新华传媒逆势求变

　　信息化催生的精细化管理，助其抵御了危机
　　站在上海市九江路60号、新华传媒总部的露台上，黄浦江过往的行船，外滩对面高楼林立的浦东新区一览无余。新华传媒股份有限公司总裁范幼元偶尔站在这儿，想那些让他不得不应对的艰难挑战：如何把一家成分极其复杂的传统传媒企业，打造成现代化的上市公司？
　　新华传媒是上海地区仅有的两家传媒上市公司之一，市值约60亿元，有6000多员工。2008年新华传媒营业额达到29。05亿元，净利润2。99亿元。而另一家上市传媒公司东方明珠集团也是名声在外，恰好与其隔江相望。
　　新华传媒旗下拥有200多家新华书店，独立运营五报一刊，以及一个规模庞大的物流配送网络，还代理着上海地区超过90的平面广告业务。用范幼元的话来形容：新华传媒是由各种各样的公司组合起来的，有民营的、国营的、事业单位、中外合资，集中了过去30年以来的所有经济体制。
　　要想让这样一家企业朝着精细化管理的方向发展，范幼元急需有效的工具和手段。他说，传媒企业的经营模式大多很传统，特别像新华传媒这样业务复杂、人员众多的企业，传统管理办法肯定没有效果，而信息化是必不可少的工具。
　　在他的力推之下，新华传媒的广告刊登系统、物流配送系统、集团化ERP都已开始运作，投入近千万元。范幼元很期待有一天，只要他登陆公司系统，就可以清楚看到所有业务的经营情况，而不必像以前那样四处走访，听着没完没了的汇报。
　　借IT优化顽疾
　　受金融危机和运营成本上升等因素影响，国内大多数媒体的经营状况都不如去年。事实上，范幼元在金融危机到来之前，就意识到困难的来临，因此，他着手通过信息化手段，优化内部管理，加快运营效率。同时，剔除了以往很多中间商压价的环节，提升广告净收入。
　　以广告刊登系统为例，这套由IBM开发的系统在新华传媒已应用多年。新华传媒一般是按照细分行业，分成很多不同的广告经营小组，广告员必须在系统上操作，记录客户信息，洽谈情况，形成意向书，通过互相连接的财务系统完成财务审核，最终确认广告订单后，再发给报刊编辑部门刊发。一共刊发了多少版面，哪些客户刊发的，广告花了多少钱，这些信息在系统中都将一目了然。
　　在这个系统流程中，监管是非常重要的环节。大型广告公司一般都在业务部门下设有流程部，这个部门对广告订单有很大的控制权。但在新华传媒，流程部是受财务部管辖的，要增强财务风险监督，比如会根据客户的信用情况进行分级。
　　新华传媒股份有限公司主管财务的副总裁李萍向《经理人》坦言：业务人员最开始对信息化非常抵触，因为这剥夺了他们的一些隐性收入。比如说，一版广告原本8万，但如果马上到刊发时间了，他们会跟公司申请，说现在只能收到3万，实际上，他们很可能收了广告主5万，或者更多。
　　抵触归抵触，但信息化不能因遇到阻力而停止。李萍也清楚地知道，信息化并不能完全杜绝这种隐性操作，系统毕竟是人发明的，总会有新的变通的办法，但信息化至少可以将这种空间压缩到最小，而且可以更加准确地把握运行中的风险。
　　我们必须接受新东西，这可能需要一个过程，有意见和想法可以提出来，但不能阻碍企业的变革。范幼元推行信息化的态度始终坚决而又强硬。李萍也说，大力推行信息化之后，单是财务部就优化掉49人。一是信息化提高了效率，降低了所需人员岗位；另外，这些人也不能胜任公司希望变革的目标。
　　卡住财务风险
　　新华传媒在上海地区经营的新华书店有200多家，可以说分布在各个地方，经营图书多达20多万种。新华书店目前拥有一套物流配送系统，简单说，就是图书从出版社运来后，先存放在图书物流中心。当各个新华书店的门店下达订单后，这些订单会马上传到物流中心，然后有专人根据这些订单需求拣货，配送。
　　如果没有信息系统，该怎么管呢？想管也管不清楚的。范幼元说。他刚在不久前的一次内部会议上下了死命令，年底之前，所有新华书店门店的系统必须与财务系统连接，而且还要互相连接起来。
　　除了广告版面登记系统、物流配送系统之外，范幼元最关心的就是财务系统，他要求这些系统一定要连接起来。新华传媒旗下公司成分不同，财务做账的方式千差万别，这也是很让范幼元头疼的事情。所以，他告诉主管财务的李萍，整个公司的财务必须要统一到一个平台上来，加强战略管控和财务管控。
　　这样，所有主营业务的经营数据，范幼元只要通过系统就能看到，比如预算的情况怎么样，执行的情况如何，开支情况怎么样，有没有未经审批或擅自修改的，哪些数据不正常而被系统预警，等等，然后定期生成报表。范幼元认为，这不仅是他作为企业领导者的需要，也是董事会和股民，还有相应业务部门管理者的需要。他向来主张分权，大家一起来管理企业，但信息化没有做到位，他是绝不敢放权的。
　　在他的理解中，所谓的精细化管理，应该是从业务的源头开始，然后在后台是整合、确认、点击、生成，而不应该花大量的时间在操作上，应该花精力去研究和分析问题所在，最终给决策者提供准确的参考，并对不合理的情况提出预警。拿资金运行来说，就是要对过程前和过程中进行管理，而不是简单的事后报告。事后报告只占30的工作量，不应该像现在占百分之七八十，我认为那是颠倒的。李萍说。