办公室文书档案收集与归档工作管理现状及整改

　　【摘要】本文分析了新时期对办公室档案收集与归档工作管理的要求，并通过对当前现状的分析，指出工作中存在的问题。基于此，提出针对各类问题的解决方法，让综合性管理体系具有更高的应用价值。
　　【关键词】办公室文书档案；档案管理工作；工作管理方法
　　办公室文书档案的收集阶段，能够让所有办公室工作人员自主提交，或者由档案收集系统参与工作，而归档工作中需要根据已经建成的专业工作模式和档案目录，实现纸质档案或者电子档案科学调配，由专门建成的档案存储空间存储，以方便后续信息查找。由于档案管理工作较为繁琐，所以当前的工作过程中，会出现档案遗失或者存储区域错误的问题。
　　一、办公室文书档案收集与归档工作管理的要求
　　（一）人员管理要求。办公室文书档案的收集和归档工作需要针对所有人员的工作内容和工作标准重新限定。一方面，办公室文职人员要能够了解各类档案的专业性与合理性，将其主动提交给档案存储系统；另一方面，档案管理系统中的工作人员要了解本身工作的价值，并且主动提高个人素养，包括对计算机操作系统的应用素质、对于系统的升级和管理素质等，所有工作系统的工作素养除了能够完成本职工作之外，也可以了解其他体系的工作流程。
　　（二）收集管理要求。收集管理要求能够了解各类文书档案的本身工作内容和意义，并根据机关、企事业单位或单位当前已经建成的管理系统正确存储。相关制度中，纸质档案和电子档案的存储方法自然存在差别，同时针对各类档案的查阅权限也存在不同，需要在制度建设中具体说明系统的操作标准，从而让实际建成的专业数据管理系统更好地发挥作用。另外收集阶段不可对已经生成的档案二次处理，所以如何确保档案的收集精度，成为主要的研究内容。
　　（三）归档管理要求。在归档管理工作中，要求工作人员深入了解文书档案的存储系统，包括纸质存储系统和数据存储系统，当前所有的工作部门对于纸质存储系统有更深的了解，并且可以按照已经建设的规章制度对档案进行归纳和整理。而对于电子系统，虽然大量的机关、企事业单位未能全面建成，但是今后必然会逐渐替代现有的纸质档案存储体系，要求所有的档案工作人员了解电子系统的操作流程和工作模式。
　　二、办公室文书档案收集与归档工作管理现状
　　（一）管理意识欠缺。管理意识欠缺问题不具有普遍性，但是确实有部分办公室人员和档案管理部门人员长期工作中管理意识欠缺，主要表现为，极少数部门人员或办公室人员在长期遵守该制度后，逐渐信赖或者依赖工作经验并形成固定思维，对于这类人员，处于管理意识欠缺状态，该问题对于档案管理系统的进一步升级不利。
　　（二）管理力度不强。目前，办公室文书档案的存储阶段和归档阶段，需要办公室工作部门和档案管理系统进行深度关联，第一时间把生成的档案提交，同时档案管理部门也要根据已经建立的规章制度完成任务。目前的管理力度不强表现为，本质上难以全面控制所有部门工作人员的思想，尤其是在人员经验储备量大幅增加阶段，管理部门的工作容易小幅松懈。档案的精细化管理中，该问题本质上不允许发生，只是在一定程度上难以避免。
　　（三）监管体系缺陷。监管体系要能够分析当前所有工作部门和档案收集与归纳系统之间的连接方式，并且切实落实档案管理系统中各类人员的素养考核工作，让最终建立的综合性管理制度具有可利用价值。目前的机关、企事业单位工作中，管理系统主要针对某些特定部门，档案存储和收集系统监管不到位，同时也不注重各部门和档案管理系统的关联，自然无法提高收集和存储档案的精度。
　　（四）人员主观能动性不足。人员的主观能动性包括对于档案管理系统操作水平提高的主动性、各工作部门中人员的交流主动性、工作方法升级和思路优化的主动性等，要求所有的工作内容管理项目都能够更好地和办公室人员的工作系统关联。主观能动性不足的问题成因有两个：一是在长期的工作中，档案管理工作本身提出的要求较高，处于高压心理状态会让人员产生更高的疲劳感，从而降低了工作效率，体现在工作完成方面则是主观能动性不足。二是机关、企事业单位更重视经济建设、党委建设、意识形态建设，由于不重视档案系统发展，向其中倾斜的资源相对较少，会降低人员主观能动性。
　　三、办公室文书档案收集与归档工作管理体系的整改方法
　　（一）管理意识转变。管理意识的升级需要让机关、企事业单位中的所有部门都能够意识到档案管理工作的重要性，另外對于档案管理部门中的人员本身来说，要能够升级管理理念。机关、企事业单位可以在召开各类会议时，让各部门领导通过对当前档案上传工作的反思，研究是否能够让所有工作人员在第一时间核实并提交已经生成的文书档案，当发现工作中存在问题时，则需要通过建立专业的规章制度和管理体系，让各部门领导下发具体工作意见，通过这一限定性的管理方法可以让工作人员的管理意识提升。对于档案的专业管理部门，需要建立两条工作路径：其一是进一步完善自检、自查制度，可以在每批次的档案获取、分析和入库时，建成至少两人工作小组，共同获得各项信息并形成手续，比如入库纸质档案的标号、分类号、存储时间等信息输入计算机系统过程，让一人输入，而另一名成员观察输入的信息准确度。其二是削弱受个人经验带来的限制性思维影响，采取的方法除了让人员参与考评，对于建成的自检、自查小组人员定期或不定期替换，且可以通过激励制度让人员以阅读、学习的方法了解档案管理技术的新型方法。
