试论农业科技档案管理中常见的问题及解决措施

　　杨弘倩杨献奇钟青贵张超
　　【摘要】随着我国农业科技的发展，农业科技档案的地位日渐突出，然而农业科技档案管理中的一些问题却有待解决，文章从缺乏收集意识和管理方式的单一两个方面论述了当今农业科技档案管理中存在的问题，并提出相应的解决方案。
　　【关键词】农业科技；档案；管理
　　农业科技档案是在农、林、牧、副、渔等生产技术活动中形成的科技档案，为本地区的农业资源开发提供有力条件，随着我国科技的进步，农业的发展，农业科技档案在农业发展中越来越受到人们的重视，但在农业科技档案管理中还存在着一些问题需要解决，本文结合工作实际，提出解决措施。
　　一、农业科技档案管理中常见的问题分析
　　（一）缺乏档案收集意识。农业科技材料的收集，是指由于农业科技活动中伴随着农业科技活动的客观需要，农业科技部门或农业科技人员根据农业科技的工作程序和技术规定、标准，进行农业科技文件材料的收集工作。农业科技人员缺乏档案收集意识主要体现在两个方面：1。不重視材料的收集。在从事农业科技活动的过程中，科技人员或生产人员往往只重视生产或科研成果的收集，不重视其生产或科研过程材料的收集，这导致了农业科技档案的不完整。2。缺乏保护意识。对历史久远的科技档案缺乏保护意识，一些重要的图片文字资料并未被单独归档，导致资源的遗失和破损。
　　（二）档案管理方式单一。档案管理需要档案工作者不断地坚持学习探索，才能解决新情境下的新问题，然而农业科技档案的管理大多数仍旧采用旧式管理方法，主要有以下两种：1。归纳法。简单地将档案按类别、性质进行归纳。这导致某些档案难以窥得原貌，尤其是历史久远的实物档案和文书档案。2。综合法。对于档案系列的整理，总是先收集相关的资料，然后一一予以分析，最后进行综合性的大汇总，这种传统的档案整理方法虽然有利于总结问题，得出结论，却很难发现已存在的问题。
　　二、农业科技档案管理中相关问题的解决措施
　　针对以上存在的情况，笔者提出如下解决措施：
　　（一）建立明确的档案管理条例。1。建立科技文件材料登记管理制度。由科技管理部门或项目管理部门指定专门负责科技文件材料的积累、管理工作。根据科技工作程序和有关规定，以及科技活动的性质和特点，明确每个部门的材料积累职责、范围和要求，作为文件材料积累的依据。档案部门可以提供统一的科技文件材料积累袋，以便于平时积累、管理和利用。2。监督科技档案的修改和补充。文书档案与科技档案有一个不同的地方，就是文书档案归档后绝不允许修改，能够真实地反映政务活动的历史面貌，是文书档案的存在要旨，也是文书档案的真实性和权威性的所在；而科技档案则不同，为了保持科技档案和它反映的科技对象的一致性，某些科技档案则是可以被修改甚至是需要被修改的，因此科技档案管理者有监督科技档案的修改和补充的职责。
　　（二）提高科技档案人员的管理水平。档案管理是一件纷繁复杂而又需要长期坚持的工作。它的工作性质决定了科技档案工作者需要不断地学习，不断地提高自己的专业技术水平，才能胜任这一工作，笔者认为提高科技档案人员的管理水平有以下几种途径：1。定期培训。随着时代的发展，计算机操作将越来越普及，这需要定期组织相关人员进行档案的现代化管理培训。2。提高科技管理水平。如上文所述，某些科技档案是需要被修改的，管理者有监督科技档案的修改和补充的职责，因此科技档案的管理者要具备相应的知识和技能，这要求科技档案的管理者不仅要具备一般的档案管理技能，还要对科技项目、实验仪器的维护等与科技管理有关的知识有一定的了解，所以科技档案管理人员要不断地提高自己的科技管理水平。3。借鉴其他学科的研究方法。借鉴其他学科的研究方法，可以为档案工作者打开新视角、新思路，能更好地提升科技档案管理的工作效率和工作质量。譬如笔者曾将历史人文学科中的王国维使用的二重证据法的互证方法应用于较为久远的科技档案的管理中，在调查云南省农科院热经所潞江坝棉花历史档案时，将图片、文字信息与当时参与者的口述互证，使的棉花档案的面貌更为明晰。
　　三、结论
　　综上所述，缺乏档案保护意识和档案管理方式的单一，是农业科技档案管理中最为常见的两个问题，笔者认为明确相关的管理条例和提高管理人员的专业技术水平能够有助于上述问题的解决。
　　【参考文献】
　　〔1〕王传宇，张斌。科技档案管理学〔M〕。北京：中国人民大学出版社，2009：2627。
　　〔2〕郭朋，张宇航，赵伟锋，李淑侠。农业科技档案管理工作存在的问题与对策〔J〕。农业科技管理，2011，03（4）：4849。