须的，它是仓管人员收货入库的凭证，也是财务人员据以记账、核算成本的重要原始凭证。外购入库单的采购方式有现购、赊购和委托加工，如是赊购还需设往来科目。仓库人员无须录入单价（财务成本核算），计划成本法下单据会自动显示其物料属性中预设的计划成本价，录入收料仓库为原材料。如图1所示。
　　三、财务业务处理
　　（一）采购及其费用发票的录入。采购发票是采购管理的关键单据，它涉及采购成本，是采购管理与存货核算及应收应付接口，是联系财务、业务系统的重要桥梁。财务收到供应商公司开具的购货和费用发票后，在外购入库单的序时簿中使用下推生成购货发票（专用）。在物料的单价中必须录入实际采购价格，往来科目选择应付账款。新增费用发票，必须填采购发票单号和计入成本费用两项，发票审核后自动传递到应付系统。在采购发票序时簿处完成外购入库单、采购和费用发票三者的勾稽。勾稽的作用是采购发票与外购入库单进行实际成本的确认。
　　（二）存货核算。在供应链存货核算入库核算外购入库核算进行成本的核算，核算是使入库单的成本与采购发票保持一致。选择按重量的分配方式，然后再核算。系统将计算了承担运费后的实际成本价格反写到外购入库单的物料单价中，此时查看对应入库单菜单，可见A、B材料实际成本单价分别为31。19和115。19元。
　　（三）凭证模板设置。在存货核算凭证管理中选取计划成本法部分的外购入库条目，新增一张赊购的凭证模板，如图2设置凭证模板的各个分录选项。
　　按原工业模式，凭证模板以相互勾稽的外购入库单、采购及其费用发票为单元生成凭证，包括了原材料、进项税额、材料成本差异、运杂费和应付账款科目。分录1上的单据上物料的存货科目是所购买材料的物料属性中物料的存货科目（在系统设置基础资料公共资料物料中设置），因在物料属性中计划方法采用计划成本法，外购入库单计划成本直接取物料属性中的计划单价。单据上的往来科目是取外购入库单或采购发票单据上所设置的应付账款科目。分录摘要设置可选摘要单元直接取单据上的数据，如向〔外购入库。供应商〕购买〔外购入库。物料名称〕生成摘要。通过核算项目选取单据上的核算项目。因模板包括了计划成本法所涉及的业务发生科目，缺少上述任一项，都会导致凭证模板借贷不平衡而无法保存模板。
　　（四）生成凭证。凭证模板预置成功，在存货核算凭证管理凭证生成选外购入库，点击重新设置，在检索单据中勾上需生成凭证的单据，并在计划价凭证模板中选中预设的模板，点击生成如下凭证（见图3）。
　　凭证生成后传递到财务模块的总账系统，在总账的会计分录序时簿中系统模块标记该凭证由采购管理生成。
　　（五）应付系统。采购发票审核后可在财务会计模块的应付系统的发票处理中查询，费用发票则在其他应付单中处理。用户可在应付系统中查询、修改付款计划和到期后通过下推生成对应的付款单，完成应付单的核销并生成付款凭证。
　　四、系统启用后参数选项的修改
　　教学中不少学生在设置凭证模板时才发现采用了系统默认的原商业模式，此时外购入库生成暂估冲回凭证选项处为灰色，提示系统已启用，当前参数不可修改。系统一旦启用后用户无法再修改选项，但可直接修改K3后台数据库中存储系统参数设置的tSystemprofile数据表。在SQLServerManagementStudio中选取账套数据库，执行如下SQL语言查询：SELECTFROMtSystemprofilewherefkeymakezanguvoucher。
　　查询表中MakeZanGuVoucher为外购入库生成暂估冲回凭证选项，FValue是逻辑型字段，0表示不选即采用默认的原商业模式，1则为原工业模式，因此只需执行如下SQL语言更新FValue值为1，重进K3系统后已改为原工业模式：UpdatetSystemprofilesetFValue1wherefkeymakezanguvoucher。
　　以经济活动的业务为主线、财务处理为核心的教学方式，可使财务专业学生在学习软件具体操作的同时，熟悉企业业务流程并体会到ERP对企业物流、资金流和信息流的集成管理。
　　参考文献：
　　〔1〕金蝶软件公司编。金蝶K3V11。0标准财务培训教材〔M〕。北京：机械工业出版社，2009。
　　〔2〕金蝶软件公司编。金蝶K3V11。0供应链培训教材〔M〕。北京：机械工业出版社，2009。