　　（二）管理力度加强。管理力度的加强主要是通过对于奖惩制度的建设和专业化考核方法的应用，让所有的工作人员根据已经建立的新型工作方案办公，其中办公室工作人员生成的所有文书档案，需要在自我检查并确认无误之后，应用已经建成的信息化系统主动提交给档案管理部门，同时在其中说明是否需要形成纸质档案并存储，当发现某人员在实际工作中未能按照规章制度完成任务，或者档案信息和数据的类型处理未达到标准时，则需要按照相关规章制度对其惩罚，严重时可以在单位内部通报，让办公室文职人员更好地了解相关工作制度。另外机关、企事业单位内部已经建成了专业程度更高的内部管理制度，所以在实际的工作中，要分析现有管理制度中涉及档案管理方面的条款，考虑到目前的档案管理体系人员个人素质以及可以胜任工作内容，则后续的主要条款是让办公室文职人员了解档案管理系统的运行模式、工作内容和工作任务，最终形成各个部门的融合工作体系。
　　（三）管理体系健全。管理体系的健全过程，需要面向所有的办公室工作人员和档案管理人员，以提高档案的收集和归档质量。对于办公室人员，在档案的实际提交之前必须落实自我检查工作，并建立长效追究机制，当发现某档案在后续的分析使用过程中和机关、企事业单位的文书资料明显不同，需要追究该档案提交者的工作内容和职务性质，之后根据处罚制度进行惩处，提高其工作质量。机关、企事业单位多采用纸质化档案形式存储，要求管理体系的健全过程中，所有档案管理人员根据现有的排班制度，记录所有的日常巡检结果。另外，一些机关、企事业单位也逐渐采用电子管理系统取代纸质存储系统，则需要日常分析电子系统的运行状态，防止由于断电等问题导致资料遗失。需要注意的是，建立的新型管理制度要包括办公室部门和档案管理系统的结合，包括工作路线的建设、相关工作体系的铺排、信息化系统的建设等，要求最终建立的综合性管理规范可以和目前已经建立的工作指标进行全面对接，当发现某人员未按照已经建成的工作路径收集、上传或归纳档案时，要研究该行为的应用目的和是否具有科学性，在确定该工作方式会对档案的存储质量造成负面影响时，需要对其严肃处理。
　　（四）管理组别建设。管理小组的类型有两种：一个是现有档案的综合性收集和归纳系统，另一个是相关辅助类设施的管理小组，在具体的建设中，可以按照排班制完成各类日常工作任务。比如在某单位的档案管理系统升级，为了提高空间的利用率，通过建成的信息化系统完成各类文书档案的电子存储，只有一些较为重要的文件才设置纸质档案备份。其中档案的收集和归纳人员工作内容为：一方面，检查当前信息化系统中档案管理模块的数据处理水平和运行质量，发现无法存储档案或者原有存储数据丢失时，要第一时间发出该信息，由系统的专业数据管理工作组派出人员排除故障，并分析文书档案的恢复情况；另一方面，要建成针对电子信息系统的专业化管理制度，包括日常巡检机制、信息记录机制、安全防护系统等，所有项目都要遵循管理制度取得结果，主动探查当前工作中的问题。
　　（五）人员主观能动性提高。人员的主观能动性提高过程，主要通过奖惩机制的建立，让所有人员都可以更好地完成工作任务。比如针对档案管理系统中的人员，对其惩罚措施是，当发现获得的某文书档案无法存储，或者数据的本身精度不足时，则需要对该档案备注或者将该问题提交给相关档案发出部门的领导者，完成该工作时，即使后续档案处理和应用中发现问题也依然对其惩罚，当出现档案明显存在问题或者存在工作不对接的问题时，要研究其个人素质是否能够胜任岗位要求，当发现能够达到工作目的，但是未能将存在的问题处理或者反馈时，则依然要对其处罚，采用该方法可以让人员的责任感逐渐提升。对于奖励机制，包括档案的后续审查工作完成、个人工作素质的明确等，可通过建立的考核机制、内部检查机制、后续分析机制等，研究所有的数据类型，当发现现有的实际工作质量和工作素养，已经通过了当前制定的综合性考核，可通过让其晋升的方法，让人员更为主动高效地提高个人素养，达到大幅提高工作人员主观能动性的目的。
　　四、结语
　　综上所述，办公室文书档案的收集和归档工作中，目前存在的主要问题包括工作人员的主观能动性较低、管理系统不健全、工作人员的管理强度较低等。针对存在各类问题的解决方法包括奖惩机制的合理建设、专业化工作管理模式的健全、针对个人素质的定期或不定期考核等，让所有人员都能够通过对于个人素质的提高了解当前存在的工作问题和缺陷，并制定相应的改革方案。
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