疾控档案管理信息化建设的初步探讨

　　李守利张磊
　　【摘要】为顺应大数据、云时代信息化要求，疾控档案管理也应实现信息化管理。本文从疾控档案信息化管理的内涵出发，分析传统档案管理模式的弊端，对疾控档案管理信息化建设予以初步探讨。
　　【关键词】档案管理；信息化
　　信息化浪潮席卷各行各業，档案信息化、网络化必然成为一种发展趋势，疾控档案资料是疾病预防控制工作的宝贵财富，是卫计行政部门出台决策规划、制定工作计划的可靠依据，是指导并协调各项工作正常运行的参考资料。因此，随着现代计算机技术和网络技术的高速发展，疾控档案管理信息化建设势在必行。结合我中心工作实际，对疾控档案管理信息化建设探讨如下。
　　一、疾控档案管理信息化建设的必要性
　　利用现代计算机技术、网络技术和信息技术处理、管理、开发和提供档案资料的源文件，以便为社会发展提供服务。由于疾病控制工作的特殊性，每天都有大量的档案，如传染病报告管理信息、免疫预防数据、慢性病管理信息、健康教育资料、图像资料和各级管理文件等。档案资料是制定决策和合理规划的重要参考依据，但是，传统的档案管理方式存在保存难、管理查询难、利用率低等弊端。一是大部分档案资料以纸质作为主要存储介质，非但占据储存空间，维护和管理成本高昂，而且难以永久保存和备份。二是传统档案资料查询实行人工管理模式，流程繁琐，查找查阅资料耗时耗力，容易出错。三是纸质档案不方便统计查询，人工查阅统计工作量大，造成档案利用率低下。当前，疾病预防工作发展日新月异，新形势下更好地提高疾控档案管理工作水平及利用率，更好地为上层决策服务，最终要通过档案管理信息化来解决。
　　二、档案管理信息化的优势
　　通过构建档案管理信息化管理，使疾病控制档案信息资源管理逐步摆脱传统的手工处理方式，实现档案管理信息化和档案工作信息化，从而达到实现文件信息资源的有效开发利用和信息资源的共享。档案管理信息特点之一是信息技术在档案信息系统集成上的应用，有序分类，便于查询，开发和应用档案识别的分类、编目、排序、检索、归档等高效管理提高管理效率。第二个特点是规范信息流通档案的使用，最终实现无纸化管理，促进管理创新。
　　（一）改善档案归档和保管方式。日常工作中产生的大量有价值的档案材料，档案实行信息化管理后，通过计算机直接进行收集、分类和利用，大大提高了工作效率，降低了保管成本。记录形式更具有直观性和选择性，档案的存储和管理方面也更经济。同时，实现信息化后资料查阅可直接利用电脑，免去了库房翻找的繁琐，延长档案的使用寿命。
　　（二）实现检索快捷。传统档案管理检索方式当面对综合档案复杂的数据信息时就显得力不从心。对档案资料进行信息化处理后，以电子目录和电子文档方式归档，管理手段和检索工具方便快捷、手段多样，电子信息查询系统更加科学完善，工作效率显著提升。同时，电子文件的内容属性和目录属性同时合并存在，调阅文件保证了较高的查全率和查准率，而且检索范围广、速度快，档案的应用程度和应用范围明显拓展。
　　（三）实现信息共享。在传统档案管理模式下，文件和信息查找费时费力，大量信息闲置在文件柜中，严重影响了信息利用。随着计算机网络技术的发展，档案管理实现信息化，建立档案信息统一的管理平台，将档案检索查询系统安装到各个科室客户端，工作人员通过赋权申请即可通过计算机查看资料并下载打印。同时，各科室产生的档案材料也可通过客户端即时上传到档案管理中心，方便档案员的收集整编、浏览和存取，大大提高了档案原件的利用率以及信息服务的时效性，实现档案信息资源共享。作为疾控部门，在应对公共卫生突发事件时，能否迅速通过网络平台，及时有效地完成各科室之间信息共享，提供高效率的信息传输、处理，实现多项任务，为领导决策提供准确的信息，直接关系到人民群众的生命健康。档案信息化打破了传统档案管理的种种局限，尤其在信息资源共享等方面具有明显优势。
　　三、疾控档案管理信息化建设的措施与方法
　　（一）提高思想认识。目前，虽然管理信息化在日常工作中已经有不同程度的实施，但仍存在档案信息化建设意识薄弱、信息化建设不完善、电子文档保密性不强等问题。在档案信息管理方面，目前还没有形成共识，没有建立相应的档案数据库，缺乏对档案信息巨大价值的认识。档案信息化建设也普遍停留在简单的输入、查询和利用水平上，很难满足更多用户的档案信息需求，信息安全存在巨大风险。从领导到员工的思想观念、工作方式和工作条件都有不同程度的不足，不能满足疾病控制和社会发展的需要。因此，要及时转变思想观念，把档案管理信息化建设纳入疾控工作发展和管理的重要日程来抓，与其他各项工作建设同步规划、同步发展。
　　（二）疾控档案管理信息化制度建设。以完善的标准和规范建立医院档案管理系统和疾控中心档案管理系统是一个重要条件。在档案信息化建设中实现电子文件管理的规范化、制度化和规范化迫在眉睫。因此，应按照国家标准和规范，建立健全与档案信息管理有关的规范、标准和制度，包括电子文件的收集、归档、鉴定和销毁，使用和保密制度，严格按照制度要求开展工作。
　　（三）确保档案信息安全。电子档案信息安全是信息化建设的前提条件。一是要确保电子档案利用安全。加强安全教育，全面提升档案管理人员思想认识和风险防范意识，明确责任，建立健全管理制度。严格执行访问用户权限设置、分配和身份认证制度，全程实时监控每份档案的浏览、查询、使用情况，确保安全访问、下载、复制及打印。加强对系统用户档案安全与保密教育，防止档案数据资料被篡改和丢失。二是要确保电子档案信息安全。对各类信息进行安全分级，确定可以公开的范围，安装和配置防病毒软件、防火墙、杀毒技术，及时升级修复，加强对电子印章、数字签署等措施的应用，最大限度避免病毒的侵袭和黑客的攻击。三是要确保电子档案备份安全。定时进行数据备份是保障数据安全的重要方法，采用联机备份、脱机备份和异地备份等多种方式，同时对备份文件定期检测和转存，避免数据丢失。
　　（四）单位应强化现代化档案管理人才的培训。现代档案管理人员是档案信息管理的保证。目前，大部分档案工作者是兼职人员，缺乏档案管理知识和缺乏计算机应用技术。档案信息技术建设涉及强大的技术，需要既掌握档案管理知识，又熟练掌握计算机和网络技术的复合型人才。档案管理人员只有按照时代发展的需要，具备扎实的管理知识和优秀的专业技能，才能胜任档案信息工作。因此，要重视加强档案工作者的培养，采取多种措施，实现计算机应用技术、网络技术、数据库技术等基础课程的多元化和数字化，提高档案作业人员掌握和运用现代技术技能。
　　（五）加强档案信息化软硬件建设。保障档案信息化建设所需的软、硬件配套设施齐全，并定期进行维修、更换和升级，为实现档案信息化提供物质保障，不断探索优化管理模式及管理方法，为健康中国发展助力护航。
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