管理会计在企业日常管理中的作业模式问题探析

　　刘亦陈段承蒙
　　摘要：管理会计作为对内会计，理应为企业日常经营管理决策提供信息支持，但由于目前管理会计在企业日常管理中如何发挥作用的问题并不是很明确，致使企业的日常管理和决策并不能得到管理会计的有效支持。因此，构建管理会计在企业日常管理中的作业模式就成了管理会计研究中的一个重要内容。该作业模式由以下几个方面的内容组成：管理会计在日常管理中应担负哪些职责、通过哪些途径来履行其职责，按什么流程来落实其职责。
　　关键词：管理会计日常管理作业模式
　　管理会计作为对内会计，理应在企业的日常经营管理中提供各项管理信息，为管理层的经营和决策调整提供支持。目前，管理会计虽然有一套较完整的理论体系，包括成本性态理论、本量利分析理论、生产决策理论和责任会计理论等，但管理会计在企业日常营运管理中如何发挥作用和具体的实施流程还缺乏规范的路径，致使企业在日常营运管理中无法有效借助管理会计来提供信息支持和决策服务，管理会计的实际作用被虚化。事实上，管理会计的职能由哪个部门来承担以及具体担负哪些责任在许多企业都不是很明确。因此，探寻管理会计在企业日常管理中的责任内容及其管理实施流程，使管理会计能真正为企业日常管理决策服务是理论界和企业都要认真思考的问题。
　　一、问题的提出
　　企业管理层需要对日常营运管理中的运营状况、异常情况、潜在风险和出现的商机不断进行了解，以便对出现的问题及时进行处理和调整、及时抓住商机，保障企业按既定目标运行和谋求更好的发展。目前，管理层对上述情况的了解主要来自会计、采购、销售和生产部门的信息。其中会计部门通过财务报表等提供企业财务状况、经营成果及现金流量等变化情况，能够对企业的资产质量状况、债务风险情况、现金充沛情况及获利能力情况不断进行提示或警示。采购、销售和生产部门等也会定期提交各自的報表，反映各自的业务信息和存在的问题。这种报告制度看似提供了较为全面的信息，但在一定程度上存在以下问题：一是各部门分别提交的报表虽然信息量充分，但综合性较差，且重叠信息也较多，不利于管理层快速掌握全面情况。二是这些报表呈现的数字多，分析的数据少，尤其是深度分析的数据少，这样，即使管理层能看到存在的问题，却也不知道问题的成因。三是由于各个部门的局限性所致，这些报表中提出的问题多，而提到的对策建议偏少。由于多渠道提交信息，导致管理层难以及时掌握企业存在的各种问题，而各种问题都需要管理层来解决，必然会导致效率低下和决策不科学的问题。目前不少企业就遭遇这种局面。解决这个问题的一个有效办法就是把日常管理的职能回归到管理会计，由管理会计这个单一渠道来提供多元而又综合的管理信息，并对需要解决的问题从专业的角度出发提出相应解决意见，供管理层决定，这样便可提高决策的效率和科学性。
　　二、管理会计在企业日常管理决策中发挥作用具有先天优势
　　企业在日常营运管理中的任务主要有四个方面：维护财务安全、化解经营风险、寻求发展机会和拓展盈利空间。管理层需要随时掌握这些方面的变化情况并做出应对决策。从管理会计的内在职能来看，由它来反映情况并提供决策依据具有先天的有利条件。
　　（一）管理会计能够集成各个部门的业务数据。管理会计的日常工作就是提供生产成本报表、管理费用报表、销售费用报表和各种收入明细报表等，可以把企业的财务、采购、生产和销售等部门的业务数据有机地结合起来，它既以财务会计的数据为基本出发点，又比财务会计的视野更宽，它可以在主要数据干线上集成各个业务部门所要反映的信息，从而保障信息能涵盖到财务安全、经营风险、商业机会和成本收入等多个方面。由它来单独提供信息，既保持了信息的全面性，又避免了多部门提供信息的重复性和效率低下问题。
　　（二）管理会计有专门的科学分析方法和分析模型。企业在日常营运中不断有融资、投资和偿债业务，其资产负债每天都在发生变化。企业要对融资成本、财务风险等进行评估，而这些评估大多是需要通过复杂计算来完成的，管理会计中有相应的分析方法和分析模型，如外部融资综合成本分析法、财务预警分析模型等，可对相关数据做深加工分析，因而它最有条件和有能力向管理层提供检测数据和对策建议。
　　（三）管理会计能更规范地约束各部门的管理责任。管理会计中还有责任会计，可通过它分派各职能部门的管理责任，还可用平衡计分卡来进行考核，这样更有利于各部门的管理责任得到协调并落实。各部门的责任被刚性规范后，可使它们能更主动并有目标地配合管理会计的工作，有助于提高企业日常管理决策工作的效率。
　　三、管理会计在企业日常管理中应担负的职责
　　企业的日常管理工作任务就是要保障企业的各种经营活动能够有序地进行，防范各种风险的发生及优化管理流程，管理会计在日常管理工作中的职责就要围绕这些任务来确定，具体表现为以下几个方面：
