浅谈大数据视野下档案管理思维方式的转变

　　【摘要】本文综合分析了大数据发展给档案管理带来的变革与机遇，以及对应的风险和冲击，提出应当顺应时代趋势，积极转变思维，促进大数据与档案管理工作融合，同时给出了促进融合发展的相关意见。
　　【关键词】大数据；档案管理；融合发展
　　大数据一词最初来源于ApacheOrg开源组织的项目，那时，它主要描述的是大量的数据集合，而现在大数据的意义变得愈加抽象，它可以指向任何一种数据类型，无论这些数据是数字还是文字，是结构化的还是非结构化的。在档案管理这项时刻与数据和记录打交道的领域，大数据时代的来临，无疑会对传统的档案管理模式带来巨大的冲击，如何以新思维，新视角看待大数据对档案管理这一领域的影响，是当前亟待解决的重要问题之一。
　　一、大数据发展给档案管理带来的变革与机遇
　　（一）档案概念的泛化
　　大数据时代下，任何的信息可能产生价值，一条简单的购物记录，或者是一次去医院看病的经历，甚至是旅游时一次不经意地网络照片分享。在大数据的背景下，这些信息都会被记录下来，逐渐累积，组成一个人的档案，这样一来档案的概念就跳出了原来人们印象中的各类表格和证明材料。档案的概念泛化了。
　　（二）数据挖掘与档案管理
　　大数据挖掘，值得是通过数据的筛选、分析、整合，最终实现由数据向知识地转变，充分发挥数据的效用。档案馆中大量的资料信息在大数据时代已经变成了一笔重要的财富。有学者提出，未来档案馆的主要业务就是对大量数据的分析。檔案管理从原来单一的记录和检索，逐渐转变为了信息挖掘和知识获取。
　　数据挖掘首先要对海量的数据进行整理与分析，之后对数据进行建模，找出数据之间的关联性和规律性。此时档案管理之中的信息就不仅仅来源于档案本身，档案的调取次数，档案的访问记录，档案的检索路径等一系列信息都会成为数据，与档案本身一起组成新的档案，档案中的数据来源和数据内容都会得到极大的丰富。
　　（三）大数据与档案管理的融合
　　要想实现档案管理与大数据的融合发展，就必须完成三个方面的转变。首先是由传统管理模式向信息化管理模式的转变，传统的档案以纸张为主，检索和流通困难，已经不适合大数据模式下档案管理的要求，为此需要建立与纸质档案对应的信息化的电子档案，方便实现资源的共享。
　　其次是要由封闭向开放转变，过去的档案管理，主要着眼于档案资料的完整性和保密性，力求使档案不受到外界的破坏和非法利用，而大数据时代的档案管理，更加侧重于服务性，档案的开放性要求提高。要求档案部门及相关管理人员主动向用户提供信息抓取准确的价值高价值知识服务。通过档案的流通，使档案得到了增值，发挥了其在静滞状态下无法发挥的作用。
　　第三是档案的集中性和规范性，为了实现档案的有效流通，同时方便对档案进行系统的建模，需要将原来分散的档案统一整合起来，通过资源的整合消除独立的信息孤岛，同时科学地划分档案类型。这样做不仅使档案工作精细化，科学化，而且在对档案的分析建模中也有很大的作用。
　　二、大数据对档案管理带来的风险和冲击
　　数据共享化程度提高以及数据本身体量的增大，导致档案的数据安全性受到了极大的冲击。
　　（一）档案系统自身安全风险
　　电子化的档案存储在服务器，个人电脑以及各类存储介质中，同时由于信息的统一化，集中化程度提高。导致一旦关键硬件或软件支持受到损害，往往会带来比传统档案管理更大的危害和风险。人员误操作，数据库软件故障，系统漏洞，这些都可能导致档案数据的不可读，不可写甚至完全损坏。而且随着档案系统结构功能愈加复杂，其各类软硬件组成日益丰富，数据损坏和丢失的风险也随之提高。
　　（二）外部恶意攻击
　　由于大数据对流通性和开放性的要求，导致信息的接口和终端激增，相比起传统的档案数据管理，大数据环境下档案管理的外部风险十分巨大。同时，档案的系统化和精细化管理，使得别有用心之人检索和获取有价值档案变得愈加容易。在这样的环境下，档案的流失和泄露轻则会侵犯个人的隐私，使其人身、自由、财产等权利受到侵害。重则有可能造成国家机密的泄露，严重危害国家安全。
　　三、如何安全有效促进档案管理与大数据的融合
　　大数据是科学技术催生的新产物，在各国高速发展信息技术，抢占信息领域高地的今天，为了方便文件的传输，备份、非结构化数据的存储以及档案管理脱离旧模式实现从封闭管理向知识服务的转变，这些都离不开与大数据的融合。档案管理人员应当抛弃故步自封，墨守成规的想法，积极促进档案管理与大数据的融合工作。但在融合的过程中还应当注意大数据给档案管理带来的安全风险，采取科学有效手段，实现大数据与档案管理的融合。
　　（一）构建合理的档案资源体系
　　丰富的档案资源是档案管理部门的重要优势，是开展档案服务的资本和信息源头。单纯依靠纸质的馆藏档案资源，形式过于单一。大数据时代，数据的来源呈爆炸增长，针对面向服务的档案发展要求，应当针对不同的需求，对数据来源进行遴选。同时为数据建立良好的索引结构，确保档案资源可以高效精确地被提取和利用。
　　（二）积极发展高效数据采集及存储技术
　　在建立好资源体系之后，下一个需要解决的问题就是进行高效的数据采集和存储，数据的获取决定着系统能否得到有价值的信息输入，数据的存储结构则直接影响着数据的后续处理、计算、交换以及系统的运行速度。伴随技术的发展，目前已经出现了基于虚拟现实的档案数据备份，基于云计算平台的大数据智能存储等存储方式，技术人员应当着眼需求，积极在这方面进行探索。
　　（三）努力建设精细的数据管理模式
　　当数据获取、存储之后，由于各种数据来源渠道纷繁复杂，结构各异，同时由于数据中非结构化和半结构化数据比例的增加，导致使用传统的信息描述和索引方式已经无法实现高效的数据挖掘。这也是制约档案信息化建设的主要瓶颈之一，针对这一问题，我国已经发展了基于语义本体的档案数据结构和基于静态离线排序策略的智能档案检索方式。同时积极进行基于用户的数据深度挖掘，使档案管理服务更加智能。
　　（四）不断加强档案管理安全建设
　　档案资源的安全问题是档案管理的核心问题和头等大事，在大数据发展愈加深入的今天，档案安全形势已经出现变化，相比较传统的档案管理模式，其安全压力大大增加，为此档案建设的全程都需要将安全放在首位，从人员、设备、技术多个方面建设严密的档案安全保护体系。
　　首先要推进档案保存场馆的安全建设，改善档案保管条件，积极做好环境监控，严防火灾，盗窃。定时对安全设备进行检修维护排查安全隐患，档案人员要牢固树立安全意识，建立严格人员管控和执勤制度，积极培养专业技术过硬的大数据人才，成立档案管理应急小组。最后应当积极发展保密技术，从硬件和软件两个角度出发，不断修复系统漏洞，为档案保密提供良好的平台环境。
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