　　（一）反映现状。定期或及时（有异常情况时）向管理层反映企业在财务安全、经营风险及商业机会等方面的状况，使管理层及时了解这方面的情况，对企业的运行是否符合既定目标做出判断。其中财务安全方面数据可取自会计核算资料。经营风险方面还要设立专门的项目进行反映，一般要有行业景气情况、企业合同履约能力变化情况、客户流失情况和可能涉及的重大诉讼事项等方面内容，这方面的数据要从企业的业务部门和相关网站进行提取。商业机会方面也需要设立一些专门项目来反映，一般要有客户对产品的诉求、同行业或上下游企业的并购信息、资本市场的行情异动信息等，这方面的信息要通过针对性收集来获取。
　　（二）警示风险。通过各方面的数据反映，对一些偏离预期的指标直接提示风险，如对流动比率偏低、应收账款超龄、销售利润率偏低等问题直接给予警示。对一些不是通过单个指标来反映的风险，则要建立预警模型或专门风险评估方法来测评。如财务预警分析模型、经营风险测评方法等。运用财务预警模型，可定期将企业的相关财务数据导入其中，通过计算便可得出企业财务风险所处的等级，以便提前警示财务风险。运用经营风险评估方法，可测算出企业所处的经营风险状况和经营风险种类，提前做出风险警示。
　　（三）寻找商机。通过分析企业自身的财务能力和预期现金流量收支情况，并结合资本市场的具体情况，寻求对外投资机会，以获取企业发展或扩张机会。这里主要是寻找合适的投资或兼并的对象，使得这种兼并确实能拓展企业的发展空间，又在企业的财力和控制能力之内。此外，也可为暂时闲置的资金找到短期投资的机会，以充分提高资金的盈利能力。
　　（四）提出管理建议。这是目前管理会计中特别需要加强的一项工作。如果通过数据反映，企业的资产配置不够合理或近期偿债压力较大，就要提出改进资产配置质量的建议或改变债务情况的建议；如果产品成本因原材料价格上涨或人工成本上升而变得坚挺时，就应深入研究其原因并提出改变成本方案的建议；如果企业盈利能力增长乏力，就应提出改变企业盈利模式的建议。此外，对于企业可能面临的各种风险，也应提前做好充分的研究，准备好相应的应对预案，以便风险来临时，及时提出解决建议。
　　四、管理会计履行日常管理职责的途径
　　（一）编制相关信息表。这是履行反映现状职责的需要。目前大多学者倾向于编制范式对内报表来披露信息，也就是各种成本、费用和收入明细表，这在企业当前实践中也得到了响应。笔者认为这一部分可以保留，但鉴于营运管理对信息要求的多元性和复杂性，还应增加一些其他的内容，如企业投融资情况明细表、行业主要经济指标景气度数据表、企业同类产品市场行情表等。今后，这方面的信息需求还会越来越多，其内容组成因企业不同也会有差异。编制相关信息表是管理会计履行日常工作职责的一个基本途径，即管理会计要每天从业务部门或其他固定渠道提取数据并整理数据，归集到相关信息表的对应项目中，形成每张表的积累数据，并定期进行数据汇总。信息报表的提交可分两种情况，正常情况下可在每月末提交，异常情况下应随时提交，以便让管理层了解企业的日常经营状况。
　　（二）做专题研究和分析。这是履行提出对策建議职责的需要。当管理会计要向管理层提出某项问题的解决对策时，就要针对该问题做深入的研究，如要改变产品的成本方案，就要研究成本构成变化和成本项目替代的可行性和效益性问题；要改变企业的盈利模式，就要研究各产品的生产、销售和服务实现方式及改变这种方式的效益变化情况和技术支持情况；要化解经营风险，就要研究经营风险形成的要素和这些要素变化的原因，进而判断各要素的风险信息数据。专题研究是管理会计中较高层次的一项工作，要求较高，需要有相应的分析数据、业务能力较强的分析人员和先进的分析工具。随着会计信息化技术的普及，企业财务会计的工作量会相应减少，因而可以将更多的财务人员和先进分析手段的工作重心转移到管理会计的各项专题研究和分析中来。专题分析工作平时不需提交成果，在管理层需要时要能及时拿出对策或建议。正因为如此，要防止专题研究工作在平时成为一项软任务，要对其规定研究任务，尤其要进行各种专题分析模型的研究，并定期进行考核。
　　（三）跟踪分析。这是履行警示风险和寻找商机职责的需要。企业的财务风险、经营风险和商机情况等始终处于一个动态变化之中。通常情况是：可能在一个时间点上，各项主要指标数据都处于合理之中，但过些时候有些数据就开始偏离预期；同样，在一个时期内商机并不明显，但过了一个阶段可能就出现了商机。管理会计只有在持续跟踪这些数据的变化中才能发现问题和发现商机。因此，跟踪分析是管理会计工作的又一个重要途径，但这项工作对作业人员的业务能力要求比较高，既要有对各种信息表的分析能力，又要有捕捉敏感信息的能力，还应有较高的专业判断能力。企业今后需要加强培养和引进这方面的专业人才。
　　五、管理会计在日常管理中的工作流程
　　管理会计要有效地发挥作用，还需要有一个规范的工作流程，根据管理会计工作递进的特点和企业日常管理工作的实际需要，管理会计的工作流程可按以下顺序进行：
　　（一）设立管理会计工作机构。这是从组织上确立管理会计责任主体。当前，大多企业并没有专门的管理会计机构，而是把管理会计的职责放在会计或财务管理机构，由于会计和财务管理工作较为刚性且事务又较多，而管理会计的责任又较为模糊，因此，实际上管理会计基本处于无事可做状态。要加强管理会计在日常管理中的作用，就要重新回归管理会计的主体地位。最好是设立专门的管理会计机构，这样它就有独立的权利责任归属。也可以将管理会计设在财务会计部门，但一定要有独立职责和专职的业务人员，以保证管理会计有自己的工作内容和任务。
　　（二）建立管理会计工作制度。管理会计也要有自己的工作制度，从机构设置、人员资格、职责范围、日常管理工作的内容、工作成果的质量标准和要求以及业绩考核等方面做出明确的规范，有了制度约束，管理会计在日常管理中就有了工作的依据和标准。这个制度要根据每个企业的实际情况来建立。
　　（三）落实管理会计工作职责。规定每个工作人员的具体职责，包括哪些人负责日常的管理数据采集和汇集及提交管理信息报表的工作，哪些人负责专题研究和分析工作，哪些人负责数据跟踪分析工作，并规定什么时候要提交信息报表、什么情况下要提交建议方案和每个人员的工作要求。这样管理会计才能切实地开展工作。
　　（四）加强考核。一个期间结束后，需要对管理会计部门和人员进行业绩考核，以鼓励先进和找出差距。有了考核就能进一步提高管理会计的工作质量。
　　六、管理会计和其他部门的协同作业关系
　　管理会计要实现对企业日常营运情况的监控还需要得到其他职能部门的配合，因此，和其他部门的协同作业也是管理会计的一项工作内容，它们之间的协同关系按以下递进关系来确定：
　　（一）日常管理的职责要求向各职能部门分派提交信息的任务。管理会计只是一个信息加工处理部门，它不是业务部门，不能产生原始数据。因此，管理会计需要各个业务部门和其他外部渠道为其提供初级数据，这样它才能进行日常管理数据的加工和决策分析。为此，管理会计要将提供日常管理数据的职责分配给相应的职能部门，日常管理数据应分为营运数据和专项数据两部分，其中营运数据主要由财务部门、采购部门、仓储部门、生产部门和销售部门等提供，主要用于日常监控管理所需；专项数据由技术部门、市场部门、人力资源部门等提供，主要内容有新产品研发、产品市场份额变化、人力资源系数变化等数据，主要用于提出专题管理建议所用。
　　（二）规定相互间交流信息的规范要求。明确了各个职能部门的信息提交责任后，还要规范其提交信息的格式，以方便管理会计部门的对应取数。目前大多企业都启用了ERP系统，其中有管理会计的专属系列，可在其中建立管理会计数据库，在数据库中按日常管理的各个专题需要建立相應的表，以便采集日常管理所需的各种信息。由于各部门的业务操作也都在ERP系统上进行，可将各业务部门的主要业务单据格式设置成和数据库中的表相对应，如管理会计数据库中有一张存货采购表，上面有存货名称、数量、单价、供货商名称、存放仓库等字段，那么仓库部门可将采购入库单的格式也设成有存货名称、数量、单价、供货商名称和存放仓库几个字段。有了这样的对应关系，只要在管理会计的外购存货数据对话框中，点击按采购入库单取数，便可将采购入库单中的数据取到管理会计的存货采购表中来。其他数据的取数也按此方法进行。但应注意的是，管理会计数据库中提取的数据要有针对性，防止太多太滥。如存货采购表中的数据可从采购发票取，也可从采购入库单取，还可从采购部门的外购存货分析表中取，显然，正确的做法是只能从其中之一取数。
　　（三）由管理会计部门集中提交整合的范式报表和决策方案。尽管ERP系统中多个模块都有业务数据报表，包含了会计报表、供产销业务报表和员工薪酬方面的各种报表等，各个模块也由多个职能部门分别操作，这些数据非常多、也非常杂，因此，管理会计应按各个专项管理的需要，对其进行整合，形成各个专题的范式报告，并由管理会计来集中提交范式报告和决策方案。主要包括日常营运监控的数据表，如债务安全数据表，其中对流动比率、速动比率、现金比率等数据进行动态反映；应收账款数据表，对应收账款的规模、应收账款率、应收账款账龄结构变化等数据进行动态反映；市场销售数据表，对各种主要产品的销售额、市场占有率、退货率、销售毛利率等数据进行动态反映等；用于各种成本方案和盈利模式分析等所需的数据表，如产品成本构成动态变化数据表，产品材料费用、人工费用和设备装备费用动态预测表，企业盈利模型分析基础数据表等。X
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